При управлении документацией выполняются следующие основные функции:
– определение потребности в документации;
– планирование разработки или приобретения документации;
– разработка или приобретение документов;
– разработка, согласование, утверждение, введение в действие;
– пересмотр, повторное утверждение документов;
– регистрация;
– учет, идентификация, рассылка, хранение;
– обеспечение актуализированными документами подразделений;
– внесение изменений;
– пересмотр статуса документов;
– отмена и изъятие документов, предотвращение использования устаревших документов.
При управлении документацией обеспечивается:
– возможность определения первоначального разработчика документа;
– установление потребности в документах;
– проверка соответствия требования относительно объема и содержания;
– своевременность введения документации в действие;
– включение документов в систему проверок;
– обучение сотрудников работе с новой документацией;
– рассылка документов;
– архивирование документов (при необходимости);
– наличие документов на местах применения;
– гарантия использования только актуализированных документов;
– идентификация устаревших и отмененных документов, оставленных в качестве справочных;
– своевременность внесения изменений в документы.
Для осуществления данного мероприятия предприятие должно пойти на издержки по осуществлению сертификации, например, информационных табло, которые составят в сумме около 10 000 000 р. В этой связи увеличится объем реализации данного вида продукции и повысится размер прибыли на 14 000 000 в год, за вычетом расходов – 4 000 000 р. в год. Однако это мероприятие следует рассматривать также в другом аспекте. Внедрение сертификации позволит в дальнейшей деятельности привлекать покупателей не только на территории Республики Беларусь, но также за ее пределами. Таким образом, это повысит показатель экспорта продукции.
Сертифицированная система качества характеризует способность предприятия стабильно выпускать продукцию надлежащего качества и вполне может рассматривать как один из весомых факторов конкурентоспособности предприятия на внутреннем и внешнем рынках.
Для отечественных предприятий, планирующих в будущем экспортировать свою продукцию, сертификация системы качества – важнейшее условие, определяющее возможность заключения контракта на реализацию продукции по мировым ценам. Поэтому сертификация системы качества на РУП «Завод «Электроника» – это тот минимум, который позволит зарубежному потребителю взглянуть на предприятие, как на возможного поставщика продукции.
Введение балльной системы оценки внутреннего аудита
РУП «Завод «Электроника» имеет поставщиков материалов и комплектующих изделий и, несмотря на наличие входного контроля, проводит традиционную работу по взаимодействию с поставщиками материалов и покупных изделий, однако пока предприятие не в состоянии исключить дефекты и браки. Конечно, эти дефекты выявляются в процессе эксплуатации. В связи с этим необходимо осуществить мероприятия по доработке оценки поставщиков комплектующих изделий и материалов. К данным мероприятиям можно отнести более жесткую позицию осуществления контроля комплектующих изделий и материалов, также применение штрафных санкций к поставщикам, превысивших установленный лимит поставок бракованных и дефектных изделий. Вместе с этим необходимо продолжать сотрудничество с центрами технического обслуживания, которые предоставляют РУП «Завод «Электроника» информацию о дефектах и браках. На основании полученных данных предприятие сможет в дальнейшем избежать повторных дефектов. При этом снизится уровень брака, уменьшаться издержки предприятия на гарантийный ремонт и обслуживание изделий, что, в конечном счете, отразится на главном экономическом показателе – прибыли.
Вместе с этим для более эффективного осуществления внутреннего аудита при производстве продукции необходимо ввести на предприятии 100-балльную систему оценки результатов внутреннего аудита. Данная процедура должна быть задокументирована и быть обязательной для исполнения. Система оценки результатов внутреннего аудита должна содержать в себе:
1. Область применения данной системы.
К области применения системы можно отнести непосредственно процесс производства продукции. При этом должна учитываться степень дефектов входных комплектующих изделий, за которую ответственность не должны нести работники, область деятельности которых связана с производством.
2. Суть данной системы и шкалу ответственности за невыполнение норм данной системы.
Суть данной системы состоит в том, чтобы снизить уровень дефектности и брака, повысить ответственность каждого работника за качество каждой единицы произведенного им изделия, соблюдать сроки исполнения производства продукции, что позволит предприятию выйти на новый уровень качества. Градацию данной системы следует представить в виде 100-бальной шкалы, которая характеризовала бы степень ответственности каждого работника за невыполнение норм документа.
3. Ответственность работников за невыполнение норм, указанных в документе, регламентирующем данную систему.
