Для решения коллегии Западно-Сибирского управления Ростехнадзора - фразой «коллегия Западно-Сибирского управления Федеральной службы
по экологическому, технологическому и атомному надзору решила:». Слово «решила», печатаются строчными буквами обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносятся.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
Преамбула в проектах совместных приказов завершается словом «приказываем», которое печатается строчными буквами обычным шрифтом вразрядку 2 пт и в отдельную строку не выносится.
Текст приказа может содержать одну распорядительную часть (без констатирующей), начинающейся словом «Приказываю:», которое печатается от левой границы текстового поля (с абзацным отступом).
Распоряжение может состоять только из распорядительной части.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если при подготовке проекта постановления, приказа, распоряжения усматривается необходимость признания утратившим силу какого- либо действующего постановления, приказа, распоряжения, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу действующего постановления, приказа, распоряжения, начинающийся словами «Признать утратившим силу», и далее содержащий информацию о его принадлежности к федеральному органу исполнительной власти, дате, номере и полном наименовании признаваемого утратившим силу постановления, приказа, распоряжения). Например, «Признать утратившим силу приказ Западно-Сибирского управления Ростехнадзора от 25 августа 2008 г. № 156 «Об утверждении и введении в действие Инструкции … (приводится полностью)».
В части, касающейся постановлений, приказов, распоряжений, изданных Управлением по технологическому и экологическому надзору Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по Новосибирской области, упомянутый в предыдущем абзаце пункт должен начинаться словами «Считать не подлежащим применению...» и далее содержать информацию о принадлежности приказа, распоряжения Управлению по технологическому и экологическому надзору Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору по Новосибирской области), дате, номере и полном наименовании считаемого не подлежащим применению приказа, распоряжения.
Если при подготовке проекта приказа, распоряжения усматривается необходимость корректировки какого-либо требования (положения), содержащегося в действующем постановлении, приказе, распоряжении или в приложении к нему, то в готовящемся проекте должен быть предусмотрен пункт о признании утратившим силу (отмене) или изменении соответствующего требования (положения).
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Отделы (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Западно-Сибирского управления Ростехнадзора, лицо, его замещающее в период отсутствия, а также заместители руководителя в соответствии с приказом о распределении полномочий.
Приложения к приказу визируются руководителем отдела, подготовившего проект, а при его временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка) - лицом, исполняющим обязанности этого руководителя. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Листы каждого приложения должны нумероваться отдельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, эта сноска обозначается звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. Длина черты 4-5 см. Текст сноски печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно быть более трех сносок.
Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Совместные приказы Западно-Сибирского управления Ростехнадзора и других органов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается центрованно;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образцы оформления постановлений, приказов и распоряжений приведены в приложениях № 7-9[8].
Заключение
Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Для решения основных и оперативных задач, стоящих перед любой организации, государственным органом исполнительной власти, является подготовка распорядительных документов, применяемых в практике (приказ, распоряжение, постановление).
По юридической природе распорядительные документы могут быть актами управления, содержащие нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права. Поэтому очень важно грамотно и аккуратно оформлять распорядительные документы.
В своей основной деятельности Западно-Сибирское управление Ростехнадзора в части подготовки и оформления распорядительной документации руководствуется Инструкцией по делопроизводству в Западно-Сибирском управлении Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденной приказом Западно-Сибирского управления Ростехнадзора от 21.05.2009 г. № 225-пр.
Список литературы
1. Ефимова С.А. Справочник современного секретаря/ С.А. Ефимова, А.П. Плотников. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К»; Саратов: ООО «Анлейс», 2009, с. 320
2. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Управление документами: Учебник.-М.:ИНФА-М, 2009, с. 300
3. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник/Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под. Ред. проф. Н.Н. Кунаева.-М.: Логос, 2008, с. 352
4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. Пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений / А.В. Пшенко.- 7-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2008, с. 176
5. Быкова, Т.А. Движение внутренних документов и технология их обработки/ Т.А. Быкова// Справочник секретаря и офис-менеджера.-2010.-№7
6. Положение о Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 401 (в ред. Постановления Правительства РФ от 27.01.2009 N 43)
7. Положение о Западно-Сибирском управлении Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утверждено приказом Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 29.06.2009 г. № 58
8. Инструкция по делопроизводству в Западно-Сибирском управлении Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, утвержденная приказом Западно-Сибирского управления Ростехнадзора от 21.05.2009 г. № 225-пр.
Приложение 1
Основные положения Инструкции по делопроизводству
в Западно-Сибирском управлении Ростехнадзора
| I. | ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ |
| II. | ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ |
| 2.1. | Бланки документоВ |
| 2.2. | Печати и штампОВ |
| 2.3 | Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в ЗАПАДНО-СИБИРСКОГО УПРАВЛЕНИЯ РОСТЕХНАДЗОРА |
| 2.4 | Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов |
| 2.4.1. | ПОСТАНОВЛЕНИЕ, Приказ, распоряжение |
| 2.4.2. | Положение, правила, инструкция |
| 2.4.3. | Соглашение |
| 2.4.4. | Протокол |
| 2.4.5. | Служебные письма |
| III. | ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ |
| 3.1 | ОРГАНИЗАЦИЯ документоОБОРОТА |
| 3.2 | Организация доставки документов |
| 3.3 | Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции |
| 3.4. | Организация работы с документами в отделах |
| 3.5. | Организация обработки и передачи отправляемых документов |
| 3.5.1. | Отправка корреспонденции почтовой связью |
| 3.5.2. | Телеграмма |
| 3.5.3. | Телефонограмма |
| 3.6. | Порядок прохождения внутренних документов |
| 3.7. | Порядок работы с документами с ПОМЕТКОЙ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ» |
| 3.8. | Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи |
| 3.9. | Печатание, копирование и тиражирование документов |
| 3.10. | Учет количества документов |
| 3.11. | Работа исполнителей с документами |
| 3.12. | Работа с письменными и устными обращениями граждан |
| 3.12.1. | Общие положения |
| 3.12.2. | Повторные письма |
| 3.12.3. | Анонимные обращения.. |
| 3.12.4. | Ответы на обращения граждан |
| 3.12.5. | Анализ и обобщение вопросов, поднимаемых в письменных и устных обращениях граждан |
| 3.12.6. | Организация работы по приему граждан |
| 3.12.7. | Работа с КОРРЕСПОНДЕНЦИЕЙ, ПоступившЕЙ на личном приеме |
| 3.13. | Работа с обращениями и запросами депутатов |
| IV. | ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ |
| 4.1 | РЕГИСТРАЦИЯ документоВ |
| 4.2. | Организация поисковой системы по документам |
| V. | Контроль исполнения документов |
| 5.1. | Организация контроля исполнения |
| 5.2. | КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ОТ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА РОСТЕХНАДЗОРА, АППАРАТА ПОЛНОМОЧНОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ ПРЕЗИДЕНТА РФ В СИБИРСКОМ ФЕДЕРАЛЬНОМ ОКРУГЕ |
| VI. | Организация работы с документами в делопроизводстве |
| 6.1. | Составление номенклатур дел |
| 6.2. | Формирование и оформление дел |
| 6.3. | Организация оперативного хранения документов |
| VII. | ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ |
| 7.1. | Экспертиза ценности документов |
| 7.2. | Подготовка и передача документов в архив |
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2