Доверенность, независимо от срока действия, передается отправителю при первом отпуске товарно-материальных запасов. Поверенный вместе с доверенностью предъявляет и указанный в доверенности документ, удостоверяющий личность.
По окончании отпуска товарно-материальных запасов доверенность сдается в бухгалтерию (или лицу, осуществляющему ведение бухгалтерского учета) вместе с документами на отпуск последней партии товарно-материальных запасов по доверенности.
Отпуск товарно-материальных запасов отправителем по доверенности не рекомендуется производить в случаях:
1) предъявления доверенности с незаполненными реквизитами;
2) предъявления доверенности с поправками и подчистками;
3) не предъявления документа, удостоверяющего личность лица, указанного в доверенности;
4) окончания срока, на который была выдана доверенность;
5) получения сообщения от субъекта, выдавшего доверенность, об ее аннулировании;
6) прекращения деятельности (ликвидации, реорганизации) субъекта, от имени которого выдана доверенность, и другие.
Предприятию рекомендуется определить лиц, которые обеспечивают:
1) контроль за соблюдением правил, устанавливающих порядок оформления, выдачи и регистрации доверенностей;
2) инструктаж лиц, которым выдается доверенность, о порядке представления документов (накладных, других заменяющих документов), о выполнении поручений доверителя;
3) контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов (накладных, других заменяющих документов) в пределах срока действия доверенности;
4) своевременный контроль за возвратом неиспользованных доверенностей.
Товарно-материальные ценности экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает кладовщику.
При отсутствии расхождений поступившие товарно-материальные ценности приходуются на склад путем составления приходного ордера формы № ТМЗ-3. Он применяется для оприходования материалов, поступающих в предприятие от поставщиков или из переработки, и составляется в одном экземпляре материально-ответственным лицом в день поступления запасов на склад.
Если количество или качество прибывших материальных ценностей не совпадает с данными сопроводительных документов, то принимает их комиссия по акту о приемке товарно-материальных ценностей (формы ТМЗ-4).
Акт в 2-х экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Он утверждается руководителем предприятия или другим уполномоченным лицом.
После приемки товарно-материальных запасов акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию предприятия для учета движения товарно-материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении операций по поступлению товарно-материальных запасов, содержащих драгоценные металлы и камни.
В случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, составляется акт формы № ТМЗ-4а. Оформленный документ является основанием для списания с подразделений, ответственных за сохранность товарно-материальных запасов, стоимости этих запасов и возмещения их стоимости за счет виновных лиц. Документ прилагается к акту о приемке товарно-материальных запасов (типовая форма № ТМЗ-4). Заполняется в двух экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй - остается в подразделении.
Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных запасов (ф. № ТМЗ-4б) (приложение 5) применяется для учета товарно-материальных запасов, подлежащих списанию вследствие допущенной в организации порчи, боя, лома. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально-ответственных лиц потерь товарно-материальных запасов. Второй экземпляр остается в подразделении. [8]
Помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами.
Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик). Его принимают на работу по согласованию с бухгалтером предприятия. По установленной форме с кладовщиком заключают типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. При отсутствии должности, заведующего склада его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия с обязательным заключением договора о материальной ответственности.
Учет движения и остатков материалов кладовщик ведет на карточках учета товарно-материальных запасов типовой формы №ТМЗ-5. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершении операции. После каждой записи выводят остаток материальных ценностей. В результате склад предприятия располагает оперативными сведениями о состоянии запасов.
Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами (приложение 6). Лимитно-заборная карта используется для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов для производственных потребностей предприятия (цеха, на объекты, участки) в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем исходя из объемов производственных зданий цехов и с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на месяц, а при небольших объемах списания - на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается цеху-потребителю материальных ценностей, второй - складу. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах карты дату и количество отпущенных запасов и выводит остаток лимита по каждому их номенклатурному номеру. В лимитно-заборной карте подразделения расписывается кладовщик, а в карте склада - представитель подразделения-получателя. Все выданные лимитно-заборные карты регистрируются отделом снабжения (маркетинга) в специальном реестре, копия которого направляется в бухгалтерию для контроля за своевременной сдачей карт после использования лимита. При автоматизации учета отпуска запасов лимит рассчитывается одновременно с выпиской лимитно-заборных карт с учетом использования лимитов.
Бухгалтерия предприятия в установленные сроки осуществляет проверку правильности записи и вывода остатков в карточках на складах. О проведенной сверке бухгалтер ставит свою подпись в графе 9 карточки учета товарно-материальных ценностей.
Все первичные документы со склада сдают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. Приемку документов, оформляющих движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании реестра приемки-сдачи документов типовой формы № ТМЗ-6, составленного материально-ответственными лицами в одном экземпляре.
В конце месяца на склад из бухгалтерии передают ведомость учета остатков товарно-материальных запасов на складе типовой формы № ТМЗ-7, в которую заведующий складом переносит остатки из карточек учета товарно-материальных запасов. После этого ведомость возвращают в бухгалтерию для таксировки и подсчета итогов по учетным группам товарно-материальных запасов и в целом по ведомости. Данные ведомостей сверяют с итоговыми записями в регистрах синтетического учета.
Таким образом, функции заведующего складом сводятся к выписке приходных складских документов, ведению карточек учета товарно-материальных запасов, участию в составлении реестров приемки-сдачи документов и записи остатков в ведомость учета остатков.
По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.
Бухгалтерия хозяйствующего субъекта осуществляет учет приобретения, наличия и расходования материалов не только в натуральном, но и в денежном выражении. [7]
Приобретение и заготовление материалов отражается в бухгалтерском учете на основании приходных документов и платежных требований поставщиков по кредиту счета 671 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на котором осуществляются синтетический и аналитический учет расчетов с поставщиками.
Со склада в бухгалтерию поступают все приходные и расходные документы. После всесторонней их проверки, прежде всего, производят оценку принятых и отпущенных материалов по учетной цене (таксировка документов). Проверенные документы подвергают раздельной группировке в трех направлениях, отраженных на рисунке 2.
Документы | |
| Приходные | Расходные |
| 1. По складам и материально ответственным лицам | |
| 2. По группам или видам материалов | |
| 3. По поставщикам и другим источникам поступления | 3. По объектам калькуляции и объектам других затрат |
Рисунок 2 - Группировка приходных и расходных документов бухгалтерией предприятия
Группировка приходных документов по поставщикам в бухгалтерии совмещается с учетом приобретения материалов и расчетов с поставщиками в журнале-ордере № 6 или в заменяющих его компьютерных распечатках.