Таким образом, в содержание процесса выработки решения, как и в другие управленческие процессы должно быть включено осуществление управленческих функций этими процессами, т.е. выработка решения, планирование, организация и контроль хода и качества их осуществления.
Следуя методологии анализа и синтеза систем управления, в содержание деятельности по выработке решения необходимо включить:
a) уточнение системы задач, определение подсистем мероприятий, которые необходимо выполнить, чтобы обеспечить эффективное достижение цели деятельности;
b) определение системы факторов внешней и внутренней сред, влияющих на достижение цели и характера их влияния;
c) прогнозное моделирование деятельности по достижению цели;
d) согласование проекта решения с исполнителями;
e) утверждение проекта решения (выбор варианта из числа предложенных) и доведения его до исполнителей.
Содержание решения представляет собой краткое изложение принятого варианта действий по достижению цели. Основной частью его содержания является замысел действий, который должен отвечать на вопросы:
• «Что надо сделать?»;
• «Каким образом нужно делать?»;
• «Какими силами делать?»;
• «К какому сроку нужно делать?»[4]
Кроме того, решение должно предусматривать организацию содействия, обеспечения и оперативного контроля процесс реализации решения. Решение должно включать задачи исполнителям (подчиненным). На низших уровнях иерархии – это задачи по осуществлению, реализации самого решения, на более
высоких уровнях - это задачи по осуществлению следующих типов управления: планирования, организации, мотивации, контроля.
Как выяснилось решение в своей основе имеет, как бы, краткое содержание требований руководства на определенную деятельность. Следовательно при разработке решений необходимо четко поставить цель и задачи, средства по его реализации, а так же контроль за его исполнением.
При рассмотрении алгоритма содержания деятельности на процесс выработки решения будем подходить к деятельности на этапах как к системе, в которой известны вход в де задачи, которые поставлены руководством, и желаемых выход -. деятельности, которая вытекает из задач. Необходимо создать процесс - процесс деятельности и целевую организацию, полно удовлетворяющая требованию эффективного достижения цели.
Считая деятельность как систему задач, которую необходимо решить, чтобы достичь ее цели, применив к ней принципы системного подхода. Раскроем сущность деятельности на этапах процесса выработки решения на каждом этапе процесса выработки решения:
a) 1-й этап -мыслительная творческая деятельность руководителя. Входом первого этапа является возникшая проблема или поставленная вышестоящим руководителем задачи, которую необходимо уяснить и выработать предварительное решение на создание процесса выработки предложений по ее решению.
Выходами этого этапа будут:
• цель и задачи деятельности;
• цель, задачи и основное содержание по выработке предложений;
• сроки выработки предложений;
• примерный состав исполнителей.
Нетрудно видеть, что выходы рассматриваемого этапа распадаются на две задачи:
• первая - определение целей и задач предстоящей деятельности;
• вторая - предварительное решение, основанное на интуиции руководителя, по порядку работы, срокам и составу группы выработки предложений.
Из сказанного следует, что сущностью первого этапа является определение целей и задач будущей деятельности системы и выработки предварительного решения на создание процесса выработки предложений и управленческой цели организации -группы выработки предложений.
Для того, чтобы выполнить первую задачу - определить цель и общее содержание будущей деятельности - необходимо, очевидно, уяснить задачу (проблему), замысел вышестоящего руководителя; определить место своей организации в осуществлений замысла; определить цель, задачи и общее содержание будущей деятельности; решить, что из этой деятельности жестко регламентировано существующими законами, рекомендациями, нормами др. документацией.
На основе решения первой задачи, руководитель принимает предварительное решение по порядку работ, срокам и составу выработки предложений, в результате руководитель должен определить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выработки решения, общую структуру процесса выработки решения, его этапы, необходимость учесть важнейшие мероприятия, которые необходимо выполнить, чтобы решить эти задачи (осуществить этап решения); в самом общем виде учесть условия обстановки, в которых будет осуществляться процесс выработки решений, определить сроки выработки и примерный состав исполнителей, а также создать систему контроля за ходом и качеством решения, то есть создать процесс контроля и организационную группу контроля, осуществляющую его реализацию, в заключение руководитель должен определить задачи ответному исполнителю на разработку плана работы группы. Отметим, что руководитель на первом этапе в качестве основного метода использует свой опыт, интуицию, приводя лишь самые необходимые расчеты.
