Сутність подвійного запису полягає в тому, що кожна господарська операція записується двічі – за дебетом одного рахунка і за кредитом іншого. Відтак, щоб відобразити на рахунках господарську операцію, треба спочатку осмислити, що сталося в результаті цієї операції, тобто яких рахунків вона стосуватиметься.
Нагадаємо, що в «Трактаті про рахунки і записи» неодноразово згадуваний нами Лука Пачолі стверджує, що в Головній книзі ніщо не може бути занесено у розділ «Віддати», якщо його немає в розділі «Мати», і навпаки. Тільки завдяки цій вимозі можна забезпечити баланс, тобто однакові підсумки «Віддати» і «Мати». Якщо ці підсумки однакові, то можна зробити висновок, що записи велися правильно і на цій основі правильно виведено сальдо. Усе це дає впевненість у розумному провадженні господарства, бо, за словами того ж Пачолі, «…хто в справах своїх не вміє бути добрим бухгалтером, той буде блукати як сліпий навмання і не обминути йому великих збитків».
Чи можна якось обійтись без подвійного запису? Багатовіковий досвід підтвердив, що він є абсолютно обов'язковим елементом, засадною основою бухгалтерського обліку. Особливо помітною ставала необхідність подвійного запису за переходу від рабовласницького до феодального і капіталістичного суспільства, тобто тоді, коли виникала гостра потреба в удосконаленні системи управління. Не випадково Лука Пачолі спеціально наголошує на необхідності належного порядку ведення справ, щоб можна було без затримки одержати необхідні відомості як щодо боржників, так і щодо власних зобов'язань. Інакше кажучи, уже Пачолі бачив необхідність створення того, що нині називають системою економічної інформації.
Хоч подвійним записом користуються на практиці майже тисячу років, учені ще й досі не досягли згоди щодо його економічної суті. Ця суперечливість думок свідчить передовсім про величезну теоретичну складність механізму реєстрації, групування та систематизації господарських операцій. Головні розбіжності в поглядах науковців стосуються питань економічної основи подвійного запису, причин його існування. Різні автори обґрунтовують необхідність подвійного запису існуванням:
товарного виробництва та закону вартості;
різноманітних форм власності та їхньої динаміки;
різних джерел утворення майна підприємства;
впливу на виробництво різноманітних зовнішніх факторів (економічних, правових, соціальних та інших);
кругообороту засобів виробництва;
причинно-наслідкових зв'язків у процесі виробництва;
потреби об'єднання решти елементів методу бухгалтерського обліку.
Зрозуміло, що потреби управління диктують необхідність оформляти господарські операції відповідними документами, реєструвати та систематизувати їх на рахунках. Проте зафіксувати факт здійснення господарської операції – це лише перший крок: наступне оцінювання економічних явищ і процесів потребує однозначної відповіді на запитання: звідки походить майно, що є предметом цієї операції, який його характер щодо виробництва (необоротні чи оборотні активи), хто боржник чи кому треба сплатити кошти, як вплинули на господарську діяльність процеси виробництва, який кінцевий результат виробництва та господарської діяльності. Отже, ситуація об'єктивно складається так, що господарські операції і процеси треба контролювати за допомогою достовірної інформації, що її забезпечує тільки подвійний запис.
Нині, однак, усе частіше можна почути думку, що подвійний запис віджив своє і за умов побудови автоматизованого обліку є вже архаїзмом. Так, на фактичну відмову від подвійного запису було спрямовано численні пропозиції 60‑х років про заміну термінів «дебет» і «кредит» математичними знаками плюс і мінус. На нашу думку, ці «новації» свідчать тільки про поверховий підхід їх авторів до господарської діяльності підприємств. Адже зафіксовані на принципах подвійного запису господарські операції відображають відповідні зміни в активі чи пасиві, або одночасно в активі й пасиві в бік збільшення або зменшення. Такі зміни відбуваються на кожному підприємстві безвідносно до форми власності, порядку реалізації продукції, визначення кінцевого результату господарської діяльності, цінової політики, формування витрат, доходів тощо. Така фіксація враховує одне – сам факт здійснення операції.
Контрольне значення подвійного запису полягає в забезпеченні достовірності обліку, тотожності активу і пасиву, синтетичного й аналітичного обліку, своєчасності та повноти оприбутковування товарно-матеріальних цінностей, коштів, запобіганню зловживанням з боку посадових та матеріально відповідальних осіб.
