Второй этап процесса контроля в ООО «Триада» состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленнымистандартами. На этом этапе определяются масштабы допустимых отклонений, изменение результатов, передается и распространяется информация. Руководство ООО «Триада» определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют планируемым. В случае обнаружения отклонений от стандартов принимается решение о том, насколько они допустимы. Поэтому хороший стандарт системы контроля предполагает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.
Определение масштабадопустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Есливзять слишкомбольшоймасштаб - то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. После оценки полученных результатов процесс контроля переходит на третий этап.
Третий этап - действия, на котором руководство ООО «Триада» принимает какое-либо решение: устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать.
Нe все заметные отклонения от стандартов в ООО «Триада» устраняются. Иногда сами стандарты оказываются нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - этолишьпрогнозы будущего и иногда онимогут оказаться нереальными. При пересмотре планов в ООО «Триада» пересматриваются и стандарты. Кроме того, иногда оказывается, что планытрудновыполнимы, поэтому стандарты пересматриваются в сторону понижения. Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически делают тщетнымистремления работников и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию. В ООО «Триада» бывают случаи,когда сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются и, такимобразом,можно продолжатьизмерять результаты, не изменяя стандарты иповторяяцикл контроля.
Рекомендации по проведению эффективного контроля.
При разработкепроцедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей, т.к. контроль сильно действует на психологическоесостояние работников. Часто имеет смыслсделатьпроцесс контроля наглядным, т.к цель контролясостоит не в том, чтобы зафиксировать ошибки илимошенничество, а в том, чтобы предупредитьих и, в конечном счете, достичьпоставленныхцелей.
Но наглядность контроля может вызвать отрицательный результат. Если сотрудники знают установленныестандарты и всю процедуру контроля, то они, как правило, стремятсязафиксировать измерения результатов работы на уровне, который гарантирует наивысшеевознаграждение ив тех только областях, где проводятся измерения. Такой тип поведения называетсяповедением, ориентированным на контроль. Необходимо тщательно спроектировать системуконтроля с учетом побочных эффектов, иначе она будет ориентировать сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а вовсе не на то, чтобы достичь целей организации.
На наш взгляд характеристиками эффективного контроля являются:
1. Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.
2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.
3. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
4. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.
5. Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.
8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.