В ходе анализа инвентаризационных описей целесообразно: проверять правильность заполнения реквизитов, связанных с определением цены; обращать внимание на наличие подписей на инвентаризационных описях соответствующих работников кооперативной организации о проверке цен. Цены, вызывающие сомнения, должны быть сверены ревизором с первичными документами и другой информацией; осуществлять выборочно проверки правильности таксировки и подсчета итогов в инвентаризационных описях. Неправильная таксировка и подсчет итоговых данных, как на отдельных страницах описи, так и по инвентаризационной описи в целом, является одним из распространенных способов сокрытия хищений; сопоставлять данные различных экземпляров одной и той же инвентаризационной описи. Записи во всех экземплярах должны быть тождественны, наличие различий должно послужить ревизору основанием для углубленного анализа записей в указанном документе.
Особому контролю следует подвергать инвентаризационные ведомости, в которых встречаются следующие недостатки: наличие не оговоренных исправлений единиц измерения, цен, количества и сумм в инвентаризационных описях по отдельным наименованиям товаров; наличие подчисток в записях инвентаризационных описей; неверно произведенная таксировка и подсчет итогов в инвентаризационной описи; указание в инвентаризационной описи наименований товарно-материальных ценностей, которые не поступали в межинвентаризационный период и не числились в остатках по предыдущей инвентаризации; указание одной записью в инвентаризационной описи остатков ценностей одинаковой цены, но разных наименований; отсутствие в инвентаризационной описи подписи материально ответственного лица, удостоверяющей факт предъявления инвентаризационной комиссии всех документов и товарно-материальных ценностей; отсутствие в инвентаризационной описи подписи материально ответственного лица, сдавшего (принявшего) товарно-материальные ценности; отсутствие в инвентаризационной описи подписей лиц, ответственных за проверку правильности указания цен на товарно-материальные ценности; наличие расхождений в экземплярах описи, составленной инвентаризационной комиссией и составленной материально ответственным лицом (лицами).
Ревизор проверяет правильность выведения результатов инвентаризаций. Он должен убедиться в том, что окончательные результаты инвентаризации определены верно и они правильно отражены на счетах бухгалтерского учета, что предприняты все меры к взысканию причиненного кооперативной организации вреда. Следует учитывать, что при выведении окончательных результатов инвентаризации, должны быть выполнены определенные подходы и требования. Поэтому ревизор проверяет: все ли поступившие от инвентаризационных комиссий материалы подвергаются тщательной проверке; все ли обнаруженные ошибки в ценах, в таксировке и подсчетах исправлены и оговорены за подписью лиц, проверяющих описи, председателя инвентаризационной комиссии и материально ответственных работников; своевременно ли и правильно составлена сличительная ведомость. Ревизора должен насторожить факт, когда фактическое наличие товаров в полной мере совпадает с учетными данными, особенно по тем ценностям, которые приходуются и отпускаются в развес и большими партиями (десятками килограмм); приложены ли к материалам инвентаризации объяснительные записки материально ответственного лица (лиц) при выявлении отклонений (излишки, недостача товарно-материальных ценностей, пересортица); имеются ли подробные объяснения материально ответственных лиц о причинах допущенных отклонений; сделаны ли инвентаризационной комиссией выводы по результатам инвентаризации; своевременно ли оприходованы излишки товарно-материальных ценностей по рыночной стоимости и взыскана недостача; допускался ли суммарный зачет недостач излишками; допускалось ли списание естественной убыли в случае отсутствия фактической недостачи; имеется ли распоряжение руководителя предприятия на отнесение стоимости недостачи в пределах норм списания на расходы по реализации. В случае если на товар нет утвержденной нормы его убыли, то отсутствие товара рассматривается как недостача; обосновано ли отнесена недостача товара сверх норм естественной убыли на виновных лиц.
