Зовнішні – оформляються на інших підприємствах, організаціях і установах, і поступають на дане підприємство або оформляються у даного підприємства, а передаються іншим підприємствам. До них можна віднести виписки банку з поточних та інших рахунків про рух грошових коштів підприємства, рахунки-фактури постачальників та ін.
Необхідно пам'ятати: кожен документ виконує різні функції і тому він відноситься одночасно до різних класифікаційних груп (табл. 2)
Таблиця 2. Класифікація документів за різними ознаками
| Документи | За призначенням | За обсягом відображення операцій | За ступенем обхвату операцій | За місцем складання |
| Прибутковий касовий ордер, витратний касовий ордер | комбіновані | первинні | разові | внутрішні |
| Платіжна відомість на видачу заробітної плати | виправдувальний | зведений | накопичувальний | внутрішній |
| Платіжне доручення (банку на списання грошових коштів) | розпорядчий | первинний | разовий | зовнішній |
| Лімітно-заборна карта | комбінований | первинний | накопичувальний | внутрішній |
| Рахунок-фактура | розпорядчий | первинний | разовий | зовнішній |
Вимоги до змісту та оформлення документів викладені в «Положенні про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку», затвердженого наказом Мінфіну №88 від 24.05.95 р. Відповідно до Положення, первинні документи для надання їм юридичної сили повинні мати певні показники, які забезпечують повноту інформації про виконану операцію. Такі показники називаються реквізитами.
Незалежно від способу оформлення (вручну або на ЕОМ) документи повинні містити наступні обов'язкові реквізити:
– назва підприємства, від імені якого складений документ;
– назва документа і код форми;
– дата і місце складання документа;
– зміст і об'єм господарської операції та її одиницю виміру;
– посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
– особистий підпис або інші дані, що дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь в здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру операцій і технології обробки в документах можуть використовуватися додаткові реквізити: номер документа, ідентифікаційний код підприємства, реєстраційний номер платника ПДВ, дані про документ, який засвідчує особу, що його отримала і т. д.
Вимоги, що пред'являються до оформлення документів:
− повинні складатися у момент здійснення кожної операції або безпосередньо після її завершення;
− мати обов'язкові реквізити;
− повинні складатися на бланках типових форм, затверджених наказом Міністерства фінансів, Міністерства статистики, постановами Правління Національного банку України;
− записи в документах роблять темним чорнилом, пастою кулькових ручок, принтером та іншими засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом встановленого строку зберігання документа і запобігають внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень;
− документ, виготовлений машинним способом повинен бути записаний на матеріальному носії і виготовлений, розмічений згідно вимогам стандартів і закодований відповідно затвердженій системі кодифікації;
− пуста строчка в документах підлягає обов'язковому прокреслюванню;
− документи на грошові, матеріальні і розрахунково-кредитні операції
− обов’язково підписує керівник та головний бухгалтер підприємства;
− керівник підприємства затверджує перелік осіб, що мають право підпису документів і які несуть відповідальність за своєчасне і якісне їх складання та достовірність даних;
− всі зовнішні документи повинні бути з печаткою, підписами керівника і головного бухгалтера підприємства;
− помилкові записи підлягають виправленню тільки за допомогою встановлених способів виправлення, у касових і банківських документах в бланках суворого обліку виправлення не допускаються.
3. Загальне поняття і короткий зміст фінансової звітності
Звітність – це система узагальнюючих і взаємопов'язаних показників стану та використання основних та оборотних засобів, про джерела їх формування, фінансові результати, напрямки використання прибутку тощо. Вона дозволяє визначити загальну вартість майна, вартість мобільних (оборотних) засобів, величину власних та залучених коштів підприємства.
Методологічно та організаційно звітність є невід'ємним елементом всієї системи бухгалтерського обліку та виступає завершальним етапом облікового процесу, що обумовлює органічну єдність показників, які в ній відображаються, з первинною документацією та обліковими регістрами.
Метою складання фінансової звітності є надання користувачам для прийняття відповідних рішень повної, правдивої, неупередженої інформації про фінансові результати діяльності та фінансовий стан підприємства. Тобто фінансова звітність повинна задовольняти інтереси користувачів, якими є юридичні та фізичні особи.
