Требования к системе контроллинга (стр. 1 из 2)

1. Этапы определения требований

Исходный пункт для определения требований к системе контроллинга: системы контроллинга всегда создаются с учетом специфики предприятий. Требования определяют, что должна давать система контроллинга. Благодаря ориентации на сформулированные цели можно избежать создания системы контроллинга, которая не будет соответствовать потребностям руководства предприятия в информации.

Для разработки требований рекомендуется сформировать команду из пользователей услуг контроллинга, с одной стороны, и из оказывающих услуги контроллинга - с другой. Это необходимо для соотнесения требований с потребностями и возможностями реализации. Руководителем команды должен быть в идеале один из менеджеров предприятия.

Обоснованный анализ важных факторов (производственная программа, стиль руководства) очень важен для определения ориентации системы контроллинга. Сформированная команда не только вправе спрашивать, какие факторы в данный момент важны, но и должна предвосхищать "завтрашний" контекст, чтобы таким образом создавать базу для динамично развивающейся системы контроллинга.

На базе анализа потребности руководящего состава в информации (например, посредством интервью) необходимо письменно зафиксировать сформулированные требования, чтобы избежать ненужных дискуссий по их интерпретации в ходе реализации. На практике часто оказывается, что сформулированные требования не могут быть удовлетворены на одном этапе. Поэтому нужно определить степень значимости требований, т.е. их последовательность в соответствии со срочностью и важностью. В любом случае на первом этапе следует установить минимальные требования, которые однозначно должны быть достигнуты за счет улучшения системы контроллинга (рис.1).

В завершение разрабатывается план мероприятий по реализации требований, т.е. определяется, какие подсистемы контроллинга и как должны быть расширены или оптимизированы. На этом этапе также может быть установлено, что существующая система контроллинга учитывает все требования или же что предоставляется информация и услуги, которые не требуются. Таким образом, сразу могут быть выявлены потенциалы рационализации.

Требования к системе контроллинга определяют меры по ее оптимизации и степень реализации этих мер.

2. Что для этого необходимо

2.1 Контекстные факторы систем контроллинга

Нет системы контроллинга, в одинаковой мере оптимальной для всех предприятий. Чаще всего систему контроллинга приходится создавать заново специально для каждого предприятия. Она должна быть адаптирована к специфическим, контекстным факторам предприятия (рис.3.2). Под ними понимаются внешние и внутренние факторы влияния на концепцию контроллинга.

Внешние факторы касаются окружающей среды предприятия. Здесь различают общую окружающую среду, определяемую культурными и общественными факторами, и среду задач.

К последней относятся такие сегменты, как рынок сбыта и конкуренция, ресурсы (рынок снабжения, кадров и капитала), а также технологии. Необходимость учитывать окружающую среду зависит прежде всего от степени стабильности предприятия. Так, предприятие, находящееся в относительно стабильной окружающей среде, может меньше принимать во внимание внешние факторы, чем предприятие в нестабильной среде. Важность внешних факторов также зависит от степени их влияния на конкретное предприятие. В рамках общей окружающей среды большое значение имеют требования законодательства (политическая среда). В рамках среды задач для многих предприятий ключевую позицию традиционно занимает рынок сбыта. Кроме того, в последнее время из-за уменьшения числа производственных функций, выполняемых в одной компании (аутсорсинг), существенно повысилось значение рынка снабжения во многих отраслях.

Законодательство. Требования законодательства к управлению предприятием и отчетности все в большей степени влияют на организацию контроллинга. Важно создать такую систему контроллинга, которая соответствовала бы требованиям законодательства. При этом необходимо учитывать, во-первых, общие принципы корпоративного управления, во-вторых, специальные требования законодательства: например, требование о внедрении менеджмента рисков, записанное в Законе о контроле и прозрачности в сфере предприятий (KonTraG). В силу все большего сближения внутренней и внешней систем отчетности изменения в бухгалтерии и составлении балансов (например, допускаемые методы амортизации) также могут оказать влияние на систему расчета затрат в контроллинге. Поскольку в этой сфере динамика также возросла, необходимо своевременно предвосхищать будущее развитие.

