| Посадові особи структурних підрозділів, сторонні підприємства | Бухгалтер-касир | |
| отримує документи | передає документи | |
| Службові зв'язки з посадовими особами бухгалтерської служби | ||
| Головний бухгалтер | Прибуткові та видаткові касові документи | Звіти касира |
| Службові зв'язки з посадовими особами інших структурних підрозділів | ||
| Інспектор внутрішнього контролю | Звіти про витрачання бланків трудових книжок | Бланки трудових книжок і додатки до них |
| Службові зв'язки зі сторонніми організаціями | ||
| Банк | Виписки з рахунків і документи, які до них додаються; письмові пояснення з питань взаємодії з банком | Розрахунково-платіжні банківські документи, чеки на отримання грошових коштів і заяви про зарахування готівки |
Шостий розділ Положення про бухгалтерську службу "Організація роботи" включає правила внутрішнього розпорядку роботи облікових працівників.
Також у цьому розділі можуть передбачатися показники оцінки діяльності бухгалтерської служби, форми стимулювання її працівників. Особливу увагу слід звернути на матеріальне заохочення працівників за підвищення кваліфікації.
Дане Положення оформлюється на бланку підприємства за підписом головного бухгалтера та затверджується керівником підприємства.
Таким чином, Положення про бухгалтерську службу - це багатопрофільний документ, який чітко регламентує порядок її роботи. Від детальної його розробки прямо залежить ефективність організації бухгалтерського обліку підприємства.
Для чіткої організації і планування роботи, а також раціонального розподілу праці на підприємствах будь-якої форми власності розробляються посадові інструкції на кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім такої категорії працівників як робітники).
Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовано завдання, функції, обов'язки, права та відповідальність посадової особи.
Правильно складена інструкція дозволяє чітко визначити обов'язки, права та відповідальність персоналу, запобігає виконанню функцій, які йому не належать, визначає систему взаємовідносин між керівниками та підлеглими їм працівниками.
Посадові інструкції працівників дають змогу:
=> встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій;
=> визначити та закріпити обов'язки кожної особи, а також її права та персональну відповідальність;
=> контролювати виконання роботи кожним виконавцем, оцінити її результати.
Кандидат на вакантну посаду повинен ознайомитися з посадовою інструкцією для того, щоб знати, що від нього вимагається, і порівняти свої можливості з висунутими вимогами. Наявність посадової інструкції при прийманні на роботу свідчить про відпрацьованість системи управління підприємства.
При складанні посадових інструкцій необхідно керуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності. У даному документі наведено специфічні для різноманітних посад кваліфікаційні характеристики, на підставі яких з урахуванням специфіки підприємств працівники відділу кадрів і керівники структурних підрозділів розробляють посадові інструкції для кожної посади окремо.
Для розробки посадових інструкцій можна використовувати типові та галузеві інструкції, проте з обов'язковим урахуванням системи внутрішніх взаємозв'язків і документів, які визначають організацію бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві.
Посадова інструкція має складатися відповідно до вимог чинного законодавства України та не суперечити їм. До даного документу не можна включати умови, які обмежують права та соціальні гарантії працівника передбачені трудовим законодавством.
Функції працівників бухгалтерської служби регламентуються посадовими інструкціями, які розробляються головним бухгалтером спільно з юридичною службою. Якщо організаційну основу облікового підрозділу складають сектори (групи, відділи), то посадові інструкції складаються керівниками цих секторів (груп, відділів).
Розробка посадових інструкцій повинна відбуватися виходячи із завдань і функцій, покладених на відповідний структурний підрозділ конкретного підприємства відповідно до його специфіки, структури та штатного розкладу (табл. 3).
