СУщность Управления Проектами
Все мы являемся свидетелями и участниками беспрецедентных перемен, происходящих в нашем обществе и экономике, которые происходят в связи с развалом СССР. Украина, обретя независимость, пошла по пути формирования рыночной экономики, и интеграции в мировое сообщество.
Переход на новые методы хозяйствования, потребовал и новых форм управления.
Управление, как было сказано выше, это процессы планирования, организации, мотивации и контроля, необходимые для того, чтобы сформулировать и достичь определенную, заданную цель.
Фактически управление зародилось одновременно с людским обществом. Однако только в начале ХХ века оно сформировалось как отдельная дисциплина. Тогда же были сформулированы основные принципы управления.
Принципы управления - это базовые, обязательные правила, по которым функционирует подсистема управления в общей то ли технической, то ли биологической, экономической, социально-общественной системе:
- Принцип научности. Научное управление состоит в том, что орган управления, каждый руководитель, при выполнении своих обязанностей исходит из научных принципов руководства.
- Принцип планирования. Суть его состоит в формировании стратегических направлений экономического и социального развития общества
- Принцип материального и морального стимулирования труда.
Различают три формы материальной заинтересованности: общественную, коллективную, индивидуальную:
общественная - обусловлена производственными отношениями;
коллективная - учитывает определённые отношения между коллективом и государством, финансовой и кредитной системами;
индивидуальная - это все формы заработной платы и премирования.
- Принцип ответственности (ПО).
Его использование означает построение чёткой организационной структуры, подробную разработку положений про права и обязанности исполнителей, руководителей. Различают моральную, материальную и административную ответственность.
- Принцип единоначалия и коллегиальности. Суть принципа заключается в необходимости выбора взаимосвязанных форм участия руководителя объекта управления, его помощников и коллектива трудящихся в организации управления производственно-хозяйственной и социальной деятельности объекта.
В государствах бывшего СССР Управление проектами не рассматривалось как область профессиональной деятельности, несмотря на накопленный богатый опыт управления в осуществлении многих проектов. Достаточно вспомнить, что в СССР успешно, с точки зрения сроков и достигнутых технических результатов, осуществлен ряд крупных проектов -знаменитые стройки первых пятилеток, организация в годы ВОВ промышленности, создание атомной и водородной бомб, космические программы и многое др.
Теперь с интеграцией Украины в мировую экономику ситуация быстро меняется. Во всех развитых странах Управление проектами признано важной методологией и инструментом планирования, контроля и координации осуществления проектов. Вместе с бурными изменениями в экономической жизни нашей страны меняются и наши устоявшиеся понятия, и привычные представления.
Так, раньше слово "проект" долгое время монопольно использовалось инженерами, и было связано с представлением о комплекте технической и сметной документации для строительства или новых технических разработок.
Теперь же понятие "проект" используется и финансистами, экономистами, политиками, учеными, предпринимателями, которые задумывают и воплощают в жизнь намерения с заранее установленными целями, требованиями к срокам, стоимости, риску и качеству ожидаемых результатов.
Проект (project) - это что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие.
Проект - некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. ("Кодекс знаний об управлении проектами", Институт управления проектами США).
Все мы постоянно осуществляем проекты в своей повседневной жизни.
Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт в квартире, проведение исследований, написание книги... Все эти виды деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их проектами.
Отличительные признаки проекта.
1) направленность на достижение конкретной цели/целей, которые могут быть достигнутые с одновременным выполнением ряды технических, экономических и других требований;
2) координированное выполнение взаимосвязанных действий (внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов включительно);
3) ограниченная протяженность во времени (любой проект имеет четко определенный срок начала и срок завершения);
4) ограниченность ресурсов (любой проект имеет свой объем материальных, человеческих и финансовых ресурсов, которые используются за установленным и лимитированным бюджетом);
5) определенная мера неповторимости и уникальности (как цели, так и условий его осуществления );
6) неизбежность разных конфликтов (риск).
Известный закон Лермана гласит: "Любую техническую проблему можно преодолеть, имея достаточно времени и денег", а следствие Лермана уточняет: "Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег".
Именно для преодоления сформулированной в следствии Лермана проблемы и была разработана методика управления деятельностью на основе проекта. А распространение данной методики управления на различные сферы деятельности является дополнительным доказательством ее эффективности.
Если попросить неопытного менеджера описать, как он понимает свою основную задачу в выполнении проекта, то скорее всего он ответит: "Обеспечить выполнение работ". Это действительно главная задача руководителя. Но если задать тот же вопрос более опытному менеджеру, то можно услышать и более полное определение главной задачи менеджера проекта:
"Обеспечить выполнение работ в срок,
в рамках выделенных средств,
в соответствии с техническим заданием".
Именно эти три момента: время, бюджет и качество работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта.
Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект.
Под управлением проектом подразумевается - деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).
За тридцать с лишним лет, в течении которых применяется технология управления проектами, был разработан целый ряд методик и инструментов, призванных помочь руководителям проектов управлять этими ограничениями.
Для того чтобы справиться с ограничениями по времени используются методы построения и контроля календарных графиков работ.
Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из под контроля.
Для выполнения работ требуется их ресурсное обеспечение и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).
Из трех основных ограничений труднее всего контролировать ограничения по заданным результатам проекта. Проблема заключается в том, что задания часто трудно и формулировать, и контролировать. Для решения данных проблем используются, в частности, методы управления качеством работ.
Итак, руководители проектов отвечают за три аспекта реализации проекта: сроки, расходы и качество результата.
В соответствии с общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому, в большинстве методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика.
Управление проектами - не просто управление вообще, а успешное управление. Иначе говоря, Управление проектами обрекает проект на успех.
Управление проектами - это искусство руководства, координации усилий людей и использования ресурсов с применением достижений современной науки и современных технологий для успешного осуществления целей проекта по результатам, стоимости, времени и удовлетворения заинтересованных участников проекта.
На практическом уровне управление проектом - это действия, направленные на решение проблем, связанных с возникающими задержками, изменениями, препятствиями и открывающимися возможностями в процессе реализации проекта. Как грамотно организовать проект и отслеживать этапы его выполнения?
Для этого необходимы специалисты в области УП.
История методик управления проектами насчитывает пять тысяч лет. Результаты одних проектов мы с вами видим до сих пор (египетские пирамиды и ирригационные каналы, Великая китайская стена), а о других можем судить лишь по описаниям современников (военные походы Чингиз-хана и Александра Македонского, морские экспедиции Колумба и Магеллана). Сегодня существуют серьезные научные работы, посвященные методам управления проектами, которые применяли древние египтяне при строительстве пирамид и викинги, когда проводили военные операции. Вот, где приходит на ум пословица "Все новое—это хорошо забытое старое"…
Современные методы управления проектами уходят корнями в 50-е годы текущего столетия. Практически одновременно две проектные группы представили методы управления сложными комплексами работ.