Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, когда ее провидение является обязательным в соответствии с законодательством.
Проведение инвентаризации является обязательным:
· При передаче имущества государственного предприятия, учреждения в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством;
· Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась ранее 1 октября отчетного года;
· При смене материально ответственных лиц (на день приема-передачи);
· При установлении фактов хищений или злоупотреблений порчи ценностей, а также по предписанию судебно-следственных органов;
· В случае пожара или стихийного бедствия.
Ответственность за организацию проведения инвентаризации несет руководитель предприятия, который должен создать необходимые условия для ее проведения в сжатые сроки, определить объекты, количество и сроки инвентаризации. Кроме случаев, когда ее проведение является обязательным.
Инвентаризация проводится на основании Инструкции об инвентаризации денежных средств и документов, расчетов и других статей Баланса. Утверждена приказом Главного управления Государственного казначейства Украины №90 от 30.10.98 г.
При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками инвентаризационная комиссия выявляется на основании документов (счета-фактуры, ведомостей по отгрузке и реализации продукции, книг учета депонентов, журналов) остатки сумм, которые учитываются на соответственных счетах. Далее определяют сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и выявляются особы, виновные в упущении сроков исковой давности. Исковая давность – период времени (3 года) на протяжении которого предприятие имеет право требовать дебиторскую задолженность. Всем дебиторам предприятия – кредиторы направляют выписки из расчетов про задолженность, (акты сверки), которая за ними числится. Предприятия дебиторы обязаны на протяжении 10 дней после получения выписок подтвердить остаток задолженности или сообщить о своих разногласиях.
По расчетам с поставщиками проверяют, не пришли ли материалы, которые находятся в пути, а по неотфактурованным поставкам должны быть присланы от поставщиков счета – фактуры.
Результаты инвентаризационных расчетов оформляются актом инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками (в одном экземпляре).
В акте указывается наименование проинвентарных счетов, задолженность с оконченными сроками исковой давности, суммы непогашенной задолженности. К акту прилагается справка, в которой отражается следующие данные: наименование и адрес дебиторов; за что числится задолженность; с какого времени; суммы дебиторской задолженности; документы, которые подтверждают задолженность (акты сверки расчетов с печатью и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера), и особы, которые виновны в пропуске сроков исковой давности.
На акт инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками представлен в виде таблицы (табл.№5)
Таблица № 5 Акт №1 инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками на 1 апреля 2006 года.
При инвентаризации установлено следующее:
| Наименование статей баланса и дебиторов | Код балансового счета | Суммы по балансу | Задолженность, по которой истек срок исковой давности | ||
| Всего | В том числе | ||||
| Задолженность, подтвержденная дебиторами | Задолженность неподтвержденная дебиторами | ||||
| Расчеты с дебиторами за товары, работы, услуги, срок оплаты которых не наступил ООО «Прогресс» | 36 | 1200 | 1200 | ||
| Расчеты с дебиторами за товары, услуги не оплаченные в срок ЧП «Каштан» | 36 | 12000 | 12000 | 12000 | |
| Всего: | 13200 | 13200 | 12000 | ||
Безнадежная дебиторская задолженность списывается по решению руководителя предприятия на результаты финансово- хозяйственной деятельности. Списание задолженности вследствие неплатежеспособности должника не является причиной для аннулирования задолженности. Эта задолженность может отражаться за балансом на протяжении 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее изъятия в случае изменения имущественного состояния должника. При этом в бухгалтерском учете на основании акта инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками будет сделана запись по списанию дебиторской безнадежной задолженности: Дт -949; Кт-36.
Одновременно эта задолженность учитывается 5 лет по дебету забалансового счета «Списание на убытки задолженности неплатежеспособных должников». Суммы, которые нашли вследствие изъятых ранее списанной на убытки задолженности, отражают по дебету счетов по учету денежных средств – 30, 31 и кредиту счетов 746 «Финансовые результаты» - другие доходы от обычной деятельности. При этом одновременно проводится запись по кредиту забалансового счета 07 «Списанные активы». Аналитический учет по счету 07 ведется отдельно по каждому должнику.
7. Организация учета расчетов с покупателями и заказчиками в условиях применения компьютерной техники.
