Крім цінності зібраної інформації для самого керівництва підприємства (зокрема для прийняття управлінських рішень, для розроблення та реалізації функцій та методів менеджменту на підприємстві) вона може бути використана для офіційних презентацій, звітів перед акціонерами, реклами продукції з посиланням на офіційний державний орган, який оцінив результати діяльності. Зрозуміло, що довіра до результатів моніторингу у всіх стратегічних групах буде значно вищою, ніж до інформації самого підприємства.
Також завдання підприємства полягає у налагодженні тісних комунікаційних зв’язків, зокрема такого елементу комунікацій, як зворотній зв’язок. Одним із основних зовнішніх джерел інформації є бази даних, які формують різні державні органи влади.
Зокрема, у розвинених економіках обширна база даних за різними показниками діяльності галузей та підприємств формується центральними банками. Як зазначають науковці, запровадження моніторингу в Україні може стати важливим мобілізуючим чинником, який стимулюватиме підприємства до проведення ефективного самоаналізу, виявлення факторів, що впливають на їхню господарську діяльність, порівняння параметрів фінансового стану підприємства з відповідними показниками інших підприємств та з загальними тенденціями розвитку галузі та економіки загалом.
Інформаційна база на рівні держави обов’язково повинна включати інформацію про підприємства, яким надається державна допомога, оскільки надання будь-якої державної підтримки змінює рівень конкуренції у галузі. Отримавши фінансову допомогу, підприємство має можливості активніше запроваджувати власну стратегію. Тому в Україні необхідно скористатись принципом політики субсидування підприємств - трасперентністю. Так в ЄС щорічно складаються та публікуються в засобах масової інформації звіти про субсидії, які містять вичерпну інформацію про пряме та опосередковане субсидування підприємств. Крім того, існує реєстр державної допомоги підприємством, який запроваджено у 2001 році, в якому розміщують вичерпну інформацію про випадки державної фінансової підтримки окремих підприємств чи галузей країн ЄС. Він функціонує в режимі “оn-line”, що означає щоденну актуалізацію інформації, яку містить цей реєстр.
У вітчизняній економіці на сьогодні практично відсутні організації, діяльність яких полягала б у формуванні банку даних і проведенні моніторингу макроекономічних тенденцій та діяльності окремих підприємств.
Механізм інформаційного забезпечення системи поділу підприємства доцільно формувати з двох етапів: етап обліку інформації та обміну нею та етапу аналізу інформації для прийняття управлінських рішень і вироблення заходів поділу підприємства. Поділ механізму на етапи дає змогу забезпечити систему паоділу актуальною інформацією за рахунок послідовності виконуваних дій різними підрозділами підприємства.
Для зниження рівня невизначеності інформаційна система повинна надавати максимально повну інформацію. Водночас для збільшення оперативності аналізу та швидкості прийняття на основі неї адекватних управлінських рішень ця інформація має бути структурована, оскільки перевантаженість керівництва інформацією є однією з причин виникнення поділу підприємства, зокрема інформаційних ризиків. Керівник повинен отримувати чітку інформацію про фінансовий стан підприємства.
Важливим напрямком удосконалення інформаційного забезпечення системи поділу підприємств є диверсифікація джерел інформації на підприємстві з метою підвищення її рівня ефективності й об’єктивності та розподіл функцій отримання інформації. Підприємство повинно розділити функції збору інформації та прогнозування розвитку подій і функції підготовки даних для прийняття управлінських рішень щодо заходів поділу підприємства. Тобто, відділ прогнозування та планово-економічного аналізу формує інформацію про розвиток середовища та внутрішній стан підприємства, аналітичний відділ збирає інформацію від контрагентів, асоціацій та державних статистичних органів тощо. Розподіл функцій між підрозділами дасть змогу уникнути їх дублювання та пришвидшить процес збирання та оброблення інформації.
При побудові системи інформаційного забезпечення системи поділу обов’язковою є участь компетентних осіб - фахівців із побудови інформаційних систем, які розробляють якісні та кількісні критерії формування системи, інструкції з використання певних методів збирання та оброблення інформації. Доцільно зазначити, що одразу неможливо сформувати ідеальну модель інформаційного забезпечення, тому розроблену модель в процесі використання необхідно буде удосконалювати.
