3) заключительный контроль - осуществляется путем сравнения фактически полученных результатов с требуемыми после того, как работа выполнена.
И еще одна важная цель достигается благодаря заключительному контролю: оценка результатов позволяет устанавливать соответствующее вознаграждение за выполненную работу, что всвою очередь способствует мотивацииработников.
В зависимости от целей контроль разделяют на:
1) стратегический контроль - ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиции выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей ее среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом;
2) тактический контроль - нацелен на анализ выполнения тактических планов организации, неразрывно связанных с ее стратегией. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Все сравнения достигнутых показателей с запланированными охватывают в первую очередь показатели, отражающие состояние внутренней среды организации: ее ресурсов, структуры, культуры. Периодичность тактического контроля совпадает с длиной периода, на который составляются планы тактического развития;
3) оперативный контроль - осуществляется ежедневно и по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемого для производства продукции и услуг и выполнения всех видов процессов организации.
По предмету контроля можно выделить целый ряд его видов: финансовый, кадровый, материально-ресурсный, маркетинговый и др. В зависимости от масштабов выделяют два вида контроля: полный и выборочный.
В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действии. На каждом этапе выполняется комплекс специализированных работ.
Первый этап - определение параметров контроля: норм, нормативов, стандартов. Демонстрирует, насколько тесно взаимосвязаны функции контроляи планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношениикоторых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей, установленных впроцессе планирования. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важныеособенности. Онихарактеризуются наличиемвременных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, с помощью которого можно оценить результат выполненной работы. Конкретный критерий и определенный период времени (например, один год) называются показателями результативности. Показатели результативности точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов, т. e. для таких, которые поддаются количественному измерению.
Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленнымистандартами. На этом этапе определяются масштабы допустимых отклонений, изменение результатов, передается и распространяется информация. Руководство определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют планируемым. В случае обнаружения отклонений от стандартов принимается решение о том, насколько они допустимы. Поэтому хороший стандарт системы контроля предполагает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.
Определение масштабадопустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Есливзять слишкомбольшоймасштаб - то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но если взять слишком маленький масштаб, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.
Для того чтобы бытьэффективным, контроль должен бытьэкономным. Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.
После оценки полученных результатов процесс контроля переходит на третий этап.
Третий этап - действия, на котором менеджер должен принять какое-либо решение: устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать.
Нe все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы - этолишьпрогнозы будущего и иногда онимогут оказаться нереальными. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Кроме того, иногда оказывается, что планытрудновыполнимы, поэтому стандарты необходимо пересмотреть в сторону понижения. Стандарты, требования которых выполнить очень трудно, фактически делают тщетнымистремления работников и менеджеров достичь сформулированных целей и сводят на нет всю мотивацию. И, наконец, возможен случай,когда сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются и, такимобразом,можно продолжатьизмерять результаты, не изменяя стандарты иповторяяцикл контроля.