Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.
Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.
Недостающую зрительную связь люди обычно стремятся восполнить излишним многословием или привлечением к разговору посторонних, что удлиняет беседу. Большинство телефонных разговоров можно уложить в три минуты, максимальная продолжительность их пять-шесть минут.
В заключение необходимо отметить, что все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенаправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя. [12]
Утром руководитель может проводить планерки, конференции. Они, как правило, носят кратковременный характер (максимум 15 мин) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается, что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.
Совещания, в противоположность планеркам, более долговременны и не носят, как правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно оно проводится, зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию необходимо:
· Четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;
· Определить: можно ли за одно совещание решить несколько вопросов;
· Тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;
· Заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;
· Как можно раньше послать приглашение участникам;
· Выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;
· Участникам совещания выработать возможные решения по предлагаемым вопросам.
Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа. [4]
Глава 2. Проектирование рациональной организации труда руководителей
Для осуществления практических расчётов выбрана фирма ООО “МегаТэкс”, осуществляющая продажу программных продуктов и оказание консалтинговых услуг по их обслуживанию. В Таблице 1 приведены данные о затратах рабочего времени на осуществление управленческой работы руководителя отдела продаж ООО “МегаТэкс”, полученные в результате составления фотографии рабочего дня от 25.10. 2007 г. . [8]
Таблица 2.1.
Данные о затратах рабочего времени по элементам работы и перерывов руководителя отдела продаж
| Наименование элементов труда или затрат рабочего времени | Затраты времени, мин. |
| 1 | 2 |
| 1. Деловая переписка | 12 |
| 2. Составление плана рабочего дня | 7 |
| 3. Телефонные разговоры с поставщиками | 43 |
| 4. Анализ отчётов от менеджеров | 60 |
| 5. Подписание договоров с поставщиками и покупателями | 12 |
| 6. Разработка на основе полученных отчётов рекомендаций по работе отдела | 92 |
| 7. Доведение рекомендаций до сведения менеджеров | 24 |
| 8. Совещание с руководителями других отделов | 47 |
| 9. Поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов и договорённостей | 48 |
| 10. Ежедневный просмотр текущей информации о состоянии отрасли | 15 |
| 11. Приём клиентов по вопросам заключенных договоров | 40 |
| 12. Отдых | 20 |
| 13. Выезд на склад поставщиков: 13.1Рабочее время 13.2Время затраченное в дороге | 46 20 26 |
| 14. Написание отчёта о текущем состоянии деятельности отдела продаж | 36 |
| ИТОГО: | 502 |
В соответствии с трудовым кодексом рабочий день должен длиться 8 часов (480 минут), как было отмечено ранее, рабочий день руководителя отличается от рабочего дня обычного работника нелимитированностью, что и наблюдается в конкретном случае: рабочий день руководителя длится на 22 минуты дольше определённого ТК РФ. Кроме того, большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам постоянно необходимо дополнительное время, то, как правило, это означает, что вы не смогли организовать свой день. [14]
Исходя из данных таблицы 2.1. проведем индексацию затрат рабочего времени, результаты которой отразим в Форме 2.1.
Индексация затрат рабочего времени по видам:
ВР – время работы;
ОТЛ – время на отдых;
ПНР – время перерывов из-за нарушения режимов работы или
недостатков в организации производства;
ПНД –время перерывов из-за нарушений трудовой дисциплины.
Индексация затрат рабочего времени по содержанию труда:
О –время основной работы;
ПЗ - подготовительно-заключительное время;
ОРМ – время на обслуживание рабочего места.
