Например в некоторых системах достаточно изменить схему складского учета, при этом номенклатура склада будет прозрачна мастерам. В других системах придется ввести различные номенклатурные номера для различных видов товара, в этом случае некоторую проблему может составлять изменения номенклатурного номера при сдаче на склад обрезков. Данную проблему можно решить организационно, введя "производственный" склад, на котором товар будет числиться до превращения в отходы. При этом на мастера цеха должна быть возложена ответственность за первоочередное использование остатков данного склада в производстве и контроль за его состоянием.
Для поддержки процесса необходимо принять меры организационного характера, а именно, ввести ответственность за заказ товара в оптимальном ассортименте мастеров цеха, а за использование имеющихся отходов и согласование возможных изменений в отпускаемом ассортименте со стороны кладовщиков. Для контроля отвественности необходимо модифицировать учет таким образом, чтобы было возможно установить правильность действий тех и других. Важным моментом является установление правил документооборота, при которых заказ на отпуск материалов будет представляться своевременно, правила подачи заказов на поставку материалов по номенклатуре в соответствии с производственным планом и для целей планирования потоков денежных средств. Может показаться, что все, указанное выше, имеет отношение только к организации оперативного и специального учета на предприятии. Но давайте вспомним, что наличие отходов, которых можно избежать - прямо сказывается на себестоимости и финансовых результатах, необходимость увеличения складских запасов для обеспечения производственного процесса - тоже, не говоря уже о возможных остановках производства из-за отсутствия комплектующих материалов.
Таким образом невозможно адекватно проводить анализ затрат, не говоря уже о стоимостном анализе деятельности, не анализируя имеющиеся данные с точки зрения их управленческой корректности. Иначе может получиться, как это бывало раньше, что выгодно иметь убыточную продукцию и увеличивать затраты, вместо их снижения. Обсуждавшаяся выше "управленческая" организация учета нашла свое отражение во всех программных продуктах западного производства, ввиду чего в них полагается очевидным наличие "многомерных" аналитик, многие из которых (например центры и единицы затрат, "проекты", "направления" бизнеса и др.) специально предназначены для реализации управленческих задач, а также средств произвольного агрегирования данных (формирования отчетов) по ним.
Любая система учета товародвижения в первую очередь подразумевает постановку именно складского (товарного) учета. Все же остальные операции и процессы, включая саму продажу, управление закупками и даже в какой-то мере бухгалтерский учет, являются продолжением и дополнением. Какие же операции, как правило, выполняются при организации складского учета?
Приход товара на склад, иначе оформление операции закупки товара возможно с просчетом себестоимости, учетом затрат на доставку. Даже для маленького магазина - это одна из самых важных операций. Правильно закупленный товар как по ассортименту и количеству, так и по цене - половина успеха торгового предприятия. Особенно это важно для магазинов. Как правило, они не располагают большими оборотными капиталами и просторными складскими помещениями, следовательно, проблема оптимизации товарных запасов должна решаться в первую очередь.
Учетная политика. Основной проблемой здесь является учет одного и того же товара, пришедшего по разным ценам. На первый взгляд учет по средним ценам наиболее прост, к тому же существует несколько методик. Они удобны при ручном ведении учета товародвижения. Однако при детальном рассмотрении возникают проблемы. Скажем, как в таком случае правильно оформить возврат товара от покупателя? Или сколько было получено реальной прибыли от конкретной поставки товара? И еще много неясных вопросов, особенно касающихся анализа товародвижения. Существует методика учета товара по партиям. То есть каждая конкретная поставка товара отслеживается отдельно по всем операциям. При таком методе просто решаются поставленные выше вопросы. Он помогает проанализировать товародвижение: как организовать торговлю, чтобы было больше доходов и меньше расходов. Однако ручное ведение такого учета и уж тем более его анализ -занятие весьма трудоемкое. А вот "обучить" этому компьютер существенно проще. Вот почему этот метод был разрешен фискальными органами лишь относительно недавно. Списание такого товара можно производить отдельно по каждой партии, выбираемой пользователем, или по заложенным методикам FIFO (первый пришел - первый ушел) и LIFO (последний пришел - первый ушел).
