- Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с политическими партиями, общественными и религиозными объединениями, профессиональными союзами, СМИ и иными физическими и юридическими лицами;
- Обеспечение диалога со структурами гражданского общества области, содействие их развитию и укреплению;
- Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО при осуществлении международных и внешнеэкономических связей, в том числе с иностранными партнерами;
- Обеспечение и организация взаимодействия Губернатора, администрации ИО с государственными органами, органами местного самоуправления муниципальных образований РФ;
- Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с полномочным представителем Президента РФ в Сибирском Федеральном округе;
- Подготовка предложений Губернатору по повышению эффективности государственной гражданской службы ИО;
- Содействие Губернатору в реализации полномочий по кадровой политике;
- Обеспечение реализации Губернатором его полномочий, касающихся государственных наград РФ и ИО;
- Организация и обеспечение исполнения в пределах полномочий законодательства об обороне, воинской обязанности и военной службе;
- Обеспечение совместной деятельности Губернатора, администрации ИО с правоохранительными и судебными органами, расположенными на территории области;
- Подготовка предложений Губернатору по вопросам административно–территориального устройства области;
- Обеспечение деятельности Губернатора по вопросам помилования;
- Сбор, обработка и анализ информации о социально–экономических и политических процессах в области, в стране и зарубежом;
- Учет и анализ обращений граждан, предложений общественных объединений и органов местного самоуправления муниципальных образований ИО, представление соответствующих докладов Губернатору;
- Организация мероприятий по обеспечению мобилизационной подготовки и мобилизации в случае необходимости;
- Обеспечение Губернатора и администрации ИО бесперебойной, оперативной и достоверной специальной документальной связью;
- Обеспечение информационного сопровождения деятельности Губернатора, администрации ИО и оперативное информирование Губернатора о позиции СМИ по поводу его решений и выступлений;
- Формирование архивного фонда законов области, правовых актов Губернатора и администрации ИО и иных необходимых документов;
- Осуществление контроля в сфере размещения государственных заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд области;
- Контроль за реализацией приоритетных национальных проектов и областных государственных целевых программ;
- Производство по делам об административных правонарушениях в установленной сфере деятельности в порядке, предусмотренном законодательством.
Исполнительно–распорядительные, контрольные и иные функции реализуют самостоятельные структурные подразделения АГИО в соответствии с положениями о таких подразделениях [17].
2.1.3 Структура администрации Губернатора Иркутской области
В соответствии с Уставом ИО [16] администрация состоит из руководителя АГИО, его заместителей, руководителя протокола Губернатора, полномочного представителя Губернатора в Законодательном собрании ИО, пресс–секретаря и референтов Губернатора, иных должностных лиц. Многие из перечисленных лиц входят в состав самостоятельных структурных подразделений администрации: управления (главное правовое, контрольное, экспертное, секретариат руководителя АГИО (на правах управления), по взаимодействию с Федеральными округами, по региональной политике, специального обеспечения аппарата Губернатора, по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам; по правоохранительной и оборонной работе, по связям с общественностью и национальным отношениям, документационного обеспечения аппарата Губернатора ИО, финансового обеспечения аппарата Губернатора ИО, пресс–службы и информации), отделы (по вопросам обеспечения конституционных прав граждан, протокольно–организационный)http://www.govirk.ru/qa/1886.html, комиссия по правам человека при Губернаторе ИО. Главенствующая власть в АГИО принадлежит Губернатору (Приложение № 1).
Губернатор и руководитель АГИО дают указания и поручения в письменной форме заместителям, руководителям иных ИОГВ. Письменные указания и поручения оформляют распоряжениями, приказами, служебными записками. Неисполнение указаний и поручений влечёт дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством об областной государственной службе и Трудовым Кодексом РФ [8, 2].
Контроль за деятельностью администрации в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным и областным законодательством осуществляют Губернатор ИО, Законодательное собрание ИО, Контрольно–счётная палата ИО, Президент РФ, Федеральные органы исполнительной власти, органы прокуратуры и суды.
2.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
В процессе управленческой деятельности внутри каждого структурного подразделения АГИО создают и оформляют документы, которые, исходя из своих функций, обеспечивают управленческий процесс в организации.
Функции регулирования документирования (соблюдение правильности создания и оформления документов, рационализации работы с ними) в администрации осуществляет УДО (управление документационного обеспечения) аппарата Губернатора. Оно является её самостоятельным структурным подразделением. В своей деятельности УДО руководствуется действующим законодательством, распорядительными актами Федеральных органов власти и управления, Уставом ИО [16], инструкцией по делопроизводству АГИО [19], Положением об УДО [18].
2.2.1 Основные задачи и функции управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области
Основными задачами УДО являются обеспечение четкой организации работы с документами, планирование, организация и совершенствование деятельности управления. Для осуществления указанных задач на УДО возложены следующие функции:
- Контроль за состоянием делопроизводства в администрации;
- Обеспечение условий для эффективного документационного обеспечения деятельности Губернатора и должностных лиц АГИО;
- Разработка унифицированных форм документов, систем документации, табелей документов различного назначения, классификаторов документов и информационных показателей; сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
- Справочно–информационная работа;
- Обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации;
- Осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;
- Осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки в подразделения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции;
- Оформление и рассылка распорядительных документов; контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;
- Подготовка дел к сдаче на архивное хранение, в том числе и в государственный архив; участие в отборе документов на государственное хранение;
- Проведение экспертизы ценности документов;
- Организация работы заседаний при руководстве администрации; контроль за выполнением принятых решений;
- Участие в разработке НИТ, базирующихся на использовании компьютерной техники, проектировании и актуализации БД;
- Разработка нормативно–методических документов по вопросам ДОУ;
- Разработка проектов правовых и иных актов;
- Формирование предложений о ежегодном плане и показателях деятельности УДО;
- Рационализация рабочих мест работников УДО;
- Участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров УДО;
- Изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области ДОУ;
- Осуществление иных функций в соответствии с Федеральным и региональным законодательством [18].
2.2.2 Структура управления документационного обеспечения аппарата Губернатора Иркутской области
Для распределения деятельности по этапам работы с документами УДО поделено на отделы: приёма и отправки корреспонденции, учёта и контроля исполнения документов, копировально–множительное бюро, архив (Приложение № 2).
Между отделами УДО функции распределены следующим образом:
Отдел приёма и отправки корреспонденции
- Приём поступающих документов, их сортирование и распределение по структурным подразделениям администрации;
- Регистрация входящих и исходящих документов;
- Доставка документов в структурные подразделения администрации;
- Контроль за оформлением исходящих документов в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям оформления;
- Обработка (конвертование, взвешивание, штемпелевание) и отправка исходящих документов;
- Заполнение реестров отправляемой корреспонденции;
- Количественный учёт документооборота [23].
Отдел учёта и контроля исполнения документов
- Формирование и ведение справочно–информационного массива;
- Учёт документов с грифом «коммерческая тайна», «конфиденциально», находящихся в структурных подразделениях администрации;
- Оформление и рассылка распорядительных документов по указанию начальника УДО;
- Составление номенклатуры дел, формирование дел, подготовка дел к сдаче в архив АГИО, а также к сдаче в Государственный архив;
- Контроль за своевременным исполнением документов; информирование руководства о ходе исполнения документов;
- Контроль за сроками исполнения подразделениями администрации поручений Губернатора, руководителя АГИО, их заместителей;