Приказы. Указания
Приказ – распоряжение руководителя организации, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы большей частью относятся к внутренней служебной переписке, среди них можно выделить: ежегодные, повседневные, чрезвычайные, специальные и прочие приказы.
Резолюции на документах
Резолюция – знак того, что документ, доставленный в ваш адрес, не просто побывал у вас в руках, но и оставил своим содержанием некий след в вашей памяти. Более того – очень часто резолюция носит не столько ознакомительный, сколько директивный характер и содержит конкретные указания (или рекомендации) по работе вашим подчиненным (или коллегам).
Основные правила при написании резолюций: краткость, адресность, наличие срока исполнения документа, конкретность, ясность.
2.3 Информационно-справочные документы
Письма
Деловые письма оформляются на специальных бланках («бланках строгой отчетности»), отпечатанных типографским способом. Формат бланка – А4, значительно реже А5 или А3. А3 – для отработки обширных приложений к деловым письмам, или в качестве основы письма презентации. А5 – для оформления сопроводительных писем, справок по запросам и т.п.
В зависимости от специфики вопроса письма делятся на: 1) официальные деловые письма, 2) частные деловые письма, 3) рекомендательные письма, 4) письма-запросы, 5) письма-жалобы, 6) сопроводительные письма.
Общая структура делового письма: 1) заголовок, 2) дата написания, 3) наименование и адрес получателя, 4) вступительное обращение, 5) указание на общее содержание письма, 6) основной текст, 7)заключительная форма вежливости, 8) подпись отправителя, 9) ссылка на приложение (приложения), 10) приложения, 11) сведения об исполнителе, 12) постскриптум.
Оперативные информационно-справочные документы
1) телеграммы – передаются по телеграфу. Категории телеграмм: простая, срочная, правительственная и международная. Виды телеграмм: фототелеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.,
2) телетайпограммы,
3) телефонограммы – оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается о руки,
4) факсограммы – передача любого оригинального текста со всеми особенностями его оформления,
5) E-mail – сообщения – передача текста посредствам электронной почты через локальную сеть.
2.3 Информационно-аналитические документы
Служебные записки
Виды служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические, записки adhoc, записки о состоянии дел за период времени.
Характерные особенности, отличающие служебную записку от доклада: 1) малые сроки подготовки, 2) ограниченный контингент составителей документа, 3) относительно небольшой объем текста записки, сочетающийся с высокой степенью его информативности, 4) особую ценность для содержания записки представляет ее актуальность, 5) записка почти всегда адресована конкретному лицу.
Типовая служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате (адресатах, если рассылаются копии) и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.
Дайджесты. Обзоры (ревю)
Дайджест – краткое содержание, «выжимка» из документа. Ревю – краткий обзор группы документов, объединенных какими-либо общими признаками. Как правило, обзоры, помимо информационной части, содержат также и аналитическую.
Описание создания:
1) получение и уяснение задания: тема дайджеста, объем документа, привлекаемые источники, сроки подготовки, наличие аналитической части, ее объем, основные акценты в ней, особенности оформления (наличие приложений, иллюстраций и т.п.), количество экземпляров;
2) составление общего плана: чему уделить в документе главное внимание, какие вопросы осветить дополнительно и в каком объеме, какие материалы запросить дополнительно, кто может оказать помощь или выступить в качестве рецензента, предусмотреть резерв времени на непредвиденные обстоятельства;
3) подбор материала;
4) систематизация и детальное изучение материала;
5) выбор фрагментов, отдельных материалов (статей, таблиц и т.п.);
6) взаимоувязка фрагментов содержания и окончательное их расположение;
7) предварительный просмотр;
8) составление оглавления;
9) окончательный просмотр;
10) репродуцирование (набор, сканирование и печать в едином формате);
11) контрольный просмотр;
12) представление на доклад.
2.5 Регистрационно-контрольные документы
Журналы первичного учета документов
Под первичным учетом (регистрацией) документов обычно понимают совокупность действий персонала организации по изучению, фиксации и сохранению соответствующих сведений на бумажном или машинном носителе.
Отдельные журналы первичного учета вводятся для: 1) входящих документов, 2) исходящих документов, 3) внутренних документов, 4) конфиденциальных документов, 5) документов особой важности (литерных и пр.).
Задачи, решаемые с помощью журналов первичного учета: 1) учет документов, 2) обеспечение сохранности документов, 3) осуществление оперативного поиска документов, 4) контроль исполнения документов.
Схемы первичного учета документов: 1) централизованная, 2) децентрализованная, 3) смешанная – унифицированная (единая для всех организаций).
Регистрационно-контрольные карточки
Регистрационно-контрольная карточка (РКК) – формализованный документ учета и текущего контроля за состоянием (исполнением) документов в организации.
Обязательные реквизиты РКК:
- сведения об исполнителе (отправителе или разработчике) документа,
- наименование вида документа, заголовок к тексту документа (иное указание на краткое содержание) документа,
- дата (поступления или подписания) документа,
- номер входящего документа,
- ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (для исходящих документов),
- содержание резолюции на документе (текст поручения, дата, фамилия поручителя, фамилия исполнителя),
- отметка об исполнении документа и помещении его в дело.
В дополнение к обязательным реквизитам на РКК (как правило на обороте) могут быть помещены сведения:
- об исполнителях (если их несколько и на лицевой стороне указан только ответственный исполнитель),
- о ходе исполнения документа,
- о приложениях к документу.
Оформление дел. Внутренняя опись
Под делом подразумевается совокупность документов, объединенных по номинальному (то есть по виду) или функциональному (по назначению) признаку и подшитых (сброшюрованных в твердый переплет) в обратном хронологическом порядке.
Обязательными реквизитами обложки дела являются:
- наименование организации (структурного подразделения),
- номер дела,
- номер тома (для многотомных дел),
- заголовок дела (название вида документов, название организации или подразделения либо сведения об адресате или корреспонденте документов, указание на краткое содержание документов),
- даты открытия и закрытия дела,
- указание о сроках хранения дела.
Внутренняя опись дела – формальный документ, предназначенный для учета подшитых в данный том дела материалов организации.
Документация оперативного контроля за состоянием документов организации
К документам оперативного контроля относятся: 1) справка о состоянии исполнения документов на испрашиваемую дату (составляются, как правило, по группам документов), 2) справка о состоянии поэтапного (текущего) исполнения срочных и особо важных документов (ведется на один документ, ведется с момента начала исполнения до его окончания, о текущем отставании от сроков делается письменная отметка в справке и доклад руководителю.
2.6 Планирующие документы
Программы и планы развития (деятельности) организации
Основополагающими планирующими документами для организации являются программы и планы.
Программа – документ стратегического планирования, определяющий общий характер развития организации, основные направления ее развития, а также перечень наименований и сроков выполнения важнейших мероприятий. Обязательные реквизиты программы: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) печать, 4) название вида документа, 5) заголовок к тексту, 6) текст, 7) дата документа, 8) место составления (издания) документа, 9) отметка о наличии приложений, 10) подпись.
План – документ среднесрочного и краткосрочного планирования, определяющий полную последовательность выполнения одного из направлений программы, в виде развернутого перечня наименований мероприятий их выполнения. Обязательные реквизиты плана: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) название вида документа, 4) заголовок к тексту, 5) текст, 6) отметка о наличии приложений, 7) подпись.