Внешняя среда организации – совокупность переменных, которые находятся за пределами организации и не являются сферой непосредственного воздействия со стороны ее менеджмента.
Внешняя среда прямого воздействия – это все организации и люди, которые связаны с данной организацией в силу выполняемых ею целей и задач.
Внешняя среда косвенного воздействия – это факторы и условия, которые, не оказывая прямого воздействия на текущую деятельность организации, предопределяют важнейшие решения, принимаемые ее менеджментом.
Внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на процесс преобразований. Особое место здесь занимает организационная культура, ресурсы, цели и организационная структура.
Тема 3. Функции менеджмента.
3.1 Функция планирования
Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. По сути своей, функция планирования отвечает на три следующих основных вопроса:
1. Где мы находимся в настоящее время? Руководители должны оценивать сильные и слабые стороны организации в таких важных областях как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы. Все это осуществляется с целью определить, чего может реально добиться организация.
2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, такие как конкуренция, клиенты, законы, политические факторы, экономические условия, технология, снабжение, социальные и культурные изменения, руководство определяет, каким и должны быть цели организации и что может помешать организации достичь этих целей.
3. Как мы собираемся сделать это? Руководители должны решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнения целей организации.
Планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей.
3.2 Функция организации
Организация как процесс представляет собой функцию, суть которой состоит в систематической координации множества задач и формальных взаимоотношений людей, их выполняющих. Функцию организации следует рассматривать в 2-х направлениях:
- установление взаимоотношений между членами организации в рамках её структуры (взаимоотношение полномочий);
- формирование организационной структуры, т.е. деление организации на подразделения в соответствии с ее целями и стратегией.
Каждый элемент структуры управления организацией (подразделение, должность) является носителем определенных управленческих полномочий.
Полномочия – это совокупность официально предоставляемых прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах организации.
Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий определенному лицу, которое принимает на себя обязательства их выполнения. Делегирование полномочий связано с двумя важнейшими принципами управления:
- принципом единоначалия;
- принципом управляемости (норма управляемости).
Существуют следующие виды управленческих полномочий:
Распорядительные полномочия. Они бывают линейными и функциональными, ими обладают руководители.
Рекомендательные (консультант, референт, специалист).
Контрольно-отчетные полномочия (аудиторы, ревизоры).
Координационные полномочия (координационные советы, комитеты, комиссии на постоянной или временной основе).
Согласительные. Они могут быть:
предостерегающими (юрист);
блокирующими (главный бухгалтер).
Полномочия неотделимы от ответственности.
Ответственность – обязательства работника выполнять задачи, присущие занимаемой им должности и отвечать за результат своей деятельности. Ответственность не делегируется.
Полномочия и ответственность должны соответствовать друг другу.
3.3 Функция мотивации
Мотивация - совокупность внешних и внутренних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы этой деятельности и придают ей направленность, ориентированную на достижение определенных целей.
Для понимания сущности мотивации необходимо рассмотреть следующие основные понятия.
Мотив - то, что вызывает определенные действия человека. Он имеет персональный характер и зависит от множества факторов. Мотивы «включаются» под влияние стимулов. В качестве стимулов могут выступать не только материальные предметы, но и действия других людей, предоставляющиеся возможности, надежды и т.д.
Мотивы можно разделить на 2 группы: экономические и неэкономические.
Экономические мотивы могут быть прямыми (зарплата, премии, льготы) или косвенными, облегчающими получение прямых (дополнительное свободное время, сокращенный рабочий день, гибкий график работ, увеличенный отпуск.)
Неэкономические мотивы делятся на организационные (мотивация целями, привлечение к участию в делах организации, обогащение труда) и моральные (личное и публичное признание, похвала и критика).
Потребность – осознанное отсутствие чего-либо, вызывающее побуждение к действию.
Вознаграждение – то, что человек считает для себя ценным.
Оно бывает внутренним (его дает сама работа) и внешним (дается организацией).
Методы мотивации:
1) метод поощрения и наказания;
2) психологические методы мотивации.