В ходе проверки инвентаризационных материалов выявляются и анализируются факты отнесения сумм недостач товарно-материальных ценностей или их порчи на финансовые результаты вследствие того, что виновные лица не установлены или судом отказано во взыскании с них убытков от недостач товаров и тары или их порчи. Ревизор проверяет, учтены ли суммы недостач, отнесенные на финансовые результаты, на забалансовом счете и принимаются ли меры по их взысканию. Анализируются источники погашения недостач, потерь от порчи товарно-материальных ценностей, определяется доля участия материально ответственных лиц, страховых компаний, финансовых результатов, прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, в погашении недостач. Ревизор устанавливает работников, не принявших соответствующих мер по выявлению виновных лиц. Он принимает меры к розыску лиц, допустивших недостачи, и к взысканию с них вреда в административном или судебном порядке. Особое внимание ревизор должен уделить полному и своевременному взысканию с виновных лиц причиненного райпо материального ущерба.
В ходе ревизии ревизор проверяет (оценивает) качество проводимой в райпо инвентаризационной работы: проверяет правильность и достоверность записей в «Книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций»; анализирует состав работников, участвующих в контрольных проверках, и результаты контрольных проверок; выявляет факты, когда при значительном объеме хранящихся материальных ценностей не полностью проверяется содержание тары, в которой хранятся материальные ценности (например, винно-водочные изделия в закрытой таре, кондитерские и другие изделия в аналогичной упаковке; устанавливает, сколько раз виновные за внесение в описи заведомо неправильных остатков товарно-материальных ценностей (без проверки, со слов материально ответственных лиц, по учетным данным), привлекались к ответственности; изучает последовательность работы с инвентаризационными описями (проверка по существу, проверка цен, правильность оформления, наличие подписей, наличие исправлений и т.п.); анализирует, как часто в ходе инвентаризационных проверок выявляется потеря качественных характеристик самим товаром, своевременно ли составляются акты, устанавливаются ли виновные лица; выявляются ли инвентаризационными комиссиями товары, длительное время хранящиеся без движения, предлагаются ли меры по их дальнейшему использованию; устанавливает, составляются ли отдельные инвентаризационные описи на товарно-материальные ценности и тару, находящиеся в пути, на ответственном хранении, а также отпущенные во время проведения инвентаризации; рассматривает вопрос о том, каким образом результаты проведенных инвентаризаций, включая выявленные недостатки, доводятся до работников кооперативной организации: материально ответственных лиц, руководства, как используются эти материалы для разработки профилактических мероприятий по сохранности товарно-материальных ценностей.
Для положительного решения взыскания ущерба в кооперативной организации должен быть созданы определенные условия, соответствующие законодательной базе Республики Беларусь. В связи с этим ревизор должен проверить: имеются ли правильно оформленные договоры с материально ответственными лицами; имеются ли ограничения материальной ответственности коллективными договорами, соглашениями; имеется ли в организации перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми должны заключаться письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и утвержден ли этот перечень руководителем организации.
Ревизор проверяет правильность определения размеров и возмещения причиненного организации ущерба в случаях хищения, недостачи товарно-материальных ценностей. Ревизор контролирует рассмотрение результатов инвентаризации, утверждение их руководителем [11].
В качестве дополнительного контроля за сохранностью средств организаций потребительской кооперации в периодической печати различными авторами предлагается использование общественного (демократического) контроля. В частности, Царик В.М. указывает, что целесообразным было бы эффективно использовать возможности демократического контроля в целях профилактики краж и ограблений, с помощью которых можно осуществлять постоянный контроль за достаточной технической укрепленностью объектов и соблюдением определенных правил наемными работниками по обеспечению сохранности кооперативной собственности и недопущению условий провоцирующих на противоправные действия. Ущерб от краж только в 2003 году по системе Белкоопсоюза составил 1,7 млрд р. [16, с. 46-47].
Ревизия сохранности товарно-материальных ценностей в розничной торговле имеет ряд особенностей. Они определяются большой массой наличных денег, многочисленной сетью магазинов, значительным числом материально ответственных лиц и товарных документов, отсутствием в магазинах количественно-суммового учета товаров. Эти особенности затрудняют контроль и нередко приводят к недостачам и хищениям.
Большинство хищений в торговле маскируется путем приписки товаров и завышения цен в инвентаризационных описях, выписки бестоварных накладных на возврат товара на базы или в другие торговые объекты, неполного оприходования товаров, позаимствования денежных средств в соседних магазинах, печатания нулевых чеков или повторного их использования, неполного оформления товарных документов для последующей их подделки и др.