Мотиваційний потенціал найважливіша складова частина трудового потенціалу, що значно впливає на інші його елементи. Від ступеня реалізації мотиваційного потенціалу багато в чому залежить ефективність використання трудового потенціалу в цілому. Мотиваційний потенціал формується під впливом зовнішніх і внутрішніх стимулів трудової діяльності й відбиває рівень та структуру потреб, схильностей, інтересів, ціннісних орієнтацій, що можуть бути задоволені чи реалізовані в ході трудового процесу. Моральний потенціал визначається багатьма психологічними складовими: рисами характеру, ціннісною орієнтацією, спрямованістю особистості, трудовою мотивацією. Він перебуває в тісному зв'язку з трудовою мораллю – комплексом норм поведінки людини в процесі праці, що спирається на загальне розуміння місця і значення праці в суспільстві, що включає в себе позиції, мотиви й задоволеність учасників трудового процесу. На трудову мораль величезний вплив справляють соціальні й економічні фактори: виховання та освіта, рівень культури, моральні принципи суспільства, рівень економічного розвитку, ставлення до власності, організаційна культура, осуд і санкції за порушення трудової дисципліни та багато інших. Моральний потенціал відображає ступінь засвоєння норм трудової моралі і ступінь готовності дотримуватися цих норм у процесі праці.
Нормативно-рольова компонента забезпечує залучення особистості до засвоєння запропонованих соціальних норм та ролей і виконує функцію інтеграції працівника в середовище, координації дій людей у суспільстві. Особистість засвоює нормативну систему, що існує в суспільстві і визначає бажаний тип працівника. Адаптаційна компонента забезпечує безпосередні контакти й активно-перетворювальні взаємини із середовищем. Цей рівень трудового потенціалу є активним способом впровадження в середовище, його прийняття і перетворення [3].
Але система трудового потенціалу – це не просто сума компонент, але й зв'язки, взаємодії, що виникають між ними в процесі залучення особистості до трудового процесу (рис. 2).
Управляючи трудовим потенціалом організації (ТПО), необхідно виходити з того, що НТП веде до циклічного оновлення всіх факторів та елементів виробництва. Управління ТПО за таких умов має на меті звести до мінімуму частку нереалізованих можливостей робочої сили. Воно повинне ґрунтуватись на дотриманні наступних чотирьох принципів:
а) відповідність ТПО характеру, об’єму і складності трудових функцій виробництва;
б) обумовленість структури ТПО матеріально-рисовими факторами виробництва;
в) забезпечення ефективного використання ТПО;
г) створення умов для професійно-кваліфікаційного просування робочих і розширення їх виробничого профілю.
Про повне використання ТПО можна говорити при одночасному врахуванні вимог всіх чотирьох принципів. У цьому випадку створюються умови, які дозволяють здійснювати модернізацію виробництва, не допускаючи розриву між рівнями техніки, технології і кваліфікації кадрів, та реалізувати всі потенційні можливості працівників [58, с. 591].
Система роботи з формування ТПО включає:
процес комплектування ядра колективу, здатного постійно підтримувати оптимальний рівень ТПО;
створення умов, які б сприяли адаптації працівника на підприємстві, створенню його різноманітних зв’язків у процесі роботи;
організацію системи професійно-кваліфікційного просування і різностороннього розвитку робітника в системі робочих місць підприємства;
здійснення заходів, що попереджують появу незадоволення у працівника своїм положенням, з метою скорочення плинності кадрів і зменшення тих негативних наслідків, які обумовлені нею.
Підсумком комбінації всіх структурних елементів трудового потенціалу є те, що він стає здатним до реального функціонування.
Функції трудового потенціалу – це його здатність задовольняти потреби особистості та суспільства, обумовлені поділом праці, спеціалізацією і професіоналізацією особистості. До основних функцій трудового потенціалу належать: виробнича, стабілізації, перетворення, комунікативна, трансляційна і синтезу [45].
Необхідно враховувати, що трудовий потенціал підприємств не є простою арифметичною сумою потенціалів працівників. За умови продуктивної спільної роботи трудовий потенціал підприємства може значно перевищувати її. Тут спрацьовує синергетичний ефект, пов'язаний з величезними можливостями групової, спільної роботи, з високим ступенем співробітництва, великою відповідальністю кожного працівника, його високою організаційною культурою.
