Платформа Notes включает в себя интегрированную среду разработки, предоставляющую мощные средства создания приложений.
3.2 MicrosoftExchange
Кроме средств работы с электронной почтой, система MicrosoftExchangeпредоставляет средства для организации групповой работы. При этом может использоваться механизм папок коллективного доступа MicrosoftExchangeServer, а также электронных форм его клиента - MicrosoftOutlook, который входит в состав офисного пакета MicrosoftOffice.
Папки коллективного доступа представляют собой иерархические хранилища, предназначенные для хранения и доступа к различной разделяемой информации. Все пользователи, обладающие необходимыми правами, имеют возможность работать с информацией, хранящейся в этих папках. Для более удобного доступа к объектам, хранящимся в папках, предусмотрен поиск с помощью фильтров. Имеется возможность ассоциировать с папкой набор способов просмотра так называемых представлений. Кроме обычного табличного представления информации, хранящейся в папке, MicrosoftOutlook позволяет создавать представления в виде календаря, временной шкалы и набора карточек.
Наряду с документами и текстовыми сообщениями от одного пользователя к другому могут пересылаться и структурированные данные. Для подготовки и чтения такого сообщения гораздо удобнее использовать определенную экранную форму. Поэтому в состав MicrosoftOutlook входит специальное средство для создания таких электронных форм - MicrosoftOutlookFormsDesigner.
При маршрутизации (перемещении) документов от одного рабочего места к другому пересылается документ, который представляет собой файл того или иного формата. Каждый пользователь последовательно выполняет над ним определенные действия. При маршрутизации электронных форм от одного рабочего места к другому пересылается та или иная структурированная информация.
MicrosoftExchangeServer поддерживает специальный механизм, позволяющий отслеживать последовательность сообщений в цепочке, объединенной одной темой. При работе с сообщениями в папках коллективного доступа имеется возможность посылать ответ непосредственно в почтовый ящик автора, а также и помещать его в папку коллективного доступа.
Содержимое папок коллективного доступа может быть доступно не только в рамках локальной сети с помощью программы MicrosoftOutlook, но и в Интернете. Эта возможность обеспечивается специальными компонентами - MicrosoftExchangeNNTPConnector и OutlookWebAccess. Первый позволяет опубликовать содержимое папок коллективного доступа MicrosoftExchange в новостных группах, а второй - по протоколу HTTP осуществить доступ к информации, хранящейся в персональных почтовых ящиках и папках коллективного доступа MicrosoftExchange.
Уже традиционной задачей автоматизации групповой работы стало планирование встреч и групповых мероприятий. С помощью MicrosoftOutlook пользователь может вести персональную базу данных, содержащую информацию о расписании, текущих задачах и планируемых событиях или мероприятиях. По электронной почте через MicrosoftExchangeServer всем участникам планируемой встречи отправляется сообщение с указанием времени встречи. Получив это сообщение, участники встречи могут либо принять предложение об участии, либо отклонить его. В любом случае ее организатор получит ответ от участников.
Задание MicrosoftOutlook представляет собой запись, которая отображается в списке текущих заданий. В отличие от встречи задание планируется не на конкретное время в течение дня, а время, в течение которого оно актуально.
В MicrosoftOutlook имеются средства для проведения голосования. При подготовке сообщения можно указать на необходимость ответа на данное сообщение, заранее определив их варианты. После этого при чтении полученного сообщения на форме получатель увидит дополнительные кнопки, предлагающие выбрать один из вариантов, которые были предложены автором сообщения.
3.3 NovellGroupWise
Кроме средств электронной почты, интегрированная почтовая система NovellGroupWiseсодержит средства ведения персональных календарей, группового планирования, управления заданиями и документами, средства организации электронных дискуссий и речевую почту.
Ее универсальный почтовый ящик (UniversalMailbox) предоставляет унифицированный доступ ко всем видам сообщений, календарям и документам. В комплект поставки GroupWise входят три наиболее часто используемых шлюза (Async, MHS и Х.25), а также две утилиты для перехода на GroupWise с других почтовых систем.
Средство администрирования GroupWiseAdministrator является частью утилиты NetWareAdministrator (NWAdmin), что позволяет настраивать, конфигурировать и обслуживать почтовую систему Group-Wise вместе с сетевой ОС NetWare 4.1.
GroupWise предоставляет простой и быстрый способ получить полное решение для интрасетей и Internet. Так, благодаря подсистеме WebAccess, частные интрасети или Internet становятся расширениями системы обмена сообщениями. WebAccess позволяет обращаться к функциям GroupWise через любой стандартный Web-браузер, например InterntExplorer или NetscapeNavigator.
