Регламентація діяльності облікових працівників
У ході виконання своїх обов'язків між головним бухгалтером та іншими працівниками підприємства виникають взаємовідносини з різних питань, що дозволяє виділити такі види зв'язків як функціональні, організаційні та службові.
Функціональні зв'язки облікових працівників - це відносини, які формуються між працівниками бухгалтерської служби відповідно до виконуваних ними функцій.
Важливим питанням організації роботи облікового підрозділу підприємства є правильне розміщення облікових кадрів на окремих ділянках облікового процесу та найбільш ефективне використання технічних засобів обліку, що забезпечують економне та якісне ведення бухгалтерського обліку й здійснення контролю. Головний бухгалтер, будучи керівником облікового підрозділу і виконуючи покладені на нього обов'язки, особисто розподіляє і контролює роботу своїх підлеглих. Таким чином, формуються організаційні зв'язки, тобто відносини, які виникають між головним бухгалтером і підлеглими йому обліковими працівниками в процесі розподілу прав, обов'язків і відповідальності всередині бухгалтерії для забезпечення найефективнішого здійснення облікового процесу та надання інформації управлінцям.
Організаційні зв'язки головного бухгалтера проявляються також у розробці пропозицій щодо надання обліковим працівникам прав на підписання первинних і зведених бухгалтерських документів, а також щодо усунення від цих функцій при систематичному порушенні ними своїх посадових обов'язків, щодо підвищення професійного рівня бухгалтерів (направлення на курси підвищення кваліфікації, спеціалізовані семінари), забезпечення їх необхідними періодичними виданнями та матеріалами нормативно-правової бази.
Головний бухгалтер керує працівниками бухгалтерської служби та розподіляє між ними функціональні обов'язки, знайомить їх з нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а також зі змінами в чинному законодавстві, розробляє графіки облікових робіт.
Бухгалтерська служба також тісно пов'язана з усіма структурними підрозділами підприємства та окремими виконавцями. Надані даному підрозділу для обробки та контролю документи, а також планові, кошторисні та нормативні дані обробляються і групуються за певними ознаками. На їх основі готується інформація про діяльність окремих підрозділів і підприємства в цілому. Практична цінність даної інформації полягає у тому, що вона забезпечує аналіз економічних показників діяльності, систематичний контроль господарських процесів з формуванням на їх основі потрібних висновків і вжиттям заходів з удосконалення роботи підприємства та його підрозділів.
Службові зв'язки - це зв'язки, які визначають процес руху інформації між головним бухгалтером та іншими працівниками бухгалтерської служби й структурними підрозділами підприємства.
Саме завдяки ефективній організації службових зв'язків головного бухгалтера можна забезпечити систематичний контроль за господарськими процесами та процесом своєчасного надання оперативної інформації, формування на її основі відповідних висновків.
У період створення підприємства формулюються завдання господарської діяльності, які відображаються в установчих документах. Відповідно до них визначаються функції облікового персоналу. Як правило, бухгалтерська служба як окремий структурний підрозділ створюється за наявності великого обсягу облікової інформації. її функціонування вимагає чіткої регламентації діяльності кожного зі штатних працівників і всього підрозділу в цілому.
Для чіткої регламентації обов'язків облікових працівників слід правильно визначити всі можливі їх функціональні, організаційні та службові зв'язки шляхом розробки відповідних організаційно-розпорядчих документів.
Регламентування діяльності облікових працівників здійснюється на двох рівнях: всієї бухгалтерської служби та окремих її працівників. Забезпечення другого рівня можливе лише після розробки документу, який визначає структуру, права та обов'язки всієї бухгалтерської служби.
Розподіл облікових функцій закріплюється у Положенні про бухгалтерську службу, яке визначає її статус, місце як самостійного підрозділу в системі управління підприємством та внутрішню організацію її роботи. Даний документ відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і має чітко визначену структуру:
=> загальні положення;
=> цілі і завдання;
=> функції;
=> права і відповідальність;
=> службові зв'язки;
=> організація роботи.
Розділ "Загальні положення" включає дані про чисельність і штат бухгалтерської служби; її структуру; перелік законодавчих документів, якими керується даний підрозділ у своїй діяльності; вимоги, які висуваються до головного бухгалтера.
Другий розділ даного Положення визначає цілі та завдання, які висуваються до бухгалтерської служби в ході її роботи.
