Контроль необходимо осуществлять на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации.
Совокупность указанных принципов является основанием эффективности системы внутреннего контроля.
При осуществлении внутреннего контроля используются различные методы, они включают в себя такие элементы, как:
1) бухгалтерский финансовый учет (инвентаризация и документация, счета и двойная запись);
2) бухгалтерский управленческий учет (распределение обязанностей, нормирование издержек);
3) аудит, контроль, ревизия (проверка документов, проверка верности арифметических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация, устный опрос персонала, подтверждение и прослеживание);
4) теория управления.
Все вышеперечисленные методы составляют единую систему и используются в целях управления предприятием.
Общее знакомство с системой внутреннего контроля включает получение информации о специфике и масштабах деятельности субъекта, представление о системе его бухгалтерского учета. Итоги первоначального знакомства позволяют принять решение о возможности использования в проверке системы внутреннего контроля. Если контролер-ревизор не может полагаться на систему внутреннего контроля, он должен спланировать свою проверку, таким образом, чтоб выводы его не основывались на доверии к этой системе. Низкая эффективность системы внутреннего контроля должна быть отражена в заключении о проверке субъекта.
Система контроля должна быть экономически оправданной, то есть затраты на ее функционирование должны быть меньше потерь предприятия из-за ее отсутствия. Если система внутрихозяйственного контроля службой бухгалтерского учета будет эффективно функционировать, это позволит сократить расходы как на проведение ревизий, так и на проведение внешнего аудита.
Система внутрихозяйственного контроля бухгалтерией организации включает три основных элемента: среду контроля, учетную систему и процедуры контроля. В сочетании все элементы системы контроля обеспечивают предприятию снижение риска в деловой и финансовой деятельности, а также в бухгалтерском учете
Среда контроля – это действия, мероприятия и процедуры, которые отражают общее отношение администрации и собственников предприятия к контролю, степень значимости контроля для предприятия. При оценке среды контроля выделяются следующие элементы: стиль и основные принципы управления, организационная структура, распределение полномочий и ответственности, управленческие методы контроля, работа с персоналом, влияние внешних факторов.
Стиль и основные принципы управления выражаются в отношении администрации ко многим элементам деятельности, например в степени готовности администрации идти на риск при осуществлении хозяйственных операций либо стремление избегать любых форм риска, соблюдении высшими руководителями этнических норм поведения либо нарушении финансовой дисциплины.
Схема организации работы бухгалтерии довольно простая – главному бухгалтеру непосредственно подчиняются отделы бухгалтерии. А бухгалтерия проверяет работу соответствующих служб и структурных подразделений. Чем меньше количество уровней управления тем выше эффективность проверок.
Организационная структура определяет существующие формы власти и подчинения на предприятии, регламентирует области полномочий и ответственности сотрудников, порядок составления отчетов.
Отметим, что использовать бухгалтерию в качестве ревизионного органа можно тогда, когда:
1) не пересекаются интересы владельцев бизнеса, руководителей и бухгалтерских работников (то есть работникам бухгалтерии не придется выявлять ошибки других работников предприятия);
2) процедуры проверки довольно стандартны, выполняются планово;
3) высокий уровень доверия к контролю со стороны бухгалтерии.
Распределение полномочий и ответственности между персоналом предприятия призвано гарантировать правильное ведение хозяйственных операций. С этой целью разрабатываются и доводятся до сотрудников в письменном виде должностные инструкции, планы мероприятий, рекомендации и указания.
Для контроля за работой организации администрация использует различные управленческие методы, включая определение квалификации сотрудников, оценку системы обработки информации и составления отчетов, анализ достигнутых результатов финансовой деятельности и сравнение их с запланированными, изучение деятельности отдельных подразделений и др.
Важное значение имеет порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей.
Целью работы с персоналом является наличие на предприятии необходимого количества сотрудников, обладающих достаточными знаниями и опытом для выполнения своих обязанностей. Система отбора, найма, продвижение по службе, обучения и подготовки кадров должна обеспечивать высокую квалификацию и честность персонала.
