Організація управлінської праці в апараті управління споживспілки, кооперативу або їхніх структурних підрозділів покликана максимально забезпечують виконання управлінських функцій і ефективну взаємодію з торгово-виробничим і обслуговуючим персоналом, широке застосування технічних засобів управління.
При вирішенні питань управління трудовим колективом в умовах розвитку ринкових відносин слід застосовувати диференційований підхід, тому що праця різних працівників апарату управління неоднакова за своїм змістом і родом завдань, що вирішуються. Щодо кожного окремого працівника управління організації праці має сприяти досягненню максимальних результатів роботи; забезпечувати постійну узгодженість його діяльності з діяльністю інших співробітників; створювати і підтримувати оптимальні умови праці; зацікавлювати співробітника в своєчасному і якісному виконанні службових обов'язків.
Організація управління трудовим колективом в умовах розвитку ринкових відносин підприємствах повинна ґрунтуватися на таких принципах:
- спеціалізація праці в апараті управління, яка забезпечує чіткий розподіл функцій, прав і обов'язків з урахуванням посади, яку обіймає людина, складності виконуваних функцій, кваліфікації, освіти та індивідуальних властивостей;
- пропорційність — забезпечення оптимального співвідношення чисельності працівників апарату управління різних спеціальностей і кваліфікації до обсягів і трудомісткості управлінських робіт;
- синхронізація — виконання кожної управлінської операції згідно з чітко визначеною послідовністю і обсягами, узгодженістю в діяльності працівників за видами, обсягами і часом виконання;
- прямоточність — усунення зайвих проміжних ланок управління і забезпечення найкоротших шляхів проходження інформації та управлінських рішень;
- безперервність виконання робіт — забезпечення безперебійного виконання кожної управлінської функції, усунення втрат і невиробничих витрат робочого часу працівників управління;
- економічність виконання робіт — зведення до мінімуму матеріальних витрат і робочого часу на здійснення цього процесу при мінімальних витратах фізичної та нервової енергії працівників;
- гуманізація праці — цей принцип слід розглядати як оптимізацію трудового процесу в апараті управління [7, 18].
Розглянуті принципи управління трудовим колективом в умовах розвитку ринкових відносин повинні забезпечити:
- економічність управління — досягнення найбільшої ефективності витрат і оптимального використання коштів при виконанні управлінських робіт;
- оперативність управління — реалізацію в найкоротший строк прийнятих управлінських рішень;
- надійність управління — ефективну роботу апарату управління, яка сприяє стабільному функціонуванню всієї системи управління;
- оптимальність управління — знаходження оптимальних рішень.
Організація управління трудовим колективом полягає у вирішенні таких основних питань: удосконалення форм розподілу і працівників управління; вибір і використання раціональних методів і прийомів роботи; організація робочих місць і створення оптимального виробничого середовища в апараті управління.
Розподіл управлінської праці являє собою розчленування всього обсягу управлінських робіт на окремі складові частини (функції), кожну з яких виконує окремий працівник (або група працівників). Цілісність і ефективність діяльності апарату управління забезпечується кооперацією управлінської праці, узгодженістю функцій окремих працівників, завдяки якій окремі елементи поєднуються в єдиний управлінський процес. Раціональне поєднання розподілу і кооперації управлінської праці є основою спільної діяльності учасників процесу управління.
Організація управлінської праці включає такі основні форми розподілу праці: функціональну, технологічну, кваліфікаційну.
Функціональний розподіл праці передбачає закріплення конкретних функцій за підрозділами або окремими працівниками. Наприклад, основною функцією планового відділу кооперативу є планування, а товарознавця-організатора — впровадження прогресивних методів обслуговування покупців. Функціональний розподіл праці реалізується також і шляхом відокремлення основних робіт від допоміжних.
Технологічний розподіл праці в апараті управління передбачає спеціалізацію співробітників за однотипними видами робіт або сферами діяльності.
Кваліфікаційний розподіл праці — це розподіл робіт усередині підрозділів апарату управління між співробітниками відповідно до їхньої кваліфікації та з урахуванням досвіду роботи.
Розподіл праці залежно від кваліфікації працівників забезпечує раціональне використання кадрів і диференційовану оплату праці.
Функціональний, технологічний і кваліфікаційний розподіл праці визначають спеціалізацію праці апарату управління. Проте нераціональна спеціалізація праці працівників управління може мати деякі негативні наслідки.