Индексация затрат рабочего времени по характеру деятельности:
О-А –время административно-организационной работы;
Т - время творческой работы;
Ф-Л –время формально-логической работы;
И – время технической или исполнительской работы. [13]
Форма 2.1
Классификация затрат рабочего времени руководителя отдела продаж
| № п/п | Наименование элементов труда или затрат рабочего времени | Время, мин. | Индексы затрат времени | ||
| по виду | по содержанию труда | по характеру деятельности | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| Деловая переписка | 12 | ВР | О | Ф-Л | |
| Составление плана рабочего дня | 7 | ВР | ПЗ | Ф-Л | |
| Телефонные разговоры с поставщиками | 43 | ВР | О | Ф-Л | |
| Анализ отчётов от менеджеров | 60 | ВР | О | Т | |
| Подписание договоров с поставщиками и покупателями, административных документов | 12 | ВР | О | О-А | |
| Разработка на основе полученных отчётов рекомендаций по работе отдела | 92 | ВР | О | Т | |
| Доведение рекомендаций до сведения менеджеров | 24 | ВР | О | О-А | |
| Совещание с руководителями других отделов | 47 | ВР | О | Т | |
| Поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов и договорённостей | 48 | ВР | О | Т | |
| Ежедневный просмотр текущей информации о состоянии отрасли | 15 | ВР | О | Ф-Л | |
| Приём клиентов по вопросам заключенных договоров | 40 | ВР | О | Ф-Л | |
| Отдых | 20 | ОТЛ | * | * | |
| Выезд на склад поставщиков: 13.1Рабочее время 13.2Время затраченное в дороге | 46 20 26 | ВР ВР ПНР | О | И | |
| Написание отчёта о текущем состоянии деятельности отдела продаж | 36 | ВР | ПЗ | И | |
| ИТОГО, мин: | Ф-502 | ВР - 462, ПНР - 20, ОТЛ – 20, | О - 459, ПЗ - 43, | О-А - 36, Т - 247, Ф-Л - 117, И - 82 | |
Проведем анализ затрат рабочего времени в следующих направлениях:
1. Экстенсивность использования рабочего времени
Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:
А) без учета времени на отдых и личные надобности:
Кэ = (Ф - (ПНР+ОТЛ+ПНД)) / Ф = 1 – (ПНР+ОТЛ+ПНД) / Ф;
Кэ = 1 - (20+20) / 502 = 0,921;
Нормативное значение Кэ без учета времени на отдых составляет 0,94, таким образом рабочий процесс организован достаточно рационально, отклонения составляют - 0,019.
Б) с учетом времени на отдых и личные надобности:
Кэ = (Ф - (ПНР+ПНД)) / Ф = 1 – (ПНР+ПНД) / Ф;
Кэ = 1 - (20) / 502 = 0,961;
Нормативное значение Кэ с учетом времени на отдых и личные надобности составляет 1,0, таким образом, производственные процессы организованы достаточно рационально, отклонения составляют лишь - 0,019.
Коэффициент потерь времени, из-за нарушений режима работы:
Кпнр = ПНР / Ф;
Кпнр = 20 / 502 = 0,039;
Нормативное значение коэффициента Кпнр при рациональной организации управленческого труда равны 0,00, нашем случае подобное значение коэффициента имеет место в связи с влиянием внешних факторов, а именно интенсивным движением на дорогах.
Котл= ОТЛ / Ф;
Котл = 20 / 502 = 0,039;
Значение Котл - коэффициента времени регламентированных перерывов в работе равен 0,039, ниже нормативного значения составляющего 0,06 времени рабочего дня. При недостаточном отдыхе руководителя в течение дня возможно снижение концентрации внимания, раздражительность, общая усталость, что негативно скажется на осуществлении управления. [19]
2. Рациональность использования рабочего времени отражается в следующих показателях, результаты для удобства отразим в таблице 2.2.
Таблица 2.2.
Рациональность использования рабочего времени руководителя отдела продаж ООО “МегаТэкс”
| № п/п | Наименование показателя | Формула | Расчетное Значение | Нормативное Значение,% |
| А. 1.1. 1.2. . | По содержанию труда: Коэффициент времени подготовительно-заключительной работы, Кпз Коэффициент времени основной работы, Ко | % | % | |
| Кпз=ПЗ/ (ПЗ+О+ОРМ) | 43/(43+459) = = 8,56% | 2-4% | ||
| Ко=О/ (ПЗ+О+ОРМ) | 459/(43+459) = = 91,4% | 92-96% | ||
| Б. 2.1. | По характеру деятельности: Коэффициент времени организационно-административной работы, Коа | Коа=ОА/ О | 36/459 = 0,078 | 0,05-0,10 |
| 2.2 | Коэффициент времени творческой работы, Кт | Кт=Т/ О | 247/459 = 0,53 | 0,40-0,50 |
| 2.3. | Коэффициент формально-логической работы, Кфл | Кфл=ФЛ/ О | 117/459 = 0,254 | 0,35-0,40 |
| 2.4. | Коэффициент исполнительской работы, Ки | Ки=И/ О | 82/459 = 0,178 | 0,05-0,10 |
На основе анализа рациональности использования рабочего времени можно сделать вывод о чрезмерных затратах времени на подготовительно-заключительную часть работы. Коэффициент рациональности использования основного рабочего времени почти идеален. Достаточно высок коэффициент исполнительской работы, что, при учёте большого объёма работы рекомендательного характера, указывает на авторитарный стиль управления не только в отделе, но в компании в целом [1]