б) 2-й этап – планирование процесса принятия решений. Вводом 2-го этапа является выход первого, то есть цели и задачи предстоящей деятельности в результате которой должно быть выработано решение, и предварительное решение о структуре процесса его выработки, составе целевой организации и завершения работ.
Целью деятельности на этом этапе должен быть план работы группы выработки предложений, детально отражающий содержание работы, состав группы и завершения работ, система контроля хода и качества вырабатываемого решения, включающая организацию контроля и силы, осуществляющие контроль, а также реальные организации созданные средства реализации этого этапа: группа выработки переложений и контроля хода и качества выработки предложений.
Следовательно, сущностью деятельности на втором этапе является осуществление двух функций управления этой деятельностью: планирование и организации, в результате которого разрабатывается план выработки решения и система контроля, предназначенные для реализации этого плана и осуществления контроля хода и качества запланированных работ.
Следует иметь в виду, что результат деятельности на этом этапе получается на основе уточняемого (на первом этапе) решения руководителя.
Любое планирование является уточнением, детализацией варианта деятельности, то есть решения. Отсюда следует вывод о том, что процесс разработки плана должен совпадать в основном с процессом разработки решения, однако методы, применяемые на этапах планирования, должны быть другими: ведь речь идет лишь об получении, детализации уже выбранного и принятого варианта действий, а не о поисках наиболее приемлемого.
в) 3-й этап - методика уточнения системы задач и определения подсистем мероприятий, обеспечивающих достижение цели. Входом рассматриваемого этапа являются цель деятельности и основные задачи, которые необходимо выполнить для достижения цели, определенные руководителем на первом этапе процесса выработки решения.
Выходом этапа являются система задач, обеспечивающих эффективное достижение цели, и подсистемы мероприятий, обеспечивающих выполнение этих задач с учетом технологии их выполнения.
Сущностью деятельности на этом этапе является уточнение системы задач и определение подсистем мероприятий, обеспечивающих достижение цели.
г) 4-й этап – методика определения набора средств и внутренней среды, влияющих на достижение цели деятельности. Входом четвертого этапа является система задач и определенная подсистема мероприятий, обеспечивающих достижение цели.
Выходом является определение системы факторов внешней и внутренней среды, влияющих как на эффективность деятельности в целом, так и на отдельных ее этапах.
Сущностью же деятельности на этом этапе, очевидно, является анализ особенностей выполнения каждой задачи, каждого мероприятия и на его основе постановки им в соответствие определенного набора факторов внешней и внутренней среды таких, от которых зависит качество их выходов.
Факторы внешней среды, очевидно, ни что иное, как характеристики, координаты состояния системы. Факторы внешней среды - это такие факторы, которые, вообще говоря, не зависят от управляющих воздействий непосредственно, хотя результаты деятельности системы могут изменить и характер влияния этих факторов и сами факторы. Внутренние факторы это управляемые факторы, которые характеризуются системами показателей, по величине которых и следует судить об эффективности деятельности системы в целом. Деятельность, очевидно, должна быть организована так, чтобы обеспечить возможно большее значение этих показателей при существующих ограничениях на время и ресурсы. Иначе говоря, они полностью зависят от выработанных и существенных управляющих воздействий, которые, в свою очередь, также являются факторами внутренней среды.
Предлагаемая методика работы на четвертом этапе, основанная на методологии системного анализа и синтеза, обеспечивает достижение цели деятельности на этом этапе - его выхода.
д) 5-й этап – прогнозное моделирование деятельности по достижению цели. Выходы третьего и четвертого этапов являются входами -следующего пятого этапа - прогнозного моделирования пpогноза достижения цели будущей деятельности, на управление в которой и принимается решение.