3. Телефонограми та інша інформація, отримана каналами зв'язку
Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.
Процес обміну секретарем інформацією, одержаною по каналах зв'язку, може бути закріплений у посадовій інструкції в такому вигляді:
| ОТРИМУЄ | ПЕРЕДАЄ | ||||
| Автор інформації | Зміст | Терміни та періодичність отримання | Автор інформації | Зміст | Терміни та періодичність отримання |
Службовий документ, що являє собою оперативне повідомлення, отримане по телефонному зв'язку, називається телефонограмою.
Телефонний зв'язок використовується, якщо потрібно терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Складання телефонограм є одним із безпосередніх обов'язків секретаря.
Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (бажано - до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час і місце проведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, чи в разі перешкод на телефонній лінії, що не дають змоги чітко почути деякі слова, треба кожну літеру передавати словами, які починаються з такої літери.
Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.
Якщо телефонограма передається кільком адресатам, складається їх перелік із відповідними номерами телефонів.
Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають:
- назву виду документа (телефонограма);
- адресата;
- дату підписання;
- індекс (вихідний номер);
- підпис;
- прізвище й номер телефону особи, яка передала теле фонограму;
- прізвище й номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату й час передавання телефонограми.
Передаючи телефонограму, слід дотримуватись таких правил:
- відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;
- назвати вид документа;
продиктувати текст телефонограми (переконатися в правильності запису його абонентом);
- назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;
- записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час перс-давання-приймання.
Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника та працівників, яким адресовано телефонограму. Телефонограми оформляють на загальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.
Широко застосовується у діловодстві також зв'язок із використанням факсимільної техніки. За його допомогою передають телефаксограми (факси). Факсом є службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.
Фактично факс є ксерокопію переданого документа.
Телефаксом можуть передаватися будь-які документи й додатки до них: таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Здебільшого цей зв'язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформляють так само, як і службовий лист.
Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат (телефакс), - цс: зазначення відправника (його коду), дата й час передавання документа; номер телефаксу (апарата), з якого передано інформацію; кількість сторінок.
Відправник факсу (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат отримав інформацію. В цьому підтвердженні (залежно від класу апарата) можуть зазначатися: код фірми-одержувача, номер телефаксу одержувача, дата, час та тривалість передавання, кількість одержаних сторінок, результат. Головною є графа „RESULTS", в якій у разі одержання повідомлення повністю й без помилок (збоїв) проставляється „ОК" (о'кеу); якщо були збої (деякі телефакси вказують код помилки й сторінку, на якій стався збій під час приймання документа), - то „NG" (negative).
Якщо одержані факси містять дуже важіиву інформацію й призначені для тривалого користування, їх слід скопіювати, оскільки папір, що його використовують для факсів, дуже тонкий, і для тривалого зберігання не придатний.
Найчастіше листування з комерційних питань зберігають протягом трьох років й не передають на зберігання до архіву.
Окрім перелічених засобів зв'язку використовуються у діловодстві також більш традиційні, зокрема телеграми.Службовий документ, що являє собою буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку, називається телеграмою. Особливості телеграфного зв'язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.
Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими й недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку „не" із тексту не вилучають).
Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення.
В разі потреби замість розділових та інших знаків застосовують умовні позначення:
- КРПК (ТЧК - російською мовою) - крапка;
- КМ (ЗПТ - російською мовою) - кома;
- ЛПК (КВЧ - російською мовою) - лапки;
- HP - номер;
- ДВК (ДВТ - російською мовою) - двокрапка.
Знаки „-„ (мінус), „+" (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа - переважно словами, багатозначні - цифрами.
Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, а другий підшивають у справу).
Оформляючи службову телеграму, зазначають:
-назву виду документа (телеграма);
-категорію телеграми (термінова, міжнародна, урядова);
-вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено тощо);
-телеграфну адресу одержувача (повну або умовну);
-номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-від-повідей);
-текст;
-вихідний номер телеграми;
-скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму;
-посаду особи, яка підписала телеграму (в разі потреби);
-прізвище особи, яка підписала телеграму;
-поштову адресу й назву підприємства - відправника телеграми;
- підпис;
- дату підписання телеграми;
- відбиток печатки підприємства-відправника.
У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією [3, с. 68-71].
4. Контроль за виконанням документів і термінами
Організацію контролю за виконанням документів подаємо за Приміркою інструкцією з діловодства (від 17 жовтня 1997р. N° 1153).
Порядок контролю за виконанням документів.
Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.
Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.
Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.
Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснює один з перших заступників або заступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу обов'язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на спеціально створену контрольну службу.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.
Строки виконання документів.
Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.
Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою „терміново" — протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.
Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.
Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, керівник органу виконавчої влади особисто (відразу після реєстрації документа).
Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у п'ятиденний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.
Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається органом виконавчої влади до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Адміністрації Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.