Управління економікою країни вимагає державного керівництва обліком і звітністю. Тому форми, склад і зміст звітності підприємств всіх галузей і форм власності, а також порядок складання, подання і затвердження їх встановлюються Міністерством фінансів України за погодженням з Міністерством статистики України і регламентуються Положенням про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Україні. Це забезпечує єдність у методології обліку і складання звітності, дає змогу узагальнювати показники звітності за об'єднаннями (асоціаціями, концернами та ін.), галузями і народному господарству в цілому з метою одержання інформації, необхідної для управління економікою країни.
Бухгалтерська звітність складається за перевіреними даними поточного синтетичного і аналітичного обліку, підтвердженими відповідними документами. Документальне підтвердження показників – одна з важливих умов її повноти і об'єктивності.
За часом складання бухгалтерська звітність поділяється на періодичну (місячну, квартальну) і річну. Періодична звітність відрізняється кількістю показників, що в ній містяться. Місячна звітність складається підприємствами і установами, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів. Склад квартальної і річної звітності, порядок заповнення окремих форм, строки подання звітності відповідним органам встановлюються Інструкцією Міністерства фінансів України. Форми звітності, окремі її показники щорічно переглядаються Мінфіном України, що зумовлено змінами в економіці країни, які відбуваються з розвитком ринкових умов господарювання.
Згідно Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» фінансова звітність підприємств включає чотири річні форми:
1) Баланс (ф. №1);
2) Звіт про фінансові результати (ф. №2);
3) Звіт про рух грошових коштів (ф. №3);
4) Звіт про власний капітал (ф. №4).
Зміст, форма та загальні вимоги до складання кожної з цих форм звітності регулюються відповідними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку.
Основною формою звітності є баланс підприємства. Останнім часом відбулися значні зміни в будові і змісті балансу відповідно до вимог міжнародних стандартів. Статті активу і пасиву балансу згруповані в три розділи, щоб показати взаємозв'язок між складом і розміщенням господарських засобів в активі та джерелами їх формування і цільовим призначенням – в пасиві. Це забезпечує можливість контролю і аналізу за наявністю майна підприємства, його станом і розміщенням та джерелами формування (власних, залучених), станом зобов'язань по розрахунках, фінансовою стійкістю, платоспроможністю підприємства та одержання іншої ділової інформації. Аналізуючи показники балансу та інших форм звітності, фактичні і потенційні інвестори приймають відповідні рішення про вигідність вкладень капіталу в дане підприємство; банки – при наданні кредитів; постачальники – при складанні угод (контрактів) на поставку товарно-матеріальних цінностей тощо.
Проте один баланс не в змозі забезпечити повноту інформації про результати різнобічної діяльності підприємства. Тому, крім балансу, складаються й інші форми звітності. Так, Звіт про фінансові результати містить інформацію про формування фінансових результатів підприємства, зокрема: від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг), від іншої реалізації та позареалізаційних операцій; а також про використання одержаного прибутку (платежів до бюджету, спрямування на виробничий і соціальний розвиток тощо). Ця Інформація використовується як для внутрішнього управління, так і зовнішніми споживачами (фінансовими та податковими органами для перевірки виконання підприємством своїх зобов'язань по платежах в бюджет, правильністю використання бюджетних асигнувань тощо).
У звіті про рух грошових коштів підприємства міститься інформація про рух грошових коштів протягом звітного року в результаті операційної, інвестиційної та фінансової діяльності.
У звіті про власний капітал розкривається інформація про зміни у складі власного капіталу підприємства протягом звітного періоду.
Список літератури
1. Гарасим, П.М. Курс фінансового обліку [Текст]: навчальний посібник / П.М. Гарасим, Г.П. Журавель, П.Я. Хомин. – К.: Знання, 2007. – 566 с.
2. Гольцова, С.М. Бухгалтерський облік [Текст]: навчальний посібник / С.М. Гольцова, І. Й. Плікус. – Суми: Університетська книга, 2006. – 255 с.
3. Гольцова, С.М. Бухгалтерський облік [Текст]: навчальний посібник / С.М. Гольцова, І. Й. Плікус. – Вид. 2-ге, перероб. і доп. – Суми: ВТД «Університетська книга», 2007. – 254 с.
4. Грабова, Н.М. Теорія бухгалтерського обліку [Текст]: підручник / Н.М. Грабова; ред. М.В. Кужельний. – 6‑те вид. – К.: А.С.К., 2007. – 266 с.