Совершенствование документирования управленческой деятельности (стр. 8 из 11)

- Установить СЭД;

При покупке ПК необходимо учесть характеристики программного и аппаратного обеспечения, которые удовлетворили бы требованиям СЭД: PentiumII и выше, Windows2000 Professional/ Server / XPPro, от 128 Mb, HDD 80 Gb, LAN. После установки компьютера необходимо его соединение с ЛВС. Проведённые замеры показали, что для этого требуется 11 метров кабеля; также необходимо 2,5 метра для присоединения принтера. Исходя из функционального назначения и внешней среды, наиболее подходящим средством коммутации является кабель «витая пара». Следующим этапом по совершенствованию документирования управления будет внедрение СЭД.

По исследованиям, проведённым независимыми экспертамикомпании DSSConsultingв 2007 году [33] (Рис. 3.1.2), наиболее востребованным и зарекомендовавшим себя на рынке программных продуктов, предназначенных для оптимизации ДОУ, является система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело–Предприятие» (Рис. 3.1.1), разработанная ЭОС («Электронными офисными системами») (г. Москва).

«Дело–Предприятие» — система, позволяющая создать в организации электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами. Это комплексное решение, автоматизирующее все аспекты ДОУ современных организаций.

Рис. 3.1.1 СЭД «Дело–Предприятие»

Первая версия СЭД «Дело» выпущена в 1996 году. В настоящее время «Дело» используют более 1200 организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 150000. СЭД «Дело» удостоена сертификатом наивысшего качества Госстандарта России.

Систему «Дело» успешно используют в отечественных министерствах и ведомствах, территориальных органах власти, на предприятиях различных сфер деятельности. В Иркутской области на базе данной платформы работают следующие организации: Администрация Шелеховского городского поселения, Дума городского округа муниципального образования города Усолье–Сибирское, Законодательное собрание ИО, Государственное учреждение Территориальный фонд обязательного медицинского страхования граждан ИО, Коллегия адвокатов ИО «Полевода, Мощицкая и партнёры», Территориальное управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по ИО, ГОУ ВПО «Иркутский государственный университет путей сообщения» [51].

Рис. 3.1.2 Внедрение СЭД на территории РФ в 2007 году

3.1.1 Описание СЭД «Дело–Предприятие»

Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии. Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защиту документов с помощью ЭЦП и средств криптографии. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в БД системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика в соответствии с особенностями организации. [51].

Функции системы

- Создание проектов ЭД «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;

- Автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения и исполнения;

- Регистрация в автоматизированном режиме поступивших бумажных документов и ЭД, возникших в результате утверждения проектов;

- Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных ЭЦП и криптозащитой;

- Работа с взаимосвязанными документами;

- Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR–технологии и портативной цифровой ручки C–Pen;

- Прикрепление к регистрационной карточке ЭОД (электронного образа документа);

- Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам ЭОД;

- Предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета», чем достигают доступа лиц только к тем документам, которые относятся к их компетенции;

- Рассылка ЭД и поручений по сети (в «кабинеты» должностных лиц);

- Полнотекстовый и атрибутивный поиск ЭД;

- Отправка по электронной почте исходящих ЭД, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;

- Хранение документов;

- Обеспечение юридической правомочности;

- Справочно–аналитическая работа[51].

Таким образом, в совокупности функций СЭД «Дело–Предприятие» обеспечит полный цикл документооборота и документирования АГИО.

В типовой комплект системы входит:

1. Серверное ПО;

2. Клиентское ПО;

3. Комплект документации;

4. Гарантийные обязательства: горячая линия (электронная почта и телефон), поставка новых версий системы (бесплатно), выезд специалистов на объект заказчика (при невозможности оказать помощь по горячей линии).

