Совершенствование документирования управленческой деятельности (стр. 9 из 11)
Реализация проекта пройдёт в течение 2 месяцев (Приложение № 7).
3.2 ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
В целях совершенствования документирования управленческой деятельности АГИО был предложен проект по автоматизации рабочих мест персонала, в обязанности которого входит создание, оформление документов и работа с ними. В рамках этого проекта необходимо произвести закупку ПК и комплектующих, программного продукта, что относится к основному производственному фонду и нематериальным активам организации соответственно.
Основной производственный фонд — средства труда, участвующие в производственном процессе и сохраняющие при этом свою натуральную форму.
Нематериальные активы — активы, не имеющие физического выражения, но представляющие существенную ценность для организации [32].
Первоначальную стоимость материальных активов рассчитывают как сумму всех инвестиций в приобретение данных объектов. Для расчёта стоимости основных производственных фондов суммируют показатели фактических расходов на их создание, изготовление (израсходованные материальные ресурсы, услуги сторонних организаций; пошлины, связанные с получением патентов, свидетельств, и пр.). Эти вычисления были произведены в предыдущем параграфе, на их основе нам предстоит оценить эффективность предложенных мероприятий [29].
В оценке основных фондов и нематериальных активов рассматривают следующие показатели эффективности:
- Возврат от инвестиций;
- Период возврата инвестиционных вложений;
- Рост производительности труда [30].
3.2.1 Расчёт возврата от инвестиций
Для расчёта возврата от инвестиций
требуется вычислить оптимальную численность работников 
[30] УДО, так как работа именно этого структурного подразделения АГИО непосредственно сводится к ДОУ и документированию управленческой деятельности организации: 
, (1)где
— численность работников; 
— время на обработку одного документа до автоматизации процесса, равно 15 минутам; 
— время на обработку одного документа после автоматизации процесса, равно 10 минутам.Нормы времени
и приведены в соответствии с результатами исследований ВНИИДАД [52] с учётом Норм времени на работы по ДОУ управленческих структур и Федеральных органов исполнительной власти. 
(чел.)Оптимальное количество работников равно 7,33, что свидетельствует об избыточности штата и позволяет его сократить примерно на 3,5 единицы. Таким образом, в УДО должно остаться 8 человек, из которых 7 работают на полную ставку, а 1 — на 0,5 ставки. В данном случае метод наблюдения и опроса показывает, что сокращению нужно подвергнуть двух курьеров отдела приёма и отправки корреспонденции, помощника архивиста архива; уменьшить рабочую ставку одному из инспекторов отдела учёта и контроля исполнения документов.
Для расчёта возврата от инвестиций
суммируют годовой фонд заработной платы единиц штата, подвергнутых сокращению [30]. Данные о размере заработной платы работников и её годовом фонде, предоставленные бухгалтерией управления финансового обеспечения аппарата Губернатора, представлены в Таблице 3.2.1.Таблица 3.2.1
Показатели заработной платы работников
| Наименованиедолжности | Размерзаработной платы(руб.) | Годовой фондзаработной платы(руб.) |
| 2008 год | ||
| Курьер | 12000 | 144000 |
| Помощник архивиста | 11000 | 132000 |
| Инспектор (0,5 ставки) | 10500 | 126000 |
,(2)
где 
— годовой фонд заработной платы.
(руб.)Соответственно, возврат от инвестиций за 1 год составит 546000 рублей.
3.2.2 Расчёт периода возврата инвестиционных вложений
В качестве периода возврата инвестиционных вложений
вычисляют частное от деления общей суммы инвестиций на возврат от инвестиций за год [30]: 
, (3)где
— общая сумма инвестиций. 
(лет)Таким образом, период возврата инвестиций равен 1 году 4 месяцам.
3.2.3 Расчёт роста производительности труда
Для того чтобы рассчитать рост производительности труда
[31], необходимо вычислить производительность труда 
«до» и «после» проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации: 
(4)Производительность труда определяют через показатели оценки автоматизации [30] по формуле:
, (5)где
— фондоотдача автоматов (машины, аппараты, программы); 
— автоматизированность труда. 
, (6)где
— стоимость работы 
— стоимость автоматизации. 
, (7)где
— объём документооборота; 
— стоимость обработки одного документа, равна 50 рублям.Стоимость обработки одного документа приведена в соответствии с результатами исследований ВНИИДАД [36].
(8)Произведём расчёт первоначальной производительности труда
, имеющейся до проведения мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации: 
(руб.) 
(ед.) 
(руб./чел.) 
(ед.)Таким образом, первоначальная производительность труда составляет 308450,89 единиц, при фондоотдаче автоматов в 4,777 единиц и автоматизированности труда в 64570 рублей на человека.
Для расчёта производительности труда
, прогнозируемой после внедрения проекта также воспользуемся формулой (5): 
(руб./чел.) 
(ед.)Соответственно, прогнозируемая производительность труда составит 452394,64 единиц.
Расчёта роста производительности труда произведём по формуле (4):
(%) При проведении оценки предложенных мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности АГИО, были достигнуты положительные результаты (Таблица 3.2.2), обусловленные экономическим (Рис. 3.2.1) и производительным эффектом (Рис. 3.2.2).