По окончании каждого месяца необходимо производить расчет по уровню допущенных дефектов каждым работником и уменьшать его премиальное вознаграждение на сумму, равную проценту допущенного брака, увеличенную в пять раз. Допустим, работник в марте 2008 г. допустил 3% брака, а его премиальное вознаграждение в этом же месяце составило 100 000 р., то с учетом допущенного брака премия составит 15 000 р. И наоборот, необходимо ввести поощрение по результатам за отчетный год дополнительное премирование тех работников, которые успешно выполняли допустимость нормы брака и соблюдали установленный показатель. Например, работник в январе отчетного периода допустил 1% брака, в феврале 0%, в марте 2%, то оценивать его работу по данной системе следует соответственно: в январе – 99%, в марте – 100%, в феврале – 98%. Таким образом, если за год конкретный работник достиг уровня, например, 1195 баллов (это допускает брак в размере 5% в год), то его следует дополнительно премировать.
4. Перечень должностных лиц, отвечающих за выполнение норм данного документа.
В этом разделе документа должны быть закреплены должностные лица, ведущие учет допущенных браков и дефектов и ответственные за выполнение норм данного документа. Они должны ежемесячно предоставлять отчетность о результатах работы и уровне допущенных дефектов и браков.
Система оценки результатов внутреннего аудита должна распространяться на деятельность предприятия и быть обязательной для исполнения указанных в соответствующем документе лиц при производстве и обслуживании различных видов продукции.
Данная система разрабатывается для того, чтобы обеспечить:
– эффективное снижение уровня бракованных и дефектных изделий;
– повышение ответственности работников за качество выпускаемой ими продукции в индивидуальном порядке;
– стабильность в качестве выпускаемой продукции;
– декларирование политики предприятия в области качества;
– ознакомление персонала с действующей на предприятии политикой в области качества продукции.
Осуществить разработку данного документа должен БОСМК при участии подразделений предприятия, которые отвечают и участвуют в функционировании процедур системы менеджмента качества.
Предварительные расчеты показывают, что если для работы в данной системе принять работника с месячной оплатой труда в 500 000 р., а это 6 000 000 р. в год, плюс дополнительное премирование по результатам работы за год в размере 3 000 000 р., то в результате выполнения им своих функций будет достигнуто снижение уровня дефектности и брака, прибыль от данного мероприятия составит около 13 000 000 р., следовательно за вычетом расходов на его осуществление экономический эффект составит около 4 000 000 р. в год.
Внедрение компьютеризированной системы управления качеством продукции на предприятии
Приходится констатировать, что в настоящее время научно-технический и производственный потенциал РУП «Завод «Электроника» остаётся, в должной степени, невостребованным. В связи с распадом СССР произошел разрыв экономических связей на территории СНГ, вследствие чего на многих крупных предприятиях бывшего Советского Союза произошло сокращение производственных мощностей, что не могло не повлиять на дальнейшее экономическое развитие, как данного предприятия, так и всей страны в целом. Не является исключением и РУП «Завод «Электроника».
Говоря о сложившейся ситуации на предприятии, нельзя не заметить, что она является следствием изменения спроса на наши изделия со стороны бывших потребителей наших изделий – стран СНГ. А изменение спроса произошло, в свою очередь из-за резкого, даже обвального сокращения покупательной способности рубля после начала реформы, отсчёт которой ведётся со второго января 1992 г. Цены покупных комплектующих изделий, сырья, материалов резко подскочили вверх и продукция, в итоге, лишилась своего постоянного заказчика и потребителя одновременно. Был потерян традиционный рынок сбыта. А рынок сбыта аналогичной продукции за рубежом давно поделён между компаниями Европы и других государств, участвующих в производстве аналогичной продукции. Предприятие, чтобы выжить, вынуждено искать рынок сбыта своей продукции, заботясь о её конкурентоспособности. В этих условиях совсем не исключается возможность смены типа изделий, производимых на предприятии. Следовательно, могут потребоваться новые элементы системы обеспечения качества изделий или коренное изменение отдельных элементов системы в связи с изменением цели и задач производства. Соответственно, система должна быть быстроперестраиваемой, обладать свойством адаптивности, оперативного контроля всех стадий жизненного цикла изделий. Такие возможности системе управления качеством продукции могут быть предоставлены при компьютеризации системы. Возможная организационная схема работ по компьютеризации системы управления качеством продукции показана на рис. 2.