Рынок сбыта. Включает существующих и потенциальных покупателей продуктов и услуг, а также существующих и потенциальных конкурентов. Если рынок сбыта представляет собой "узкий" фактор для предприятия или имеет большое значение, то это должно найти отражение в системе контроллинга. В частности, система отчетов должна быть в этом случае ориентирована на рынок и содержать наиболее важную информацию и показатели о нем (например, доля рынка, показатели сбыта, степень удовлетворенности клиентов). Точно также в случае внедрения системы раннего распознавания должны учитываться соответствующие индикаторы (например, доверие потребителей). Кроме того, необходимо рассчитывать затраты и составлять калькуляции с учетом тенденций на рынке (расчет целевых затрат и по процессам).

Рынок снабжения. В качестве рынка снабжения рассматривается рынок товаров и услуг, на котором приобретаются средства производства (основные средства), сырье и вспомогательные материалы, а также полуфабрикаты. В силу действия эффекта рычага в сфере закупок - даже минимальная экономия напрямую влияет на прибыль - система контроллинга должна включать и контроллинг закупок. Последний важен при выборе поставщиков и имеет большое значение по причине часто долгосрочного характера договоров поставки. В рамках менеджмента закупок следует осуществлять управление важными отношениями с поставщиками и таким образом своевременно распознавать проблемы. Для этого отдел контроллинга должен разработать информационную систему с учетом специфики снабжения и предоставить необходимые инструменты (например, анализ ABC-XYZ, бенчмаркинг, анализ жизненного цикла продукта). В систему раннего распознавания, которую также необходимо внедрить, следует включить индикаторы, ориентированные на сферу снабжения.

Внутренние факторы (см. рис. 2) должны в принципе учитываться все, даже если они и различаются по своему значению.

Производственная программа. Под производственной программой понимается совокупность всех продуктов и услуг, которые предприятие предлагает на рынке. Влияние производственной программы на контроллинг разнообразно: отдел контроллинга имеет своей задачей разработку системы информирования и отчетности, которая делает возможным принятие решений об изменении или дополнении программы. Чем шире и глубже производственная программа, тем сложнее эта задача. Особые требования предъявляются к системе финансов и учета, в частности к расчету затрат, которые должны быть дополнены специальной статистикой и анализом производственной программы. Отдел контроллинга должен построить системы информирования и планирования таким образом, чтобы обеспечить возможность текущего точного планирования прибыли по отдельным продуктам и возможность текущего контроля прибыли.

Технология производства продукции/услуг. Совокупность машинного оборудования, технологий и методов производства продукции и выполнения услуг прежде всего влияет на структуру методов калькуляции и на систему отчетности. Кроме того, контроллер с помощью инвестиционных расчетов и расчетов плановых результатов должен предоставить ясную основу для принятия решений в области технологических изменений. Особенно важно, что на основе точного разделения видов затрат, плана центров затрат и расчета затрат по продуктам можно четко показать, как изменится результат при изменении технологии.

Размер предприятия. С увеличением размера предприятия возрастает сложность проблем координации. В силу этого значение контроллинга также увеличивается. На крупных предприятиях контроллинг является неотъемлемым компонентом организации. Однако это не означает, что концепция контроллинга привязана к определенному размеру предприятия. Как раз средние предприятия нуждаются в обоснованной информации для управления предприятием, поскольку проблемы выживания здесь особенно острые. Размер предприятия влияет не только на организацию контроллинга, но и на систему учета, которая является количественной интерпретацией плана счетов, центров финансовой ответственности, продуктов и видов затрат и содержит качественные аспекты, например прозрачность внутрифирменного расчета стоимости продукции/услуг.

Организация предприятия. Оказывает решающее влияние на организацию контроллинга, а также на структуру системы планирования, расчета затрат и системы отчетности. В зависимости от значения отдельных функциональных и продуктовых сфер рекомендуется внедрение децентрализованных отделов контроллинга. Если затраты на исследования и разработки на высокотехнологичном предприятии выше среднего, то привлечение контроллера по исследованиям и разработкам оправданно. Количество, структура и содержание планов и отчетов, а также методы и критерии разделения, используемые в расчете затрат, прямо обусловлены организационной структурой, поскольку все эти системы отражают существующую организацию. Например, на предприятии с организацией в виде центров прибыли требуется иная информация о затратах (или выручке), чем при образовании центров затрат.