Разработка автоматизированной системы управления документооборотом в ООО "Анелик" (стр. 12 из 13)
Индекс доходности проекта (ИД) – это отношение суммарного дисконтированного дохода к суммарным дисконтированным единовременным затратам[33].
Норма индекса доходности должна превышать единицу, в данном проекте индекс доходности составляет значение 3,96. Что является гарантией экономической эффективности данного проекта по внедрению Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды.
Далее необходимо рассчитать рентабельность инвестиций в создание Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды. Критерием экономической эффективности инвестиционного проекта является значение индекса доходности, превышающее единицу.
Рентабельность проекта (среднегодовая рентабельность инвестиций) – является разновидностью индекса доходности, соотнесенного со сроком реализации проекта. Она показывает, какой доход приносит каждый вложенный в проект рубль инвестиций[34].
Ri =
где n – количество периодов, в течение которых реализуется проект.
Критерием экономической эффективности внедрения проекта новой системы подбора персонала является положительная рентабельность проекта.
Исходя из того, что индекс доходности составляет значение 3,96, были проведены необходимые расчеты по вышеуказанной формуле Ri, значение рентабельности инвестиций в проект по созданию Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды составляет 70%. Необходимо отметить, что срок реализации проекта составляет 1 год или 4 квартала, при этом окупаемость проекта составляет период два квартала, т.к. затраты на создание проекта гораздо ниже, чем планируемые доходы.
Помимо повышения общей культуры управления, увеличения производительности труда, проектируемая АСУ в Департаменте Аренды помогает построить взаимоотношения с потенциальными партнерами, инвесторами и аудиторами.
Общеизвестен факт, когда держателям кредитных ресурсов выгодно, чтобы инвестиции в определенном объеме расходовались на технологии, позволяющие прояснить ситуацию на предприятии, помочь получить достоверную финансовую и аналитическую отчетность[35].
Таким образом, при внедрении АСУ в целом увеличивается ликвидность предприятия за счет изменения структуры активов, происходит уменьшение долговой нагрузки предприятия. Отмечается так же снижение потребности предприятия в оборотных средствах за счет повышения ритмичности работы, уменьшения расходов на основные и обеспечивающие бизнес-процессы и внедрение прогрессивных методов их планирования и контроля. Это основные элементы, определяющие прямой экономический эффект от внедрения АСУ[36] кроме приведенных выше рассчитанных финансовых результатов.
В данном конкретном примере, приведенном в рамках данного дипломного проекта, четко показано, что внедрение АСУ дает возможность значительно снизить временные и финансовые затраты на обработку заявок от клиентов, на выполнение непосредственных функций операционных сотрудников и руководителей. В данном случае была проанализирована возможность автоматизации только суммы бизнес-процессов, касающихся предоставления услуг в Департаменте Аренды. В дальнейшем внедрение Автоматизированной Системы Управления документооборотом Департамента Аренды позволит провести следующие этапы автоматизации, касающиеся бизнес-процессов взаиморасчетов, интеграции проектируемой АСУ в КИС Департамента Аренды.
В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу.В настоящее время существует большое количество информационных систем, призванных улучшить бизнес процессы компании, оптимизировать время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе. Для определения какой-либо информационной системы предлагается использовать несколько основополагающих качеств:
- Функционал - набор возможностей, которые предлагает система;
- Бизнес процессы, которые данная система призвана улучшить;
- Стоимость системы;
- Сроки внедрения системы.
Это важные критерии, определяющие информационную систему. Важно знать о том, какие бизнес процессы позволит улучшить данная система, сколько времени займет внедрение системы и какова будет конечная стоимость системы для компании.
Создание Автоматизированной Системы Управления документооборотом в Департаменте Аренды ООО «Анелик» приносит тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов, связанных с:
- освобождением физического места для хранения документов;
- снижением временных затрат на обеспечивающие бизнес-процессы;
- уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;
- снижением расходов на персонал и оборудование и др.
К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:
- значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
- повышение безопасности информации за счет того, что работа в АСУ с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю АСУ назначаются свои полномочия доступа к информации;
- повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
- улучшение контроля над исполнением непосредственных обязанностей операционных сотрудников Департамента Аренды.
Итак, в ходе проведенного исследования, установлено, что на сегодняшний день создание и внедрение АСУ в Департаменте Аренды необходимо. Это обусловливается тем, что, во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утрата информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.
Процесс создания АСУ состоит их нескольких этапов. Основными этапами являются следующие:
- Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ;
- Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;
- Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;
- Установка и настройка программного обеспечения, и опытная эксплуатация;
- Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;
- Обучение персонала организации.
Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для организации, будет малоэффективна. Для успешного обучения персонала Департамента Аренды было создано Руководство пользователя к программе.
Основные результаты дипломного проекта:
- Определено понятие корпоративной информационной системы;
- Выявлены основные этапы жизненного цикла информационных систем;
- Определены задачи моделирования бизнес-процессов на основе применения CASE- средств;
- Проанализирована организационная структура, направления деятельности компании ООО «Анелик» в целом и Департамента Аренды в частности;
- Построена модель «как есть». На этой модели была отработана методика построения структурных моделей бизнес-процессов для данного предприятия на базе методологии ARIS и IDEF0;
- Рассмотрены существующие архитектуры информационных систем и выбрана подходящая для реализации АСУ;
- Разработана и внедрена АСУ в Департаменте Аренды.
Внедрение АСУ позволило:
- Автоматизировать процесс создания заявки клиента;
- Вести учет объектов недвижимости;
- Контролировать время экспозиции объекта недвижимости в базе Департамента Аренды;
- Формировать отчеты в соответствие с потребностями пользователей;
- Выдавать на печать отчёты;
- Хранить в базе данных всю информацию по клиентам и объектам Департамента Аренды.
Кроме этого в рамках главе третьей данного дипломного проекта обоснована экономическая эффективность внедрения проектируемой АСУ как с точки зрения влияния на производительность труда сотрудников Департамента Аренды, так и точки зрения эффективности инвестиционного проекта.
Список литературы и источников
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (в четырех частях). – М., Ось-89, 2009.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
3. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08 февраля 1998 года (в редакции от 27.10.2008 N 175-ФЗ)
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело
5. ГОСТ 24.703-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации