- контроль за обеспечением информацией процесса разработки, внедрения и функционирования СМК;
- анализ результативности информационного функционирования СМК и необходимости ее улучшения;
- доведение до сведения высшего руководства результатов анализа, результативности функционирования СМК и необходимости ее улучшения.
- осуществление связи с руководителями процессов и другим персоналом по вопросам, связанным с функционированием СМК.
Информационное взаимодействие между персоналом, распределение функций в СМК определены в матрицах ответственности.
Внутренние коммуникации осуществляются посредством представления информации руководству по вопросам реализации политики и целей в области качества, выполнения требований СМК, удовлетворения требований потребителей и других заинтересованных сторон, а также осуществление обратной связи с потребителями.
Порядок доведения информации до руководства определен настоящим процессом. Высшее руководство обеспечивает доведение до работников сведения о:
- важности реализации политики и целей в области качества;
- важности влияния их деятельности на качество продукции;
- понимания значимости работ по постоянному улучшению показателей качества;
- своей роли и ответственности;
- потенциальных последствий отклонений от установленных процессов и процедур.
2.2 Цель процесса, вход, выход, и оценка его результативности
Цель процесса - формирование и распределение информации для взаимодействия процессов СМК в структурных подразделениях на предприятии.
Маршруты движения выходных данных и взаимодействие этих процессов с другими процессами СМК определены в Приложении Б настоящего процесса. Точки мониторинга и измерения характеристик определены в шагах алгоритма.
Вход процесса - формирование требований к объему и качеству информации для взаимодействия структурных подразделений ОАО «Каустик» при реализации процессов СМК.
Выход процесса - оценка полноты, объективности и своевременности предоставления информации, необходимой для результативного функционирования процессов СМК и установленных информационных связей в организационной структуре управления производством ОАО «Каустик».
Обратная связь между «выходом» и «входом» процесса осуществляется после оценки его результативности путем поступления информации о выявленных несоответствиях на «вход» для реализации процесса постоянного улучшения за счет принятых корректирующих и предупреждающих мероприятий.
2.3 Ответственность
Ответственность за функционирование процесса внутренних коммуникаций и оценку его результативности в СМК возлагается на УСМК.
Критерии оценки результативности процесса:
1 Количество случаев ошибочной информации.
2 Количество случаев отсутствия поступления информации из-за ее недостаточного объема.
3 Количество случаев несвоевременного представления информации.
4 Количество случаев отсутствия необходимых информационных связей.УСМК в первом квартале года, следующего за отчетным делает оценку результативности процесса внутренних коммуникаций.
2.4 Служба изменений
1) Внесение изменений в данный процесс находится в компетенции УСМК, который также определяет и сроки их проведения.
2) Порядок внесения изменений изложен в ДП СМК 02-4.2.3-01-2007.
2.5 Рассылка
1) Издание и рассылка процесса производится ОСМК.
2) Рассылка производится всем руководителям структурных подразделений ОАО «Каустик»: главному инженеру, главному бухгалтеру, начальнику материально-технического отдела, начальникам строительных участков и т. д.
3) Руководители перечисленных подразделений несут персональную ответственность за доведение содержания процесса и вытекающих из него обязанностей до сведения своих сотрудников, за организацию работ по выполнению требований данного процесса, а также за перечисление этих обязанностей в должностных инструкциях и положениях об отделе.
Порядок хранения данного нормативного документа изложен в ДП СМК 02-4.2.3-01-2007.
3 Подготовка развернутого плана внедрения СМК в отделе ПТО ОАО «Каустик» в процессе разработки документов
В качестве примера взята процессная модель разработки должностной инструкции.
3.1 Содержание и порядок разработки персональных должностных инструкций
1 Персональная должностная инструкция должна составляться на заместителей директора, главного инженера, руководителей структурных подразделений, специалистов, рабочие должности и содержать следующие разделы:
- общие положения;
- квалификационные требования;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность.
2 В разделе «Общие положения» указывается наименование должности в соответствии со штатным расписанием, название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться
работник в своей профессиональной деятельности.
3 В разделе «Квалификационные требования» должны быть указаны уровень образования (общее, среднее, специальное, высшее) и стаж работы на аналогичной должности.
4 В разделе «Должностные обязанности» устанавливаются конкретные обязанности работника, которые он должен исполнять в процессе работы.
5 В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав (доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов и т.д.).
6 В разделе «Ответственность» должна быть отражена мера ответственности работника за выполнение возложенных на него обязанностей и требований системы менеджмента качества. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность.
Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством.
7 Персональные должностные инструкции должны быть согласованы с руководителем данного структурного подразделения, заместителями директора по данному направлению организации, отделом системы менеджмента качества, юрисконсультом и отделом кадров.
8 Персональные должностные инструкции главного бухгалтера,
юрисконсульта, отдела кадров, секретаря, заместителей директора и главного инженера согласовываются с генеральным директором предприятия.
9 Все персональные должностные инструкции утверждает генеральный директор предприятия.
10Юрисконсульт и отдел кадров должны ознакомить «под роспись» работника с содержанием персональной должностной инструкции.
При ознакомлении с персональной должностной инструкцией работник имеет право письменно излагать свое несогласие с отдельными пунктами или дополнить ее содержание. В этом случае руководитель структурного подразделения должен принимать решения о пересмотре инструкции, подготовке к ней дополнения или убеждать работника в неправомерности его замечаний.
11Персональная должностная инструкция создается или изменяется в трех случаях:
- при введении новой должности;
- при плановом пересмотре персональной должностной инструкции;
- при экстренном пересмотре персональной должностной инструкции.
12 При введении должности нового сотрудника руководитель
структурного подразделения, в котором будет работать новый сотрудник,
создает проект персональной должностной инструкции, обязательно вклю-
чающий в себя: цели, задачи, полномочия и ответственность. Без проекта
персональной должностной инструкции регистрация должности в штатном
расписании не производится и прием на работу сотрудника не осуществля-
ется.
13 Плановый пересмотр персональной должностной инструкции
проходит в соответствии с контрольной датой, определенной отделом кад-
ров.
14 Экстренный пересмотр персональной должностной инструкции
может применяться в случае: существенного изменения функций, направ-
ления деятельности, прав и обязанностей сотрудника.
15 Сроки длительности процедур процесса разработки и изменений
персональных должностных инструкций приведены в таблице № 1.
Таблица № 1
| Процедура | Длительность в рабочих днях |
| Разработка персональных должностных инструкций | 5 |
| Согласование с начальником подразделения | 1 |
| Согласование с заместителем директора по данному направлению | 1 |
| Согласование с юрисконсультом | 1 |
| Согласование с отделом кадров | 1 |
| Согласование с отделом системы менеджмента качества | 1 |
| Доработка персональных должностных инструкций | 2 |
| Утверждение генеральным директором предприятия | 2 |
18 Если в течение установленного срока согласования от согла-
сующего лица нет указаний, возражений, рекомендаций или иных элемен-
тов обратной связи, то считается, что данная процедура осуществлена и
согласие получено.
19 Первоначальная процедура согласования происходит по всему
тексту документа, а последующие процедуры согласования только в части,
касающейся произведенных изменений.
20 При возникновении спорных вопросов решение по ним прини-
мает генеральный директор предприятия.
Ключевые процессы представлены в схеме процессов, в приложении Б.
4 Подготовить опросный лист по восьмому (измерение, анализ, улучшение) параграфу стандарта для любого подразделения предприятия. Привести примеры объективных доказательств несоответствий, которые могут иметь место.