Движение товара. Весьма частым является перемещение товара с одного склада на другой. При этом вовсе не обязательно делать две операции: расхода и прихода. В таком случае в накладной на перемещение товара достаточно указать, "откуда" и "куда" производится перемещение товара. Будет неплохо, если при этом еще указаны и материально ответственные лица. Продажа тоже является одной из операций складского учета, позволяющих списывать проданный товар по методикам, описанным выше. Существует множество вариантов, как организовать продажу товара, но в плане учета они все одинаковы и различаются лишь в вопросе оплаты.
Инвентаризация. Существует ряд внутрискладских операций, которые также важны для организации учета. Это операции списания, переоценки, оприходования излишков. Необходимость в них возникает, как правило, после проведения инвентаризации на складе. По результатам инвентаризации недостача товара списывается со складских остатков, а излишки приходуются по акту об оприходовании излишков. Эти операции позволяют контролировать реальные остатки и сопоставлять их с электронным ведением учета, осуществляя тем самым контроль за работой сотрудников.
Возврат товара от покупателя к поставщику. В рамках учета партий выполнение операции возврата от покупателя всегда будет осуществляться правильно, так как товар возвращается на склад по той учетной цене, по которой он учитывался до продажи, поскольку в этом случае за товаром хранится вся история операций. Кроме того, ведение этих операций позволяет учитывать брак. Анализ бракованного товара поможет, например, более гибко решать проблемы выбора поставщиков.
Таковыми являются основные операции по автоматизации складского учета. Все они позволяют организовать учет в торговле. Как показывает практика, постановка автоматизированного учета на складе решает до 90 процентов всех проблем, связанных с правильной организацией торговли. Нет такой системы, которая думала бы за вас и сама бы вносила данные. Но существует очень большое количество средств и способов, позволяющих существенно облегчить и ускорить эти процессы. Постоянная оптимизация складских запасов является задачей управления высшей сложности - правильно поставленный учет товародвижения дает возможность торговой компании оптимально взаимодействовать с производителем - выставлять заказы нужного объема и быть уверенным в поставках продукции в срок. А при регулярных заказах, учитывающих размещение в производстве, можно получить значительные скидки при оплате товара. В свою очередь правильная логистика позволяет минимизировать складские запасы (при сохранении ассортимента), что положительно отразится и на финансах - денежные средства будут высвобождаться, а не замораживаться на складах.
Складской учет на базе штрихового кодирования. Штрих-коды это технология, позволяющая иметь информацию о детальном ассортименте входящих и выходящих потоках в момент её свершения и реагировать на нее в управляющей системе в оптимальные сроки.
Эффективный обмен информацией является своеобразным ключом к успешному ведению бизнеса. Международная ассоциация товарной нумерации EAN International разработала международный стандарт идентификации продуктов, услуг и местоположений, позволяющий различным отраслям производства обмениваться информацией таким образом, что все участники процесса коммуникации воспринимают данную информацию однозначно, не допуская двусмысленности в ее толковании.
В стандартной системе нумерации EAN изделия, будь то продукты питания или запчасти для автомашин, идентифицируются уникальным и незначимым номером. Уникальность позволяет торговым партнерам по всей цепи реализации продукции ссылаться на один и тот же идентификационный номер и осуществлять коммуникацию наиболее быстрым, точным и дешевым путем. Под незначимостью номера подразумевается, что информация, относящаяся к товару, услуге или местоположению, содержится и поддерживается в базе данных, а не включается собственно в номер.
В основе системы EAN лежит концепция стандартной нумерации, она же является ключом ко всем другим стандартам EAN. В системе товарной нумерации EAN номера могут отражаться символом в виде штрихового кода, который позволяет автоматически фиксировать и обрабатывать информацию.
Первые идеи разработки универсальной системы, регламентирующей идентификацию товаров путем использования специальных номеров, появились в конце 60-х годов. Но впервые идея товарной нумерации была воплощена на практике в США. Система, которая получила название UPC (Uniform Product Code) -Единый товарный код, прекрасно зарекомендовала себя среди пользователей: как производителей, так и предприятий торговли.