Для выявления хищений ревизующим рекомендуется использовать комплекс различных приемов: осмотр и исследование первичных документов (накладных на возврат товаров, актов на списание товаров, описей-актов на переоценку товаров, инвентаризационных ведомостей, рекламационных актов и т.д.), анализ ежедневного движения торговой выручки, встречную проверку, частичное восстановление количественного учета или контрольное сличение, аналитическую проверку и т. д.
Основное внимание в процессе ревизии уделяют проверке товарно-денежных отчетов. Для этого проверяют, все ли первичные документы приложены к отчету, изучают правильность и законность их оформления, точность таксировки и соответствие дат на документах отчетному периоду, затем сличают записанные в отчете остатки ценностей на начало отчетного периода с остатками на конец предыдущего периода и также сверяют их с журналом формы № К-3. При этом необходимо производить встречную проверку записей и документов отчета данного материально ответственного лица с взаимосвязанными операциями по отчетам других материально ответственных лиц. Обращать внимание на правильность проставления в отчетах корреспонденции счетов, раздельного отражения товаров и тары, соответствие остатков по таре с данными по ведомости количественно-суммового движения тары и журнала формы № К-3.
Сверяют итоговые суммы, подсчитанные по дебету и кредиту в журнале формы № К-3 с составленными на их основании мемориальными ордерами и остатками в товарно-денежных отчетах. При этот в журнале формы № К-3 могут оказаться лицевые счета материально ответственных лиц, уволившихся из данной организации. Это может быть результатом отказа от приема испорченных товаров вновь назначенными работниками или сокрытия недостачи, допущенной уволенными лицами. Ревизору необходимо проверить фактическое наличие таких ценностей и принять меры к их передаче и уценке. Кроме того, встречные суммы в журнале формы № К-3 сверяют по корреспондирующим счетам с записями в журналах по счетам № 41/3, 41/4, 43 (если предприятия общественного питания, заготовительные и производственные предприятия находятся на одном балансе) и счетам № 50, 42 и др.
Выборочно пересчитывают месячные итоги по каждой графе аналитических счетов журнала формы № К-3, проверяя правильность подсчета итогов и обоснованность исправлений в товарно-денежных отчетах, особое внимание при этом обращают на торговые скидки и надбавки. Все записи по дебету и кредиту счета 42 «Торговая наценка» проверяют сплошным порядком. Все представленные поставщиками торговые скидки в накладных сличают с записями в товарно-денежных отчетах, а затем пересчитывают их в отчетах и сверяют с записями в журнале формы № К-3 и книге формы № К-39.
Во время ревизии, если будут установлены недостачи ценностей, применяют приемы контрольной проверки документов о движении ценностей в присутствии соответствующих материально ответственных лиц. Наряду с актом (ведомостью) о движении ценностей производят анализ движения выручки по местам, сумме и датам ее сдачи, составляют ведомость движения отдельных дорогостоящих товаров. Эти документы вместе с объяснительными записками материально ответственных лиц, копиями отельных накладных, сличительными ведомостями прилагаются к промежуточному акту ревизии.
Используя приемы контрольного сличения и анализа движения товаров за отдельные периоды, устанавливают возможное поступление и продажу через торговые объекты неучтенных товаров. При этом принимают во внимание ассортимент выпускаемой на месте продукции, запасы товаров, отпуск товаров в порядке безналичного расчета.
Проверка правильности списания естественной убыли в розничной торговле имеет ряд особенностей, так как нормы естественной убыли зависят от вида выбытия товаров (проданные населению, отпущенные в порядке мелкого опта, возвращенные поставщикам), при этом не учитывается срок хранения товаров, оборот для исчисления убыли определяют расчетным путем, применяют средние нормы естественной убыли для отдельных торговых объектов. Ревизору следует выяснить, не включались ли в оборот штучные и фасованные товары, проверить правильность составления расчетов и обоснованность применения предельных норм списания потерь. Анализируя потери товаров, реализуемых в магазинах самообслуживания, следует учитывать, что размер их списания дифференцирован в зависимости от типа магазинов, их местонахождения, площади торгового зала, занятого под самообслуживание, среднемесячного оборота, удельного веса продажи товаров, реализуемых по методу самообслуживания, в общем товарообороте и численности штата работников. Необходимо проверить соблюдение указанных условий, а также выявить возможные факты применения норм списания при нарушении принципов самообслуживания (ограничение доступа покупателей к товарам, введение второго контроля при выходе покупателей из магазина, подмены самообслуживания открытой выкладкой товаров и др.). Изучают также расчеты на списание нормируемых потерь товаров. При этом особое внимание обращают на обоснованность установления и применения средневзвешенных норм списания потерь товаров правильность исчисления оборота по продаже товаров и исключения из него товаров, предусмотренных соответствующим перечнем, точность определения суммы экономии, подлежащей использованию на премирование, законность начисления и списания потерь товаров.