Таблиця 3. Категорії регламентації основних аспектів діяльності посадових осіб
| № з/п | Категорії регламентації | Елементи регламентації | |||
| 1 | 2 | 3 | |||
| 1 | Місце даної посади в структурі підприємства та в загальній системі виробничої діяльності колективу | => до складу якого підрозділу входить дана посада | |||
| 2 | Основні завдання роботи осіб, які займають дану посаду | => завдання роботи, які займають дану посаду, у сукупності завдань функціонування підприємства | |||
| 3 | Кваліфікаційні вимоги до осіб, які займають данупосаду | => необхідний рівень освіти осіб, які займають дану посаду=> що повинні знати та вміти особи, які займають дану посаду=> якими документами повинні керуватися особи, які займають дану посаду | |||
| 4 | Обов'язки осіб, які займають дану посаду | => зміст операцій, які виконуються => напрями операцій, що виконуються (з представниками яких інших посад повинні вступати у взаємодію особи, що займають дану посаду, при здійсненні виробничих функцій)=> засоби, необхідні для виконання операцій=>способи, порядок, строки і місце здійснення операцій | |||
| 5 | Підпорядкованість і права осіб, які займають дану посаду | => ким призначаються і звільняються особи, які займають дану посаду о кому підпорядковуються особи, які займають дану посаду=> кому підпорядковуються особи, які займають дану посаду, за відсутності безпосереднього керівника=> яким формам керуючого впливу та від яких осіб повинні підпорядковуватися особи, які займають дану посаду=> кого мають право призначати та звільняти або подавати на призначення чи звільнення особи, що займають дану посаду=> хто підпорядковується особам, які займають дану посаду=> які форми керуючих та управлінських впливів, з яких питань виробничої діяльності та у відношенню до представників яких посад можуть використовувати особи, що займають дану посаду=> 3 яких питань виробничої діяльності та в яких межах мають право самостійно приймати рішення особи, що займають дану посаду | |||
| 6 | Відповідальність | => сфера та межі відповідальності осіб, які займають дану посаду => недоліки в роботі, за які покладаються стягнення з осіб, які займають дану посаду=> заходи стягнення за упущення в роботі, які застосовуються до осіб, що займають дану посаду=> критерії оцінки роботи=> трудові показники, за які заохочуються особи, що займають дану посаду => моральні та матеріальні форми заохочення |
Посадові інструкції узгоджуються з юристом і затверджуються керівником підприємства у встановленому порядку та доводяться до відома виконавців під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Випадками обов'язкового письмового ознайомлення працівника з посадовою інструкцією є:
=> укладання трудового договору (контракту);
=> переміщення на іншу посаду або тимчасове виконання обов'язків;
=> внесення змін і доповнень до інструкції.
Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для працівника, який працює на даній посаді, з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку та до переміщення на іншу посаду чи звільнення.
Найменування посад працівників повинно максимально відповідати виконуваній ними роботі. Якщо працівники здійснюють трудові обов'язки різних штатних одиниць, то називати їх посаду необхідно з урахуванням тих посадових обов'язків, які протягом робочого дня займають більшу частину часу порівняно з іншими.
Оформлювати новопризначених працівників необхідно на ті посади та роботи, які містяться в Державному класифікаторі професій. Якщо у зв'язку з виробничою необхідністю у працівника розширюється коло виконуваних ним обов'язків, не передбачених його посадовою інструкцією, то необхідно внести зміни або доповнення до існуючої посадової інструкції, які оформлюються наказом директора підприємства та доводяться до виконавця під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Якщо функціональні обов'язки працівника не змінюються, то немає необхідності щорічно затверджувати їх посадові інструкції. Однак, якщо до посадової інструкції вносяться суттєві зміни або доповнення, то посадова інструкція затверджується в новій редакції.
При складанні посадових інструкцій необхідно дотримуватися єдиного підходу до їх побудови, послідовності викладення, а також чіткості та зрозумілості формулювань, які забезпечують їх однозначне розуміння працівником.
У посадовій інструкції розкривається функціональна структура діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, програм і завдань; функцій, форм і методів керівництва; інформації; технічних засобів управління. На підставі цих даних визначаються будова посадової інструкції та зміст її складових частин.
Будова посадової інструкції облікового працівника може бути наступною: найменування посади; загальні положення; цілі та завдання; обов'язки та права; відповідальність; взаємозв'язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов'язків; порядок призначення, звільнення й заміщення посади. Як правило, можна виділити чотири основні розділи даного внутрішнього документу.
У розділі "Загальні положення" зазначається найменування посади, відображаються порядок прийняття або призначення, звільнення працівника з посади, яку він обіймає.