Новый подход к организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации в условиях использования электронно-вычислительных машин (ЭВМ) выявил новые формы бухгалтерского учета – автоматизированные.
В основу комплексной механизации (автоматизации) бухгалтерского учета заложен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительной установке при полном охвате механизацией всех учетных операций.
Основным элементом комплексной механизации бухгалтерского учета является разработка и использование единой номенклатуры кодов, которые удовлетворили бы потребности всех звеньев учетной работы. Эти коды обеспечивают прохождение потока информации от первичного документа до машинограмм, т.е. учетных регистров. Важное значение придается разработке и правильному применению кодов синтетических счетов и объектов их аналитического учета. Как правило, коды содержат семь знаков. Первые 2 знака кода означают номер синтетического счета в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета. Третий знак означает субсчет или другой высший групповой знак аналитического учета и код аналитического учета первого порядка. Четвертый, пятый, шестой и седьмой знаки детализируют объекты аналитического учета.
Создание и внедрение в практику учета ЭВМ привело к разработке новой формы бухгалтерского учета – таблично-автоматизированной. При этой форме осуществляется полной автоматизации сбора, передачи, систематизации и обработки информации.
При таблично-автоматизированной форме бухгалтерского учета на основе одновременного введения и многоразового использования первичной информации, а также программное группирование дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе метода двойной записи; проводится автоматизация логических операций бухгалтерского учета; решаются задачи бухгалтерского учета в двух режимах – регламентом и запрашиваемым; выходную информацию получают в виде печатных регистров, видеограмм, а также существует возможность расшифровки результативных показателей по запросам пользователей.
Автоматизация повышает не только качество учета, но и качество бизнеса предприятия. Поэтому выбор средств автоматизации осуществляется заинтересованными специалистами – бухгалтером и руководителем предприятия.
Для проведения учета, контроля и аудита расчетов с организациями и предприятиями в главном меню предусмотрен режим «Учет расчетных операций». Данная задача предназначена для расчетов с разными дебиторами и кредиторами.
При выборе функции «Лицевой счет» на экран выводится информация по каждому отдельному объекту расчетов, т.е. по предприятию, организации.
Бухгалтер анализирует каждый объект, проверяет достоверность данных и дает предложение по выявленным недостачам.
Для обобщения информации в целом по предприятию, на АРМБ формируется «Ведомость расчетов по счету 36» По данным этой ведомости бухгалтер определяет состояние расчетов на определенную дату по каждому объекту и в разрезе аналитического учета.
На предприятии используется специально разработанная программа для ведения бухгалтерского учета.
Настроенность системы должна быть на только на специфику отдельного предприятия, но и на возможные изменения в законодательстве. Рекомендуется применять на предприятиях программу 1С «Бухгалтерии».
Для бухгалтерии переход к рыночным отношениям означает повышение требований к объему, качеству и оперативности работы. Повышаются требования к автоматизированным системам (это и возможность предоставления данных для финансового анализа, и расширения возможностей бухгалтерского делопроизводства и документооборота, и системы сводного учета и отчетности для многопрофильных объединений, а также системы, позволяющей автоматизировать финансово – хозяйственную деятельность и планирование.
По имеющимся данным с помощью MicrosoftExcel строим таблицу «Ведомость 3.1 к журналу № 11 за март 2006 года». Производим при помощи программы расчет сумму дебетового и кредитового оборотов, сальдо на конец месяца и итоговые суммы всех колонок таблиц.
«1С: Бухгалтерия» - это универсальная бухгалтерская программа, которая работает в двух основных режимах – режиме ведения бухгалтерского учета и режиме конфигуратора. Выполнив все задачи и задания, можно получить представление о реальной технологии ведения учета с применением современной компьютерной технологией бухгалтерской программы 1С: Бухгалтерия.
Предприятие в процессе хозяйственной деятельности выступает не только в качестве покупателя товарно-материальных ценностей, но и в качестве продавца производимой продукции или оказываемых услуг и возникают расчеты с покупателями и заказчиками. Возможны 2 варианта расчетов – оплата выполненных работ и поставленных товаров или авансовые платежи (предоплата) за предстоящие поставки и еще невыполненные работы. Документом для первого вида платежей являются счета, акты о приеме выполненных работ и других, для выплаты авансов служат договора.