Табель форм документов – это перечень разрешенных к применению в данной организации единых по структуре (формализованных) документов, при помощи которых должностные лица осуществляют повседневное руководство подразделениями организации.
Задачи:
- учет существующих в организации видов документов (по наименованию),
- классификация существующих документов,
- совершенствование существующих документов,
- оптимизация и разграничение информационных потоков,
- придание юридической силы вновь разработанным документам,
- создание формализованных электронных документов.
Альбом форм документов – это сборник форм документов, разрешенных к использованию в данной организации, который также осуществляет учет существующих в организации форм документов, облегчает и ускоряет их поиск.
Выписки из документов
Выписка из документа представляет собой оформленное в соответствии с действующими правилами точное воспроизведение фрагмента содержания данного документа на твердой основе (бумаге).
Содержание выписки: 1) заголовок документа, 2) наименование документа-источника, 3) основной текст, дословно повторяющий содержание оригинала, 4) заверительную надпись, скрепленная печатью организации.
Копии с документов
Копия документа – это оформленное в соответствии с действующими правилами точное и полное воспроизведение содержания данного документа на твердой основе (бумаге). Содержание копии: 1) заголовок документа, 2) наименование документа-источника, 3) основной текст, в полном объеме дословно повторяющий содержание оригинала, 4) заверительную надпись, скрепленная печатью организации.
Доверенности
Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства при решении определенных вопросов (в основном имущественного характера) перед третьими лицами.
Содержание доверенности: 1) заголовок документа, 2) место и дату подписания, 3) основной текст, включающий в себя указание фамилии, имени и отчества, домашнего адреса, на имя которого выдается доверенность, а также лица, которое выдает доверенность, 4) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.
Справки
Содержание справки: 1) наименование документа, 2) основной текст, 3) сведения об организации, для которой выдана справка, 4) сведения о сроке годности справки, 5) подпись лица, выдавшего справку, заверенная печатью организации.
3. Типы записи текстов документов
По способу фиксации информации документы бывают:
1) письменные – текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма:
а) рукописные – письменные документы, при создании которых знаки письма наносят от руки (только рукописным способом оформляются: автобиографии, заявления, расписки, трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т.п.)
б) машинописные – письменные документы, при создании которых знаки письма наносят техническими средствами. Используют портативные, компактные и канцелярские пишущие машины:
- стандартные механические и электромеханические пишущие машины («УФА-М», «Ятрань»)
- стандартные электронные со строковым дисплеем и без него («Роботрон S6001» и «Роботрон СМ 6908.04») ,
- электронные с речевым вводом информации
в) типографские
г) подготовленные на множительных аппаратах
д) электронные – персональный компьютер
основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:
- помощь в создании документа,
- передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем,
- регистрация документа,
- контроль за исполнением документа,
- перевод текста документа с одного языка на другой,
- защита документов
2) изобразительные – содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
3) графические – изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
4) аудиовизуальные – содержащие изобразительную и звуковую информацию;
5) фотодокументы – изобразительные документы, созданные фотографическим способом;
6) фонодокументы – содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
7) кинодокументы – изобразительные или аудиовизуальные документы, созданные кинематографическим способом;
8) иконографические – документы, содержащие преимущественно изображения произведений искусств, специальной или художественной фотографии;
9) текстовые – содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
10) документы на машинном носителе – документы созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку их информации электронно-вычислительной машиной;
11) видеограммы – изображение документов на экране электронно-лучевой трубки.
4. Заключение. Унификация и стандартизация
Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации. В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
Список использованной литературы
1. Государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело» термины и определения ГОСТ Р 51141-98 дата введения 1999-01-01
2. Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-97
3. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97 Москва: Научная книга, 1998г.
4. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов, Москва, ЮНИТИ-ДАНА, 2000г.