Работа ведется с первичными документами и компьютерными базами данных. В рамках документального контроля необходимо проверить соответствие бухгалтерских документов данным компьютерного учета, законность, достоверность и обоснованность этих данных. Следует обращать внимание на незначительные на первый взгляд факты. Любые дефекты в документах и другие косвенные признаки могут свидетельствовать о возможной фальсификации. Известен случай, когда изменение итоговых данных всего на одну копейку указало на серьезное нарушение. Выявляя источник расхождения, ревизор обнаружил несоответствие в наименовании покупателя. Более подробное расследование привело к тому, что выяснилось преднамеренное увеличение задолженности задним числом за уже несуществующим к тому времени покупателем, чей долг планировалось списать в ближайшее время в связи с невозможностью его возмещения. Расхождение в одну копейку появилось из-за погрешностей округления и указало на тщательное сокрытие достаточно значительной суммы.
Следует помнить, что на стадии проверки документов можно выявить практически любое злоупотребление. Оформить без неточностей, «без сучка, без задоринки» фиктивные документы — задача весьма сложная. Всегда остаются какие-то следы, приводящие ревизора к цели — раскрытию и предотвращению возможных злоупотреблений.
Вторым не менее важным методом контроля является инвентаризация, проводимая в следующих целях:
подтверждение существования числящихся в учетных документах остатков материальных ценностей;
контроль за сохранностью имущества предприятия;
выявление изменений в имущественном состоянии фирмы, не оформленных документально и, как следствие, не отраженных в учете.
Инвентаризация бывает двух видов: плановая, сроки проведения которой оговариваются заблаговременно, и внезапная, о сроках которой не должны знать, но к которой всегда должны быть готовы.
Практика ежемесячного проведения инвентаризации очень продуктивна, но мало кем применяема. Бытует мнение, что это слишком долгая и дорогая процедура, что нет смысла отвлекать людей от текущей работы так часто. Однако практика показывает, что смысл есть. Более того, регулярные инвентаризации приводят к тому, что на складах воцаряется порядок. Кладовщику проще аккуратно вести учет и проверять остатки ежедневно, чем в ночь перед инвентаризацией в авральном порядке пересчитывать вверенное имущество. Если инвентаризация проводится раз в год или по «особым» случаям, сознательность сотрудников склада заметно падает.
Целью ежемесячной плановой инвентаризации является подтверждение наличия остатков, числящихся в учете. Следует проверять абсолютно все подразделения, имеющие на ответственном хранении материальные ценности. Внезапная проверка не требует такого тщательного подхода. Достаточно провести выборочную ревизию на одном из складов. Такая ревизия не только дисциплинирует сотрудников всего предприятия (т.к. ждут контролеров все), но и позволяет проводить проверку, как говорится, малыми силами. Вполне достаточно одного сотрудника ревизионной службы.
Практика показала, что даже в очень запущенном случае навести порядок в складском учете можно меньше чем за полгода регулярных плановых и внезапных проверок. Данные мероприятия обойдутся компании гораздо дешевле, чем постоянная неразбериха и недисциплинированность сотрудников.
Приблизительная оценка финансового состояния компании очень характерна для предприятий среднего и мелкого бизнеса. Руководство, экономя на финансовых специалистах или службах, само того не ведая, выбрасывает на ветер крупные суммы, неэффективно используя имеющиеся ресурсы. Данную ситуацию можно сравнить с управлением автомобилем с закрытыми глазами. Правомерна ли такая добровольная потеря контроля, насколько это себя оправдывает и как определить, что ждет тебя за поворотом? Контроль организации на каждой стадии процесса управления и наличие достоверной и актуальной информации позволят не совершить ошибок, опасных для жизни предприятия.