Слід виділити 3 групи умов, що обумовлюють ефективність використання трудового потенціалу:
1) рівень розвитку продуктивних сил (матеріально-технічні умови). Ця група умов характеризує технічну структуру виробництва, що відображає ступінь озброєності працівників засобами виробництва і є одним з найважливіших показників рівня розвитку продуктивних сил суспільства (це виражається через показники фондоозброєності, енергооснащеності);
2) система виробничих відносин (суспільно-економічні умови). Ця група умов характеризується соціальним ладом і сукупністю виробничих відносин. Ринкові відносини сприяють формуванню об'єктивних, якісно нових умов ефективного використання трудового потенціалу. Серед них необхідно виділити різноманіття форм власності. Це викликає суперечності в умовах усуспільнення праці. Зміна форм власності створює умови для виникнення великої мережі малих підприємств, їх об'єднання і банкрутства, що в остаточному підсумку визначає особливості трудових відносин у кооперативному і приватному підприємствах, у їх працезабезпеченні та працевикористанні;
3) природні. Ця група умов впливає на формування, розподіл і використання трудового потенціалу. До них відносяться: природнокліматичні, історичні, демографічні умови, традиції та звичаї населення.
Оптимізація трудового потенціалу за критерієм ефективності результатів може здійснюватися в наступних напрямках. По-перше, через підвищення рівня трудового потенціалу конкретного працівника і на цій основі збільшення синергетичного ефекту. По-друге, за рахунок удосконалення всіх стадій відтворення трудового потенціалу всіх рівнів, тому що цього вимагає нова соціально-економічна ситуація, що склалася в Україні. Слід зауважити, що оптимальність як характеристика трудового потенціалу полягає в одночасному розвитку всіх елементів трудового потенціалу. Якщо розвиток якої-небудь однієї якості трудового потенціалу не супроводжується відповідним розвитком іншої, то такий процес не оптимальний, тобто оптимальність полягає в динамічному кількісно-якісному узгодженні всіх елементів трудового потенціалу з потребами виконуваної роботи [51].
Формою розвитку, руху трудового потенціалу є процес відтворення, який передбачає постійне відновлення, повторення або поновлення споживаного (функціонуючого) трудового потенціалу в суспільному виробництві [25].
На думку багатьох вчених, процес відтворення трудового потенціалу, аналогічно до процесу відтворення суспільного продукту, у своєму русі послідовно проходить фази виробництва, розподілу, обміну та споживання. Інші вважають, що процес відтворення трудового потенціалу являє собою єдність трьох фаз: формування, розподілу та використання [27]. Доцільно дослідження, відтворення трудового потенціалу розглядати як 4‑фазний процес, який включає: формування трудового потенціалу в певному кількісному та якісному вираженні; розподіл за основними сферами та галузями суспільного виробництва; обмін та використання (реалізацію) трудового потенціалу відповідно до потреб підприємства.
Використання трудового потенціалу заключна фаза в процесі відтворення. Використання трудового потенціалу тісно пов'язане з його формуванням і розподілом. Чим більший трудовий потенціал сформований, тим вища його віддача у фазі використання. Аналогічно, чим раціональніше розподілені трудові ресурси в розрізі окремих підрозділів і колективів, тим значнішим може бути результат, досягнутий від використання однієї й тієї ж величини сформованого трудового потенціалу. Тому етап використання трудового потенціалу є показником ефективності фаз його формування, розподілу та обміну. Водночас використання трудового потенціалу здійснює досить активний зворотний вплив на процеси формування, розподілу та обміну, диктує їм свої вимоги, створює нові стимули для їх удосконалення.
З метою підвищення ефективності реалізації трудового потенціалу ключова роль відводиться формам його використання екстенсивній та інтенсивній. Екстенсивна форма передбачає залучення до господарського обігу його кількісної складової, а інтенсивна характеризується введенням якісної складової трудового потенціалу [46].
Таким чином, використання трудового потенціалу підприємства реалізується за допомогою системи заходів у межах кадрової політики. Вони можуть бути спрямовані на нарощування і розвиток трудового потенціалу, у чому підприємство значною мірою має бути зацікавленим. Це може бути стабілізація колективу, збільшення «капіталовкладень» у робочу силу, сприяння розвитку персоналу та ін. Можна задовольнятися існуючим рівнем і всі зусилля спрямовувати на раціональне використання потенціалу шляхом створення умов для розкриття можливостей робочої сили щодо високопродуктивної праці і тим самим забезпечити віддачу від засобів, витрачених на робочу силу раніше. Не виключений і такий варіант: звільнення зайвої робочої сили, заміна її на більш відповідну за своїми якостями потребам виробництва, умовам його ефективного функціонування [34].
Процес використання трудового потенціалу повинен базуватися на: виявленні трудового потенціалу індивідів, забезпеченні умов і організації праці, що сприяють більш повній його реалізації; максимальному впливі на трудову мотивацію і підвищенні ролі стимулів у трудовій діяльності, в тому числі на розширенні матеріальних стимулів; вдосконаленні формальних і неформальних комунікацій усередині підприємства; підвищенні в індивідів почуття задоволеності працею, скороченні плинності кадрів і досягненні стабільності колективу.