3аконность списания товарных потерь сверх установленных норм определяют по актам о порче, бое, ломе товаров, книге регистрации потерь от порчи товарно-материальных ценностей. Просматривая акты, ревизор обращает внимание па правомочность комиссии, заключение комиссии о причинах порчи и возможности использования списанного товара (сдача в утиль, переработку, на откорм животных или для уничтожения), на правильность оформления акта, объяснения материально ответственных лиц, обоснованность утверждения размера данного ущерба руководителем организации [2, с. 176-182].
В ревизуемом периоде в системе Октябрьского райпо проводилась определенная работа по обеспечению сохранности кооперативных средств, за ревизуемый период крупных недостач не установлено.
Вместе с тем в ревизуемом периоде допущен ряд недостач значительных размеров. Так, по состоянию на 28.01.2009 года по подотчету заведующей магазином № 30 д.Курин Лебедь Т.С. была выявлена недостача товаров на 538,0 тыс.р. За допущенную недостачу зав.магазином наказана в дисциплинарном порядке и оставлена в прежней должности. Следует отметить, что следующая инвентаризация по подотчету зав.магазином № 30 д.Курин Лебедь Т.С. была проведена только через 4 месяца, и как результат снова допущена недостача 2802, 2 тыс.р. при остатке товаров 5,4 млн р., т.е. недостача составила более 50% от остатка товаров. После повторного случая недостачи зав.магазином Лебедь Т.С. освобождена от занимаемой должности, недостача погашена.
В магазине Кулинария № 1 по состоянию на 01.08.2008 года была выявлена недостача ценностей 1270,0 тыс.р., за межинвентаризационный период с 20.06.2008 года по 01.08.2009 года (за время отпуска основного завмага Пузыриной Л.П., подменяла продавец Барабанова И.). Недостача погашена, бригада продавцов (6 человек) наказана в дисциплинарном порядке и оставлены в прежних должностях. Следующая инвентаризация данного магазина по подотчету зав.магазином Пузыриной Л.П. произведена только через 9 месяцев, и как результат снова допущена недостача по состоянию на 12.05.2009 года 2282,0 тыс.р. при остатке товаров 39,3 млн р. Недостача погашена, зав.магазином и бригада продавцов оставлены в прежних должностях. В период документальной ревизии в вышеуказанном магазине также проведена инвентаризация (14.06.2009 года) по результатам которой установлена недостача 100,0 тыс. р. (погашена).
В магазине «Кулинария» д.Красная Слобода по подотчету заведующей магазином Асипенок Н.А. по состоянию на 17.02.2009 года установлена недостача 1256,1 тыс.р., при остатке товаров 7,3 млн р., за 1,5 месяца работы. Кроме того, при однодневном товарообороте менее 200 тыс.р., зав.магазином Асипенок Н.А. перед инвентаризацией в отделение связи было сдано денежных средств 840 тыс.р., которые засчитаны торговой выручкой. За допущенную недостачу зав.магазином наказана дисциплинарно и оставлена в прежней должности, недостача погашена. В период документальной ревизии вышеуказанный магазин был закрыт на инвентаризацию (с 07.02.2009 года до начала документальной ревизии инвентаризации не проводились) по результатам которой по подотчету Асипенок Н.А. выявлена недостача 1856,0 тыс.р., при остатке товаров 8,3 млн р. Также в период документальной ревизии в магазине № 49 д.Берков (зав.магазином Михасенок Т.В.) по состоянию на 15.06.2009 года была проведана инвентаризация, по результатам которой установлена недостача 1930,5 тыс.р. при остатке товаров 5112,0 тыс.р., за 5 месяцев работы. Одной из причин образования недостачи явилось, наличие сверхнормативных товарных запасов, которые превышали норматив в 1,8 раза. За допущенную недостачу зав.магазином Михасенок Т.В. отстранена от занимаемой должности (скоропортящиеся товары вывезены, а магазин закрыт из-за отсутствия резерва кадров).
Всего за 2008 год в предприятиях системы Октябрьского райпо выявлено недостач значительных размеров свыше 500 тыс.р. 18 случаев на общую сумму 19,8 млн р., средняя сумма недостачи, приходящаяся на один случай составила 1101,9 тыс.р. В сравнении с 2007 годом количество недостач свыше 500 тыс.р. возросло на 2 случая, а общая сумма недостач увеличилась на 7,8 млн р. или рост составил 165%. Средняя сумма недостачи, приходящаяся на один случай возросла на 351,7 тыс.р. или рост составил 146,8%.
Настораживает сложившееся положение дел с обеспечением сохранности кооперативной собственности в текущем году, где только за 5 месяцев уже допущено 14 случаев недостач свыше 500 тыс.р., на общую сумму 18,2 млн р., что составляет 91,9% от суммы недостач выявленных за 2008 год, а средняя сумма недостачи приходящаяся на один случай в 2009 году составила 1302,2 тыс.р. или рост в сравнении с 2008 годом составил 118,2%.