1.6 Класифікація бухгалтерських проводок
Взаємопов'язані подвійні зміни у складі господарських засобів та їх джерелах в процесі діяльності підприємства зумовлюють необхідність відображення господарських операцій на рахунках способом подвійного запису, суть якого полягає у тому, що кожну господарську операцію в одній і тій же сумі записують двічі: на дебеті одного рахунка і кредиті другого.
Перш ніж відобразити господарську операцію на відповідних рахунках подвійним записом, на підставі первинних (або згрупованих) документів складають бухгалтерську проводку, під якою розуміють зазначення рахунка, який дебетується, і рахунка який кредитується, а також суму відображуваної в обліку господарської операції.
Кожна господарська операція внаслідок подвійного запису викликає взаємозв'язок між певними рахунками. Цей взаємозв'язок полягає у тому; що дебет одного рахунка Поєднується з кредитом іншого, характеризуючи зміни, які відбуваються у складі засобів або їхніх джерелах внаслідок господарської операції.
Взаємозв'язок рахунків, що виникає в результаті відображення на них господарських операцій подвійним записом, називається кореспонденцією рахунків, а самі рахунки – кореспондуючими.
У наведеному прикладі такими рахунками є рахунки «Каса» і «Поточний рахунок». Кореспонденція рахунків дає змогу визначити основний зміст господарської операції.
Залежно від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють прості і складні бухгалтерські проводки (записи).
Простою називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а другий на цю ж суму кредитується, тобто коли кореспондують тільки два рахунки. Розглянута у нашому прикладі бухгалтерська проводка – проста.
Складною називають таку бухгалтерську проводку, за якої кілька рахунків дебетується, а на загальну суму записів по дебету кредитується один рахунок, або навпаки, – кілька рахунків-кредитується, а на загальну суму записів по кредиту дебетують один рахунок, тобто коли кореспондують між; собою більше німе два рахунки.
Складні бухгалтерські проводки не порушують правила подвійного запису, оскільки як у простих, так і в складних проводках зберігається взаємопов'язане відображення господарських операцій на дебеті і кредиті рахунків та рівність дебетових і кредитових підсумків.
Застосування складних проводок значно зменшує кількість облікових записів, робить їх більш наочними.
У практиці бухгалтерського обліку забороняється складати такі проводки, в яких по одній господарській операції кілька рахунків дебетується і одночасно кілька рахунків кредитується. Такі бухгалтерські проводки утруднюють встановлення взаємозв'язку рахунків і визначення за кореспонденцією між ними економічного змісту відображеної господарської операції, а це послаблює контроль за правильністю облікових записів. Тільки чітка кореспонденція між рахунками забезпечує наочність, ясність і доступність обліку, підвищує його контрольні функції.
Отже, подвійний запис є способом відображення господарських: операцій на кореспондуючих рахунках, при якому кожна операція записується на дебеті одного і кредиті другого рахунка в одній і тій же сумі.
З розглянутих прикладів можна зробити такі висновки про суть і значення подвійного запису:
– спосіб подвійного запису зумовлений змістом самих господарських операцій, які викликають взаємопов'язані подвійні зміни у складі засобів та їх джерелах в процесі господарської діяльності;
– при відображенні кожної господарської операції способом подвійного запису обов'язково кореспондують два рахунки, один з яких дебетують, а другий кредитують на одну і ту ж суму;
– якщо господарська операція відображається складною проводкою, то загальна сума записів на одній стороні кількох рахунків повинна дорівнювати загальній сумі, записаній на протилежній стороні кореспондуючого з ними рахунка;
– оскільки кожна господарська операція в одній і тій же сумі відображається на дебеті одного і кредиті іншого рахунка, то підсумок записів по дебету всіх рахунків має дорівнювати підсумку записів по кредиту рахунків. Відсутність такої рівності свідчить про помилки в облікових записах.
Таким чином, подвійний запис забезпечує контроль за правильністю облікових записів шляхом звірки рівності загальних підсумків дебетових і кредитових оборотів, а також залишків на рахунках.
У формі двосторонніх змін в системі рахунків відображається рух господарських засобів та їх джерел. Подвійний запис дозволяє з'ясувати, внаслідок яких операцій відбулися зміни певного виду засобів або їх джерел, звідки господарські засоби надійшли і куди вони були використані. Це дає змогу за допомогою системи рахунків як способу поточного бухгалтерського обліку одержувати безперервну інформацію про хід і результати господарської діяльності для потреб планування, оперативного керівництва, контролю й аналізу.