С помощью подсистемы управления документооборотом и автоматизации бизнес-процедур WorkFlow в этот процесс работы с бизнес-процедурами можно включить удаленных пользователей. Причем все эти операции не сложнее обычного обмена сообщениями электронной почты.
Подсистема управления документами DocumentManagement обеспечивает совместную работу нескольких пользователей над одним документом. Она отслеживает различные версии документа, а также контролирует изъятие документа с блокировкой оригинала и возврат его исправленной версии с отменой блокировки. Членам рабочих групп можно присваивать полномочия на модификацию или удаление документов.
GroupWise может даже предоставить доступ к универсальному почтовому ящику с использованием технологии цифрового преобразования текста в речь. При звонке по телефону ее подсистема PhoneAccess читает «вслух» пришедшие на адрес пользователя сообщения электронной почты, информацию о назначенных встречах из календаря, сведения о заданиях и полученные записки. С помощью PhoneAccess по факсу можно отправлять копии сообщений, информацию календаря и документы.
Шлюз PagerGateway для пейджинговой связи работает согласно заданным правилам, например, можно выбрать правило для немедленной передачи ответа по электронной почте.
4.Политика компании в отношении электронной почты
Чтобы минимизировать риск привлечения к ответственности и защитить коммерческие секреты и внутреннюю информацию от посягательств со стороны посторонних лиц, компаниям следует разрабатывать собственную политику в отношении электронной почты.
Эта политика может базироваться на следующих принципах:
1. Определите, какие сообщения электронной почты следует сохранять, а какие удалять.
2. Предупредите пользователей о недопустимости пересылки сообщения без согласия отправителя. Особого внимания требует пересылка сообщений электронной почты, на которую распространяется право адвоката не разглашать полученную от клиента информацию.
3. Категорически запретите использование в электронной почте непристойных или унижающих человеческое достоинство замечаний о сотрудниках и клиентах.
4. Объясните сотрудникам, что к материалам, охраняемым авторским правом, относится не только текст, но и рисунки, видео- и аудиозаписи и предупредите их о внимательном распространении подобных материалов.
5. Утвердите процедуры, касающиеся обработки жалоб на неуместные или оскорбительные сообщения. Требуйте, чтобы сотрудники безотлагательно сообщали о получении оскорбительных сообщений. Серьезно и тщательно анализируйте каждый подобный случай, чтобы избежать возможных обвинений в том, что компания осознанно допускает или дает согласие на распространение оскорбительных сообщений.
6. Чтобы обеспечить конфиденциальность, важные сообщения электронной почты, передаваемые за пределы компании, следует обязательно шифровать.
7. В особо важных областях деятельности ограничьте число сотрудников, имеющих право отправлять сообщения по электронной почте за пределы компании, или разработайте процедуры предварительного просмотра сообщений до того, как они будут переданы за пределы компании.
5.Несколько слов о спаме
Ни один разговор об электронной почте не проходит без упоминания о спаме. Термин спам (spam) ведет свое происхождение от старого скетча американской комик-группы MontyPythonFlyingCircus, в котором посетители ресторана, пытающиеся сделать заказ, вынуждены слушать хор викингов, воспевающий мясные консервы. Применительно к электронным сообщениям под спамом понимается:
- Массовая рассылка почтовых сообщений пользователям, не выразившим желание получать подобную корреспонденцию. Причем нет разницы, коммерческая ли это реклама или просто полезная, по мнению отправителя, информация.
- Индивидуальные сообщения, тематика которых не имеет к адресату прямого отношения.
- Подписка человека на список рассылки без его ведома или желания.
- Помещение в конференцию, дискуссионный лист, гостевую книгу сообщений, не имеющих отношения к заданной тематике или сообщений прямой рекламы (если это не разрешено установленными там правилами).
Чем же так плох спам? На самом деле пагубность таких рассылок заключается в том, что спамеру (рассылающему спам) это практически ничего не стоит, зато дорого обходится всем остальным как получателю спама, так и его провайдеру. Большое количество рекламной корреспонденции может привести к излишней нагрузке на каналы и почтовые серверы провайдера, из-за чего обычная почта, которую, возможно, очень ждут получатели, будет проходить значительно медленнее. Спамер практически ничего не платит за то, что передает почту. За все расплачивается получатель спама, оплачивающий своему провайдеру время, затрачиваемое на получение непрошенной корреспонденции с почтового сервера.