Согласно п. 2.9 Положения в описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями членов инвентаризационной комиссии.
Пунктом 2.10 Положения установлено, что описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии, материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.
Согласно п. 2.11 Положения в случае, если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.
Пунктом 2.12 Положения для оформления инвентаризации предписано применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества согласно приложениям №4 – 13 к Положению либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. В частности, при инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия РФ для сельскохозяйственных организаций.
В разд. 3 Положения установлены правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества: инвентаризация основных средств; инвентаризация нематериальных активов; инвентаризация финансовых вложений; инвентаризация товарно-материальных ценностей; инвентаризация незавершенного производства и расходов будущих периодов; инвентаризация животных и молодняка животных; инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности; инвентаризация расчетов.
Согласно п. 5.1 по результатам проведенной инвентаризации имущества налогоплательщика составляется ведомость результатов, выявленных инвентаризацией (форма приведена в приложении 3 к Положению), которая подписывается председателем комиссии.
Результаты инвентаризации имущества налогоплательщика отражаются в акте документальной проверки и учитываются при рассмотрении материалов налоговой проверки.
Необходимо отметить, что если в ходе инвентаризации комиссия обнаружила расхождения между фактическими остатками материальных ценностей, выявленными при проверке, и остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета, должна быть составлена сличительная ведомость.
Рассмотрим порядок проведения инвентаризации.
Инвентаризация основных средств
Инвентаризация основных средств начинается с проверки документов.
По собственному имуществу проверяется наличие и состояние первичных учетных документов (в частности, инвентарных карточек), технических паспортов и прочей документации. Проверяя здания, сооружения и другую недвижимость, комиссия должна убедиться в наличии документов, подтверждающих право собственности организации на эти объекты. По арендованным и принятым на хранение основным средствам также должны быть все необходимые документы (договор аренды, инвентарные карточки, акты приемки-передачи, накладные).
Если в ходе инвентаризации выявлены основные средства, не принятые к учету, или объекты, по которым в учете отсутствуют или указаны неверные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени их ввода в эксплуатацию и причин, приведших объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.). Итак, инвентаризационная комиссия составляет отдельные описи:
– по имуществу, находящемуся в собственности организации, в том числе неучтенному;
– по основным средствам, находящимся в ремонте;
– по арендованному, находящемуся на ответственном хранении имуществу и т.д.;
– по основным средствам, непригодным к эксплуатации и не подлежащим восстановлению.
Инвентаризационная опись основных средств составляется по форме №ИНВ-1, а в отношении ремонтируемых объектов – по форме №ИНВ-10. Если комиссия выявит какие-либо расхождения между фактическими данными и учетными показателями, оформляют сличительную ведомость по форме №ИНВ-18.
Инвентаризация нематериальных активов
При инвентаризации нематериальных активов необходимо проверить:
– наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;
– правильность и своевременность отражения нематериальных активов в учете.
В ходе инвентаризации нематериальных активов оформляют инвентаризационную опись по форме №ИНВ-1а.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей
Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Для этих целей используются унифицированные документы по формам №№ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-5, ИНВ-6.
Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся на предприятии материальные ценности. Выявленные расхождения отражают в сличительной ведомости по форме №ИНВ-19.
Объекты, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».
Инвентаризация расчетов
Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами, инвентаризация кассы заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся в учете. Инвентаризация расчетов с поставщиками (подрядчиками) и покупателями (заказчиками) представляет собой проверку обоснованности сумм, отраженных на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. Для этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату.
По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие депонированию, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).
Для оформления результатов инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами применяется акт по форме №ИНВ-17. Его формируют на основании справки, составляемой по видам задолженности в разрезе синтетических счетов (Приложение к форме №ИНВ-17).
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на счетах бухучета, с выписками банков. При инвентаризации кассы проверяются наличие денежных средств, ценностей и документов, находящихся в кассе, и данные кассовой книги. Результаты инвентаризации кассы оформляют актом по форме №ИНВ-15.
Отражение результатов инвентаризации.
Отражать результаты инвентаризации придется только в том случае, если выявлены излишки или недостачи имущества. По такому имуществу составляются сличительные ведомости.
Окончательное решение по вопросу урегулирования выявленных излишков и недостач принимает руководитель. Он издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. Материалы работы инвентаризационной комиссии передаются в бухгалтерию, где они должны храниться не менее пяти лет. При этом результаты инвентаризации, проводимой перед составлением годовой отчетности, отражаются в бухучете записями декабря.
Оприходование имущества, выявленного в ходе инвентаризации
В бухучете излишек имущества, выявленный в ходе инвентаризации, приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации – на увеличение финансирования (фондов) (п. 3 ст. 12 Федерального закона №129-ФЗ). Рыночная стоимость должна быть подтверждена документально или путем проведения экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 г. №32н). В учете делается проводка:
Дебет 01 (10, 41, 43…) Кредит 91, субсчет «Прочие доходы»,
– оприходовано имущество, выявленное в ходе инвентаризации.
В налоговом учете излишек имущества включается во внереализационные доходы (п. 20 ст. 250 НК РФ). И опять же по рыночной стоимости (п. п. 5, 6 ст. 274 НК РФ). А сделать это нужно на дату завершения инвентаризации. Причем независимо от того, какой метод по налогу на прибыль применяет организация – метод начисления или кассовый (п. 1 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК РФ).
Оформление выявленной недостачи
Недостача имущества может возникнуть из-за естественной убыли, по вине материально ответственного лица или в результате чрезвычайных ситуаций. При этом недостачу имущества в пределах норм естественной убыли относят на издержки производства или обращения, сверх норм – на виновных лиц (п. 3 ст. 12 Федерального закона №129-ФЗ).
В бухучете недостача имущества в пределах норм естественной убыли отражается следующими проводками: