Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с руководителями других структурных подразделений, а также руководителем подразделения специальных фондов, подписывается руководителем подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с подразделением специальных фондов, после чего утверждается руководителем органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел учитывается по журналу (карточке) учета подготовленных несекретных документов и хранится в течение года у руководителя подразделения делопроизводства и режима или у лица, ответственного за ее ведение. Заверенная копия утвержденной номенклатуры дел передается в подразделение специальных фондов для контроля за полнотой сдачи дел на хранение. В структурные подразделения органа внутренних дел выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.
Номенклатура дел подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) органа внутренних дел. Названиями разделов номенклатуры дел органа внутренних дел являются наименования его структурных подразделений или направления деятельности. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.
При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела.
В номенклатуру дел включаются также дела временно действующих органов (комиссий, советов и других), не законченные производством дела прошлых лет (переходящие дела) и дела с документами, поступившие из других органов внутренних дел (организаций) для продолжения их ведения. Помимо дел в номенклатуру дел вносится журнал учета журналов и картотек.
Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел следующего года за порядковым номером в номенклатуре дел текущего года.
После введения в действие новой номенклатуры дел делается отметка в номенклатуре дел истекшего года о перерегистрации переходящего дела: «Переходящее, ведется с ____ года».
Дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим основным признакам:
1. Предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации).
2. Виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое).
3. Адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими организациями).
4. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребления в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и других), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
· название вида дела или разновидности документов;
· наименование органа внутренних дел или его структурного подразделения (автора документа);
· наименование подразделения (организации), которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
· краткое содержание документов дела;
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела;
· указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. Сведения, составляющие государственную тайну, в заголовки дел не включаются.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.
В заголовках номенклатурных дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
Наименование органа внутренних дел (организации) в качестве автора документов указывается кратко.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Корреспонденты не указываются, если дело содержит переписку с разнородными организациями. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
В заголовках номенклатурных дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период на (за) который составлены планы (отчеты).
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные сообщаются в соответствующее подразделение специальных фондов.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатурные дела формируются в органах внутренних дел:
· при централизованном ведении делопроизводства - подразделением делопроизводства и режима;
· при децентрализованном ведении делопроизводства как структурными подразделениями органа внутренних дел (лицами, ответственными за ведение дел), так и подразделением делопроизводства и режима.
Ведение и хранение дел непосредственно сотрудниками структурных подразделений органа внутренних дел допускается с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел и по согласованию с руководителем подразделения делопроизводства и режима.
Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:
· к делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;
· в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие сроком исполнения на последующий год);
· документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
· каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных правовых актов МВД России;
· в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
· в делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле;
· по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 40мм. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и далее.
При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений.
Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.
Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела.
При подшивке в дело документов, имеющих приложения, они вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, как одна позиция и отметок о наличии приложений, в том числе и несекретных, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и заверительном листе не делается.
Распорядительные документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.
Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года.
Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению.
Дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под расписку в номенклатуре дел с указанием даты.
По законченному производством делу (тому дела) в номенклатуре дел исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делается запись с указанием даты окончания дела (тома дела), количества листов в нем и других необходимых данных.
Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.
Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения. Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел. Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.