Важливим елементом механізму використання інформаційного забезпечення системи поділу підприємства є визначення кола осіб, які матимуть доступ до зібраної інформації. Багато з практиків та науковців вважають, що управління та поділ підприємства є виключною компетенцією вищих рівнів управління, і саме тому найвищий рівень управління має виключне право використовувати зібрану інформацію. Однак доцільно зазначити, що для формування системи поділу підприємства необхідно активно залучати працівників найнижчих рівнів управління підприємства. Саме ці працівники безпосередньо працюють зі споживачами, постачальниками, кредиторами та іншими контрагентами і, знають вимоги, уподобання та тенденції основних груп впливу та адекватно оцінюють зміни зовнішнього середовища. Крім того, більшість елементів системи поділу підприємства реалізується за безпосередньої участі менеджерів найнижчого рівня управління. Тому залучення до збирання інформації та прийняття управлінських рішень цих менеджерів, дасть можливість мінімізувати кількість прийнятих неправильних рішень та знизить опір змінам під час реалізації програми ліквідації кризових явищ.
Однак виникає проблема збереження комерційної таємниці. Чим більше людей залучаються до формування інформації, що є комерційною таємницею, тим більша ймовірність попадання цієї інформації до конкурентів. Тому при залучені працівників необхідно мінімізувати ризик витоку інформації. Один із способів мінімізації ризиків є вивчення особистих даних претендентів на посаду, яка вимагає їх залучення до прийняття рішень, а також на основі внесення в трудові угоди пунктів, які стосуються нерозголошення комерційної таємниці та санкцій у випадках витоку інформації.
Побудова інформаційної системи залежить також від таких двох основних елементів системи поділу підприємства: прогнозування і моніторинг показників поділу підприємства та управління економічними ризиками. Відповідно інформаційне забезпечення залежатиме від функцій, стилю керівництва та інформаційних потреб менеджерів, що приймають рішення для поділу. Необхідно також врахувати, для кого призначена інформація: для працівника, покупця, представника однієї з груп впливу тощо.
Для того, щоб інформаційне забезпечення було своєчасним та ефективним, необхідно розробити комп’ютерну інформаційну систему. При цьому вчені зазначають, що ефективну інформаційну систему доцільно формувати з можливістю використання прогнозних моделей та підходів моделювання ситуацій. Такі інформаційні системи дають можливість прогнозувати розвиток негативних тенденцій як всередині організації, так і ззовні. Для зручності введемо поняття системи управління базами даних (СУБД).
Для успішної реалізації механізму інформаційного забезпечення системи поділу підприємства необхідно використати комп’ютерну техніку та сучасні інформаційні технології обробки даних. Представлена у цій роботі система поділу підприємства вимагатиме від підприємства не тільки зберігання і виводу даних, але й формування трендів та прогнозів на майбутнє. Для цього за оцінками фахівців найкраще підходить технологія OLAP (On-LineAnalyticalProcessing – аналітичні розрахунки в он-лайновому режимі). Використання цієї технології робить дані доступними в багатовимірному форматі подібно до типової електронної таблиці, яка має більше двох вимірів. Технологія OLAP також дає змогу отримувати трендові показники і прогнози за допомогою статистичних розрахунків.
За умов функціонування локальної інформаційні мережі підприємства використання таких інформаційних технологій відкриває більше можливостей, оскільки немає необхідності зберігати всю інформацію на комп’ютері користувача, бо у разі необхідності її можна просто завантажувати із серверу або відкривати через Web-браузери з допомогою технологій Java. Основна перевага використання Internetполягає в тому, що він надає область та мову спілкування, які легко сприймаються користувачами. В інформаційній системі необхідно поєднувати формальні та неформальні канали, використовувати переваги Internet, застосовувати OLAP технології та забезпечувати різними формами інформації представників груп впливу.
Використання сучасних комп’ютерних технологій побудови механізму інформаційної системи дає змогу випередити виникнення тих видів ризиків, які зумовлені розбудовою системи, а саме інформаційних ризиків. Основним із них є збереження комерційної таємниці. Як зазначають науковці, втрата комерційної таємниці може нанести значні збитки підприємству і привести до його банкрутства.
ВИСНОВКИ ТА ПРОПОЗИЦІЇ
Поділ (розподіл) - спосіб реорганізації, при якому одне підприємство розподіляється на кілька інших (нових) підприємств.