Процесс мотивации очень сложен и неоднозначен. Существует большое количество различных теорий мотивации, пытающихся дать объяснение этому явлению. В науке менеджмента все теории мотивации подразделяются на содержательные и процессуальные.
Содержательные теории мотивации – делают основной акцент на определение перечня и структуры потребностей.
1. Теория иерархии потребностей А .Маслоу.
А. Маслоу выделяет 5 групп потребностей:
1. Физиологические потребности. К этой группе потребностей относятся потребности в пище, воде, воздухе и т.д., т.е. потребности, которые человек должен удовлетворять, чтобы поддерживать организм в жизнедеятельном состоянии.
2. Потребности безопасности связаны со стремлением и желанием людей находиться в стабильном и безопасном состоянии.
3. Потребности принадлежности и причастности. Человек стремится к участию в совместных действиях.
4. Потребность признания и самоутверждения связана с желанием людей, чтобы окружающие признавали их компетентными, способными и уважали их за это.
5. Потребность самовыражения состоит в стремлении человека к наиболее полному использованию своих знаний, способностей, умений и навыков.
По мнению А. Маслоу, для человека приоритетны потребности более низких уровней и это сказывается на его мотивации.
2. Теория ERG(ССР) К. Альдерфера.
Согласно данной теории потребности человека могут быть объединены в три отдельные группы:
1. Потребности существования.
2. Потребности связи.
3. Потребности роста.
3. Теория приобретенных потребностей Д. МакКлелланда.
Д. МакКлелланд выделяет 3 группы потребностей:
- потребность достижения;
- потребность соучастия;
- потребность властвовать
3 группы потребностей в концепции Д. МакКлелланда не исключают друг друга и не расположены иерархически.
4. Теория 2-х факторов Ф. Герцберга.
Ф. Герцберг связывал мотивацию с удовлетворенностью и неудовлетворенностью работой.
Факторы, влияющие на устранение неудовлетворенности Ф.Герцберг называл «гигиеническими», или «факторами здоровья» (стиль руководства, политика компании, условия работы, межличностные отношения, заработная плата), а факторы, влияющие на удовлетворенность работников, он называл мотиваторами (трудовые успехи, продвижение по службе, признание и одобрение результатов работы, возможности творческого и делового роста).
Процессуальные теории мотивации.
Процессуальные теории мотивации основываются на том, что конкретно заставляет человека действовать.
Существуют 3 основные процессуальные теории.
1. Теория ожиданий (разработана В. Врумом). Согласно данной теории подчиненные работают наиболее продуктивно, когда они уверены, что оправдаются их ожидания в 3 –х областях:
ожидание в отношении затрат труда – результатов (З?Р);
ожидания в отношении результатов – вознаграждений (Р?В);
валентность (удовлетворенность вознаграждением) (W);
Соотношение этих 3-х факторов представлено на рисунке:
З-Р х Р-В х W = мотивация
2. Теория справедливости (равенства) (основатель С. Адамс). Основная идея данной теории состоит в том, что в процессе работы человек сравнивает то, как были оценены его действия с тем, как были оценены действия других. На основе этого сравнения в зависимости от того, удовлетворен ли он своей сравнительной оценкой или нет, человек модифицирует (изменяет) свое поведение.
Основную идею данной теории можно представить в виде:
Личное вознаграждение = Вознаграждение других
Личный вклад Вклад других
Важным выводом из теории справедливости (равенства) является то, что люди ориентируются на комплексную оценку вознаграждения.
3. Модель Портера – Лоулера комплексная процессуальная теория мотивации. Включает элементы теории ожиданий и теории справедливости. Они ввели три переменные, которые влияют на размер вознаграждения:
- затраченные усилия;
- личностные качества человека и его способности;
- осознание своей роли в процессе труда.
Важнейший вывод: именно результаты труда являются причиной удовлетворения сотрудника, а не наоборот.
3.4 Функция контроля
В современных условиях без надежной системы контроля не может успешно функционировать ни одна организация.