Застосування раціональних форм розподілу і кооперації управлінської праці забезпечує найбільш доцільну спеціалізацію співробітників, визначає більш високий рівень відповідальності кожного з них за доручену ділянку роботи, сприяє чіткій взаємодії працівників. Це створює умови для підвищення ефективності та поліпшення якості роботи апарату управління завдяки найбільш раціональному використанню робочого часу.
Впровадження раціональної технології і техніки особистої праці передбачає глибоке вивчення трудового процесу апарату управління і проектування на цій основі нового, більш раціонального трудового процесу.
Кожний новий метод організації особистої праці, який проектується для впровадження, повинен забезпечувати усунення зайвих, неефективних трудових операцій, найбільш раціональну послідовність їх завдяки правильному плануванню робочих місць, використанню раціональних прийомів і методів планування роботи.
Значний вплив на організацію праці апарату управління має планування особистої роботи кожним співробітником. Початковим етапом планування є складання розкладу обсягів робіт. Другий етап планування—розподіл фонду часу на виконання обсягів робіт і визначення конкретного строку виконання.
Для планування особистої роботи використовують календарні, настільні книги і календарі, а також спеціальні картотеки оперативної роботи.
На вдосконалення організації управлінської праці суттєвий вплив мають організація робочих місць і умови праці.
Під робочим місцем розуміють обмежену зону площі службового приміщення, яка розрахована на одного працівника.
Організація робочих місць передбачає раціональне компонування службових приміщень, розподіл працівників по робочих кімнатах і розміщення в них робочих. Сутність раціонального планування службових приміщень і розміщення в них робочих місць полягає в тому, щоб скоротити тривалість виконання роботи, усунувши всі зайві переміщення працівників, найбільш ефективно використовувати площу службових приміщень.
При розподілі приміщень між структурними підрозділами апарату управління слід ураховувати функціональну значущість підрозділів, зміст і технологію виконуваних у них робіт, а також взаємозв'язок між ними в процесі праці.
Дуже важливо правильно розмістити меблі та обладнання в робочому приміщенні, враховуючи вимоги ергономіки та санітарні норми. Меблі мають забезпечити людині зручне положення під час роботи, сприяти гарному зоровому сприйняттю документації. До комплексу службових меблів належать письмові (звичайні, спеціалізовані), допоміжні столи та інші види меблів (картотеки, крісла, стільці, сейфи, полиці, етажерки, звичайні або спеціальні шафи).
Специфіка праці управлінського персоналу полягає в тому, що значне місце в ній займає робота з документами. Саме тому організація робочого місця має забезпечити найбільш раціональне розміщення документів, технічних засобів збирання.
Найкращий вид освітлення — природне. Воно справляє сприятливий психологічний вплив на працюючих. Тому конторські будівлі повинні мати достатню площу віконних прорізів.
Розрізняють штучне освітлення загальне і місцеве. Загальне має забезпечувати рівномірне освітлення всього приміщення. Для цього джерела світла доцільно розміщувати на стелі, над робочим місцем. Окремі види робіт вимагають посиленого освітлення. Для цього використовують місцеві джерела світла. Проте вони викликають швидку втому зору, тому слід поєднувати місцеве освітлення з загальним.
Ефективність світлового контрасту службових приміщень залежить від кольорового вирішення стін, стелі. Світлий колір збільшує освітленість, оскільки відбиває велику кількість світла. Темні кольори поглинають частину світла. Використання відповідного кольору при фарбуванні службового приміщення поліпшує його зовнішній вигляд, світловий контраст приміщення і підвищує працездатність управлінських працівників, зменшує втомлюваність, позитивно психологічно впливає на них.
Максимальна норма рівня шуму для конторських приміщень 40-50 децибел. Для того щоб зменшити шум, слід передусім визначити його джерело. З метою його приглушення застосовують звуковбирні матеріали при облицюванні внутрішньої поверхні приміщень, ізоляцію обладнання, що є джерелом шуму, і окремих робочих місць звуковбирними перегородками.
Застосування звуковбирних перегородок і покриттів стін, стель, підлог і меблів дає можливість підвищити продуктивність праці, зменшити кількість помилок.
2.3. Шляхи удосконалення процесу управління трудовим колективом Відділу охорони здоров’я
В результаті виявлення певних проблем щодо ефективного формування успішного трудового колективу Відділу охорони здоров’я, слід запропоновувати конкретні пропозиції щодо удосконалення процесу управління формуванням трудового колективу.