Сюда относится грамотное и ясное распределение обязанностей, четкое понимание структуры функционирования компании, открытые, развитые коммуникации в компании, отношения в коллективе, отношения с руководством.
Более 50% конфликтов во взаимоотношениях руководителей среднего звена непосредственно связано с организацией их взаимодействия в процессе совместной деятельности. А в диаде "начальник - подчиненный" приходится говорить о еще большем числе конфликтов, вызванных противоречиями совместной деятельности. Одной из основных причин конфликтов, возникающих в процессе совместной деятельности, является принятие людьми неграмотных решений (прежде всего управленческих), которые провоцируют конфликты между участниками.
Попробуем определить, что может сделать общение в диаде "руководитель - подчиненный" бесконфликтным?
1. Ставьте ясные задачи. Отдаваемые работникам распоряжения должны быть четкими и полными. Не стоит надеяться, что вас правильно поняли, убедитесь, как именно вас поняли. Пусть сотрудник изложит сам задачу так, как он ее представляет, определит ее цели, ожидаемые результаты и способы их достижения.
2. Обеспечьте возможности для исполнения порученной работы. Если у вас есть возможность обеспечить работника всем необходимым для выполнения поручения, сделайте это. Инициативность работника не исключает сотрудничество.3. Соблюдайте законодательство. Все, что бы ни происходило в компании, должно соответствовать законодательству. Будьте примером для своих сотрудников.
4. Не будьте категоричными. Оставляйте работникам шанс исправить допущенные ошибки, не делайте поспешных выводов. Не допускайте попустительства, будьте мудры и справедливы.
5. Будьте объективны. Оценивая результаты деятельности работников, всегда учитывайте начальные условия, компетентность, опыт и другие факторы. Если судить лишь по результатам других сотрудников, это будет не совсем правильно.
6. Критикуйте грамотно. Еще Сенека говорил, что "самый сильный тот, у кого есть сила управлять собой", поэтому, критикуя, не переходите на личные оценки, критикуйте по существу, относительно дела, поступка.
7. Не обобщайте. Критикуя, не переносите оценки на весь коллектив, говорите конкретно. Фразы "да Вы вообще", "Вы всегда так говорите…", "все, что Вы делаете…" недопустимы.
8. Будьте умеренны. Проявление негативных эмоций неизбежно, однако, попытайтесь управлять собой в ярких эмоциональных ситуациях.
9. Будьте конструктивны. Критикуя, говорите о том, как вы предлагаете исправить ошибки, предлагайте выход из ситуации. Указать на ошибку всегда легче, нежели найти решение.
10. Будьте равными. По психологическому статусу руководитель и сотрудник равны. Поэтому, общаясь, важно показывать, что вы признаете это равенство. Можно быть богаче, старше, опытнее, но по своей сути все люди равны друг перед другом.
11. Будьте справедливы. Никогда не позволяйте себе срываться на сотрудниках, которые находятся у вас в подчинении. Плохое настроение или собственная невнимательность не дают вам оснований быть неуважительным к своим сотрудникам и использовать их в качестве "громоотвода".
12. Будьте примером. Являйтесь примером для своих сотрудников. Проявление бесконфликтности, умения контролировать свои эмоции и сгладить ситуацию, объективности, уважения, толерантности подает положительный пример для работников. Именно такого руководителя будут уважать и даже прощать ему некоторые недоработки, ведь он - тот человек, у которого следует учиться. Никто не в силах дать полную гарантию на отсутствие конфликтов в организации, конфликты - это естественное явление, источником которых выступают противоречия и проблемы.
Однако своевременный анализ организационных условий, характера взаимоотношений в коллективе, политики деятельности могут указать вам моменты, на которые следует обратить внимание.
Конфликтные ситуации возникают не только по организационным причинам, но и по личным. К таковым относятся все те факторы, которые касаются непосредственно личности сотрудника - это особенности восприятия, характер, принципы, ценностные ориентации, семейные взаимоотношения и др. Не новостью будет замечание, что личное самочувствие отражается на работоспособности сотрудника, на показателях деятельности, на формировании отношений с коллективом, поэтому личные проблемы могут создать и проблемы в деловой сфере.
На наличие личных проблем у сотрудника могут указать следующие моменты:
прежде активный сотрудник не проявляет прежней заинтересованности в деятельности;
работник избегает общения, стал замкнутым, погруженным в себя;
работник стал принимать лекарственные препараты, которые ранее не принимал;
работник стал излишне ворчливым, постоянно не довольным;
увеличилось количество ошибок, допускаемых работником;
работник стал невнимательным и рассеянным;
участились случаи прогулов, отсутствия на рабочем месте.
В заключение необходимо обратить внимание еще и на то, что бесконфликтный коллектив начинает формироваться на этапе его создания и подбора персонала. Соответствие кандидата всем профессиональным, психологическим, нравственным, физическим требованиям во многом определяет эффективность его дальнейшей деятельности и взаимоотношения в коллективе.