Особенностью такой организации внутреннего контроля является то, что ревизоры – это сотрудники предприятия, но не работники бухгалтерии. Ревизионные комиссии собираются по распоряжению руководителя, проводят проверки и после выполнения проверок работники выполняют на предприятиях основную работу.
Работа ревизионной комиссии имеет для руководства и (или) собственников экономического субъекта информационное и консультационное значение; она призвана содействовать оптимизации деятельности экономического субъекта и выполнению обязанностей его руководства.
Обычно формирование контроля за счет ревизионных комиссий происходит в следующих случаях:
1) необходимы единовременные или внеплановые проверки отдельных подразделений, лиц или выполнения работ;
2) загруженность бухгалтерии не позволяет отвлекать работников бухгалтерии на проведение ревизий, а формировать отдельно службу контроля нет необходимости;
3) при проведении ревизии возможны выявления ошибок бухгалтерии, поэтому ревизии необходимо поручить другим лицам (не работникам бухгалтерии).
Объекты ревизии могут быть различными в зависимости от особенностей экономического субъекта и требовании его руководства и (или) собственников.
Так же существует вариант, когда службу внутреннего контроля выполняем служба внутреннего аудита.
В практической работе служба внутреннего аудита руководствуется законодательными и нормативными актами РФ, министерств и ведомств, органов местного самоуправления, правилами (стандартами) аудита, а также учредительными документами, приказами и распоряжениями руководителя предприятия, инструкциями, положениями и т.п.
Практика аудита свидетельствует, что на тех предприятиях, где созданы и эффективно функционируют службы внутреннего аудита, значительно выше уровень сохранности имущества, использования ресурсов, организации бухгалтерского учета и достоверности отчетности.
2. Понятие «бизнес-риск». Определение величины риска
Бизнес-риск – это риск, в большей степени обусловленный отраслевыми особенностями бизнеса, т.е. структурой активов, в который фирма решила вложить свой капитал. Производственный риск определяется многими факторами: региональные особенности, конъюнктура рынка, национальные традиции, инфраструктура и т.п. Можно привести множество примеров, характеризующих зависимость производственного риска от тех или иных условий.
Система внутреннего контроля связана с риском. Она отражает отношение менеджмента к риску. Было бы трудно описать достоинства системы внутреннего контроля, не рассмотрев риск. Потому что для разработки эффективной системы внутреннего контроля необходимо понять виды и степень риска, с которым сталкивается кредитная организация. Таким образом, устойчивая система внутреннего контроля необходимо для эффективного управления риском. Эти два компонента настолько тесно связаны друг с другом, что игнорирование одного из них сразу же окажет негативное влияние на другой.
Существуют две основные категории риска: гарантированный и негарантированный. Некоторые риски являются негарантированными. Они связаны с неосуществлением превентивных мероприятий. Риск гарантирован, когда он понятен, измерим и контролируем. Банк должен быть в состоянии противостоять неблагоприятной финансовой обстановке, вызванной подобным риском. Гарантированными рисками можно управлять.
Регулирующие органы выделяют различные виды риска. Хотя каждый из этих органов может называть виды риска по-разному, все они сходятся во мнении относительно тех рисков, которые присущи банковской деятельности. Основные виды риска, которые выделяют регулирующие органы, включают:
1. Кредитный риск – риск потери части доходов или капитала банка, возникающий в результате неспособности заемщика или контрагента выполнить условия договора с банком. Кредитный риск присутствует в любой деятельности, где успех зависит от контрагента, эмитента финансовых инструментов или заемщика. Он возникает каждый раз, когда кредитная организация предоставляет, инвестирует денежные средства или принимает обязательства в отношении их предоставления в соответствии с действующими соглашениями или на основании подразумеваемых в них условий независимо от того, отражаются ли они в составе активов на балансе или как условные обязательства за балансом.
2. Процентный риск – Риск потери части доходов и капитала в связи с неблагоприятной динамикой процентных ставок называется процентным риском. В некоторых банках процентный риск включается в состав рыночного риска. В данном разделе особое внимание уделяется цене банка в условиях процентных ставок и чувствительности цены банка к их изменениям.