Третій розділ Положення розкриває функції бухгалтерської служби: облік основних засобів, облік грошових коштів, контроль за своєчасним і правильним проведенням інвентаризації, ефективна організація матеріальної відповідальності, ведення розрахунків з оплати праці тощо.
Четвертий розділ "Права і відповідальність" містить перелік прав облікових працівників, дотримання яких забезпечує ефективне виконання поставлених завдань. Розкривається відповідальність головного бухгалтера (для інших працівників відповідальність встановлюється посадовими інструкціями).
У п'ятому розділі "Службові зв'язки" зазначаються служби, з якими взаємодіє обліковий підрозділ:
=> з усіма структурними підрозділами - з питань бухгалтерського обліку;
=> з юридичною службою - щодо правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
=> з відділом кадрів - з питань підбору кадрів, розрахунку заробітної плати персоналу.
Апарат бухгалтерської служби має безпосереднє відношення до всіх виробничих підрозділів підприємства. Від них облікові працівники отримують документально оформлені дані про здійснені господарські операції, які слід відображати в бухгалтерському обліку, або оформлюють необхідні для них документи для проведення господарських операцій (табл. 1).
Таблиця 1. Положення про бухгалтерську службу (витяг щодо службових зв'язків з іншими структурними підрозділами підприємства та сторонніми підприємствами)
| Структурні підрозділи, сторонні підприємства | Бухгалтерська служба | ||||
| отримує документи | передає документи | ||||
| 1 | 2 | 3 | |||
| Службові зв'язки зі структурними підрозділами | |||||
| Кадрова служба | Копії наказів з особового складу, табелі обліку робочого часу, лікарняні листки, звіти про використання бланків трудових книжок | Відомості використання чергових відпусток, бланки трудових книжок і додатки до них | |||
| Комерційний відділ | Господарські угоди, кошториси, акти та інші матеріали з питань виконання договірних зобов'язань, рахунки на придбання ТМЦ, звіти про використання грошових коштів, наданих під звіт або на відрядження | Дані про норми витрачання грошових коштів і матеріалів, про витрати за видами діяльності та окремими договорами, про оплату рахунків, про дебіторів та кредиторів, вказівки з питань оформлення і надання необхідних для обліку документів та даних | |||
| Секретаріат (загальний відділ) | Копії наказів і розпоряджень директора з основної діяльності, кореспонденція на адресу бухгалтерів | Проекти наказів і розпоряджень з питань фінансової діяльності, довідки, дані на запит керівника, звіти про результати фінансово-господарської діяльності | |||
| Плановий відділ | Затверджені розробки планових показників за всіма видами діяльності підприємства (бізнес-план, кошторис витрат і доходів) | Звітність, аналітичні відомості | |||
| Цехи | Документи за окремими господарськими операціями (на відпуск продукції тощо), виробничі звіти з витрат | Довідки про особисті доходи працівників | |||
| Склади | Документи щодо руху ТМЦ (надходження, відпуск, переміщення) | ||||
| Відділ головного механіка | Документи з руху обладнання та його ремонту, про роботу автотранспорту тощо | ||||
| Службові зв'язки зі сторонніми підприємствами | |||||
| Банк | Виписки з рахунків і додані документи, письмові пояснення з питань взаємодії з банком | Розрахунково-платіжні документи, чеки на отримання грошових коштів і заява про зарахування готівки, інформація з питань роботи з готівкою, бухгалтерська звітність | |||
| Державна податкова інспекція | Акти та документи з питань правильності обчислення та сплати податків до бюджету, письмові пояснення з питань оподаткування | Накази, документи та пояснення, необхідні для правильного обчислення податків, розрахунки за податками, бухгалтерська звітність | |||
| Фінансове управління | Пояснення з питань призначення і виплати допомоги на дітей співробітників | Документи з виплати допомог на дітей працівників з бюджету | |||
На кожному підприємстві залежно від його структури та структури й чисельності облікового підрозділу обов'язки кожного працівника будуть відрізнятися.
Як приклад, в таблиці 2 наведено службові зв'язки бухгалтера-касира з іншими підрозділами підприємства та сторонніми підприємствами.
Таблиця 2. Службові зв'язки бухгалтера-касира з іншими підрозділами підприємства та сторонніми організаціями