Совершенствование организационной структуры управления предприятием в рыночной экономике (стр. 11 из 18)
Отсутствие стратегического управления в ООО "Экстрим" обусловлено частично избыточной централизацией организационной структуры управления. Генеральный директор зачастую сам занимается контролем некрупных расходов, повседневных действий подчиненных, деталей и хода технологических процессов, посещением второстепенных выставок и конференций, вместо того, чтобы заниматься разработкой стратегии организации, среднесрочным планированием, реформированием направлений (например, развитием коммерческого блока), а главное, организацией ключевых внешних связей.
Этап 8. Выявление дефектов структуры связей (отсутствием связей, обрыв, нерациональность связи) и способов их реализации.
Целью анализа является оценка степени надежности (работоспособности) организационной структуры управления, характеризующейся степенью рациональности структуры отношений между элементами, которая определяет способность оргструктур управления импортировать, перерабатывать и экспортировать информацию.
Для проведения анализа рассчитывается показатель структуры связей Ксв по формуле 2.2 В качестве частных показателей возьмем:
а) коэффициент актуализации связей:
(2.12)где Сп - количество полезных (функциональных) связей; Со - общее количество связей в системе;
б) коэффициент функционального воплощения (концентрации связей):
(2.13)где Свш - количество внешних связей; Свн - внутренних связей;
в) коэффициент совместимости связей:
(2.14)где Ск - количество связей, выполняющих функций согласования;
г) коэффициент централизации управленческих решений:
(2.15)где Рв - количество принятых решений при выполнении основных функций управления на верхних уровнях управления; Ро - общее количество принятых решений при выполнении основных функций управления на всех уровнях управления.
Из рисунка 2.2 видим, что основные связи - линейные и функциональные - между производственными подразделениями организации односторонние, двусторонние связи имеются только между производственными и функциональными подразделениями. Общее количество связей в системе (линейных и функциональных) - 13, при этом количество полезных (двусторонних) связей равно 21. Следовательно, коэффициент актуализации функций равен 1,62. Значительное превышение коэффициента единицы означает, что многие полезные функции связей производственных подразделений не реализуются. В частности, если есть прямая связь "дизайн-бюро → отдел полиграфии", то обратная связь "отдел полиграфии → дизайн-бюро" отсутствует. Аналогично со связями отделов: "отдел по рекламной деятельности - отдел размещения", "дизайн-бюро - отдел полиграфии", "отдел полиграфии - отдел размещения", "отдел сувенирной продукции - коммерчески отдел", "отдел полиграфии - коммерческий отдел", "отдел размещения - коммерческий отдел".
Внешними связями ООО "Экстрим" являются связи:
1) с заказчиками (покупателями);
2) с поставщиками;
3) с налоговыми органами;
4) с государственными лицензионными органами;
5) с региональными организациями саморегулирования рекламы и российской ассоциацией рекламных агентств;
6) с комитетом по защите прав потребителей, с международной конфедерацией обществ потребителей;
7) с юридическими инстанциями.
Коэффициент концентрации связей Квс равен 0,54 (7/13).
В рассматриваемой организации имеется три связи, выполняющие функции согласования (это связи с функциональными подразделениями - коммерческим отделом, бухгалтерией и отделом по управлению персоналом). Следовательно, коэффициент совместимости связей равен:
.Чем ближе коэффициент централизации управленческих решений к единице, тем централизованнее управленческий процесс. Для линейно-функциональных структур данный показатель считается нормальным в пределах 0,3-0,4.
В нашем случае по оценке руководителей отделов коэффициент централизации управленческих решений достигает в среднем 0,5-0,6. Это говорит о высокой централизации организационной структуры и слабости горизонтальных связей.
В таблице 2.13 приведен расчет показателя эффективности структуры связей в ООО "Экстрим".