3.1.2 Внедрение СЭД «Дело–Предприятие»

Проведя анализ должностных инструкций и положений о структурных подразделениях АГИО, мы выяснили, в каких секторах деятельности в функциональные обязанности служащих администрации входит создание, оформление и работа с документами. Таким образом, установка системы «Дело» необходима на следующих рабочих местах:

- Руководитель АГИО — 1 АРМ;

- Заместители Губернатора ИО — 9 АРМ;

- Заместители руководителя АГИО — 4 АРМ;

- Полномочный представитель Губернатора в Законодательном собрании ИО — 1 АРМ;

- Секретариат руководителя АГИО — 3 АРМ;

- Отдел по вопросам обеспечения конституционных прав граждан при Губернаторе ИО — 5 АРМ;

- Комиссия по правам человека при Губернаторе ИО — 6 АРМ;

- Протокольно–организационный отдел при Губернаторе ИО —

3 АРМ;

- Главное правовое управление Губернатора ИО — 5 АРМ;

- Контрольное управление Губернатора ИО — 4 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по взаимодействию с Федеральными округами — 2 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по региональной политике — 3 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по государственной гражданской службе, кадрам и государственным наградам — 4 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по правоохранительной и оборонной работе — 5 АРМ;

- Управление Губернатора ИО по связям с общественностью и национальным отношениям — 2 АРМ;

- Управление документационного обеспечения Губернатора ИО —

6 АРМ;

- Управление пресс–службы и информации Губернатора ИО —

2 АРМ;

- Экспертное управление Губернатора ИО — 4 АРМ.

Итого: для эффективного ведения документооборота и, как следствия, документирования управленческой деятельности АГИО требуется установка СЭД «Дело–Предприятие» на 69 рабочих местах.

3.1.3 Расчёт стоимости внедрения СЭД «Дело–Предприятие»

В материальные расходы на внедрение СЭД «Дело–Предприятие» входит:

1. Приобретение лицензии на каждое АРМ;

2. Обучение пользователей системы:

- Обучение специалиста отдела информационного обеспечения;

- Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами.

3. Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции.

Для расчёта стоимости внедрения системы по пунктам 1 и 2 мы воспользовались прейскурантом компании ЭОС, действительным по состоянию на 1 марта 2008 года (Приложения № 4, 5) [50]. Так как ЭОС имеет официальных дистрибьюторов (ООО «Офис–Док», ООО Информационное агентство «Референт») и дилера (ООО «Решение») в г. Иркутске, приобретение ПО и обучение не повлечёт дополнительных расходов на доставку комплекта «Дело–Предприятие» и выезд специалистов. Примерный расчёт пункта 3 произведён в соответствии с прейскурантом одной из фирм г. Иркутска [51] (Приложение № 6), занимающихся поставкой и продажей компьютерной техники и комплектующих (дальнейший выбор поставщика в соответствии с результатами тендера).

1. Приобретение лицензии на каждое АРМ (была выбрана установка под СУБД MicrosoftSQL: причинами тому послужили меньшая стоимость, почти на 33%, по сравнению с установкой под СУБД Oracle, профессиональные знания и предпочтения специалиста отдела информационного обеспечения АГИО):

(руб.)

2. Расходы на обучение пользователей системы:

- Обучение специалиста отдела информационного обеспечения (курс по установке — «Администратор БД», базовый курс по системам «Дело» — «Системный технолог»):

4800 + 19200 = 24000 (руб.)

- Обучение должностных лиц АГИО, в чьи обязанности входит создание, оформление и работа с документами (базовый курс электронного документооборота, группа до 12 человек):

(групп)

(руб.)

3. Приобретение ПК, кабеля, разъёмов в отдел приёма и отправки корреспонденции:

4.

Системный блок	(руб.)
Монитор	(руб.)
Клавиатура	(руб.)
Мышь	(руб.)
Сетевая карта	(руб.)
Разъём	(руб.)
Фильтр сетевого напряжения	(руб.)
Кабель соединительный	11 + 2,5 = 13,5 (м) (руб.)

Итого: 710270 (руб.).