Таблица 2.13 - Расчет коэффициента структуры связей в ООО "Экстрим"
| Показатель | Значение коэффициента | Коэффициент весомости (qi) | Экспертная оценка в баллах (Аi), от 0 до 1 |  |
| Коэффициент актуализации функций | 1,62 | 0,25 | 0,4 | 0,10 |
| Коэффициент концентрации связей | 0,54 | 0,25 | 0,9 | 0,23 |
| Коэффициент совместимости связей | 0,77 | 0, 20 | 0,8 | 0,16 |
| Коэффициент централизации управленческих решений | 0,55 | 0,30 | 0,5 | 0,15 |
| Итого | - | 1,00 | - | 0,64 |
Таким образом, показатель эффективности структуры связей в рассматриваемой организации (коэффициент структуры связей) равен 0,64 (нормальным считается значение около единицы). По этому показателю можно судить о том, что работоспособность организационной структуры управления ООО "Экстрим" является недостаточной в современных условиях, характеризующихся высокой нестабильностью внешней среды и изменением вкусов, требований и предпочтений потребителей.
Управленческая система в ООО "Экстрим" характеризуется чрезмерной централизацией управленческих функций (основная часть всех управленческих решений возлагается на генерального директора), слишком узкими задачами для подразделений, их слабой мотивацией. В результате структурные подразделения испытывают недостаток в информации, необходимой для эффективного функционирования в рамках единого целого; не обеспечены компетентной поддержкой линейных и функциональных руководителей (вследствие недостаточных полномочий последних); отсутствует обратная связь между подразделениями. Следствием этого является перегрузка высшего руководства компании, приоритет частных целей над общими и снижение эффективности деятельности организации в целом.
Этап 9. Анализ качества реализации функций и затрат на их исполнение. Целью анализа является формирование информации о расходах на управление для оптимизации затрат на исполнение функций.
Для этого проанализируем динамику в 2003-2004 годах показателей использования трудового потенциала аппарата управления (таблица 2.14).
Таблица 2.14 - Анализ показателей эффективности использования трудового потенциала аппарата управления
| Показатель | Способ расчета | 2003 г. | 2004 г. | Отклонение | |
| абсол. | % | ||||
| Прибыльность персонала управленческой деятельности, тыс. руб. | Чистая прибыль / численность работников аппарата управления | 2429/ 8 = 303,6 | 2166/ 8 = 270,8 | -32,8 | 89,2 |
| Затраты на содержание одного работника управления, тыс. руб. | Затраты на управление / численность работников аппарата управления | 2458 /8 = 307,3 | 3438 /8 = 429,8 | +122,5 | 139,9 |
| Удельный вес затрат на содержание аппарата управления в общей структуре себестоимости, % | Затраты на управление *100/ себестоимость производства | 2458*100 /30404 = 8,1 | 3438*100 /46675 = 7,4 | -0,7 | 91,3 |
Прибыльность персонала управленческой деятельности снизилась на 32,8 тыс. руб. и составила в 2004 году 89,2% от уровня 2003 года. Это означает, что каждый работник аппарата управления в 2004 году принес 270,8 тыс. руб. чистой прибыли, тогда как в 2003 году - 303,6 тыс. руб.
Затраты на содержание одного работника управления увеличились с 307, до 429,8 тыс. руб., т.е. на 122,5 тыс. руб. (или на 39,9%). При этом удельный вес затрат на содержание аппарата управления в общей структуре себестоимости снизился с 8,1 до 7,4%.
Таким образом, эффективность управления в ООО "Экстрим" снизилась. Прямо об этом свидетельствует снижение прибыльности персонала управленческой деятельности, увеличение затрат на содержание одного работника аппарата управления, косвенно - увеличение себестоимости и коммерческих расходов в деятельности предприятия.
Из основных структурообразующих документов, являющихся основой для постановки регулярного менеджмента на предприятии являются: штатное расписание, должностные инструкции и положения о подразделениях. Положение об организационной структуре в ООО "Экстрим" отсутствует. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления. Также в положениях о подразделениях в ООО "Экстрим" не определены цели деятельности для каждого подразделения, его вклад в общий результат деятельности компании, показатели эффективности деятельности, характерные именно для данного подразделения, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями компании.