Автоматизация работы отдела планирования компании ООО "Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия" (стр. 5 из 18)
Планирование доставки продукции на будущий временной период осуществляется на основе плана продаж на будущий временной период и плана складирования на будущий временной период. План по доставке на будущий временной период формируется при помощи функциональных возможностей MSExcel. Рассчитывается следующим образом: общий объем продукции по плану продаж для каждого склада распределяется пропорционально, в соответствии с договорами, заключенными с клиентами компании, относящимся к соответствующему складу. Сформированный план по доставке из отдела планирования центрального офиса поступает в филиалы и дистрибуционные центры посредством корпоративной ИС в виде файла. Все сформированные планы на будущий временной период в виде файлов, посредством корпоративной ИС, поступают в функциональный блок формирования сводного плана для дальнейшей обработки. Данные сводного плана служат для формирования аналитической отчетности, которая позволяет осуществлять основные функции управления. Планы по продажам и по производству на будущий временной период формируются один раз за календарную неделю, а планы по складированию и по доставке формируются одни раз в сутки. Рассчитанная информация по планам служит основой для координации деятельности всех основных производственных бизнес-процессов. Автономность задачи заключается в том, что все функции планирования, хотя и предназначены для всех производственных подразделений, осуществляются в рамках одного отдела центрального офиса.
Таким образом, сущность задачи сводится к устранению наиболее рутинных функций в процессе формирования планов производственной деятельности предприятия ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»:
1.2.4 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
Основываясь на данных, полученных из библиотеки компании ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» из раздела «Организация деятельности подразделений» составим схему документооборота в отделе планирования.
Схема представлена на рисунке
Рис. 9.
Рис. 9. Схема документооборота отдела планирования на предприятии ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»
Основными недостатками такой системы документооборота (представленной в приложении 2) являются:
o практически 100% использования человеческого фактора при составлении планов, вследствие чего, очень высок риск неточности предоставляемой информации;
o процесс составление планов характеризуется высокой трудоемкостью;
o постоянное несоблюдение графика подачи отчетов для осуществления планирования, из-за слишком объемной географии складов;
o несопоставимость данных, используемых в различных отчетах;
o отсутствие статистических отчетов по результатам деятельности.
В таблице Таблица 2 представлены потоки информации в отделе планирования [16].
Таблица 2. Потоки информации в отделе планирования
| Наименование документа | Частота возникновения | Объемза 1 год | Временные затраты на обработку 1 документа | Временные затраты на обработку документов в год |
| План продаж | 1 раз в неделю | 52 | 8 часов в день | 416 часов в год |
| Отчет по фактическим продажам | 1 раз в день | 312 | 3 часа в день | 936 часов в год |
| План производства | 1 раз в неделю | 52 | 8 часов в день | 416 часов в год |
| Отчет производства | 1 раз в день | 330 | 3 часа в день | 990 часов в год |
| План складирования | 1 раз в день | 365 | 2 часа в день | 730 часов в год |
| Складской отчет | 1 раз в день | 365 | 4 часа в день | 1460 часов в год |
| План доставки | 1 раз в день | 365 | 3 часа в день | 1095 часов в год |
| Отчёт о доставке | 1 раз в день | 365 | 2 часа в день | 730 часов в год |
Рассчитаем экономию рабочего времени в варианте автоматизированного решения задачи на примере плана продаж.
Заработная плата сотрудников отдела планирования (за исключением менеджера и супервайзера) составляет 40 000,00 рублей в месяц. Средний объем рабочих часов в месяц составляет 176 часов, соответственно часовая ставка сотрудника отдела планирования составляет 227,27 р/час. Соответственно, в варианте КАК ЕСТЬ, трудовые затраты на формирование плана продаж составляю 416 * 227,27 = 94 544,32 рубля. По предварительным расчетам, в варианте автоматизации процессов планирования, а в частности, для формирования плана продаж, будет составлять ориентировочно 10 минут (0,17 часа). Это время будет затрачиваться на работу специалиста с пользовательским интерфейсом, выбор нужных пунктов меню, заполнение необходимых исходных данных, нажатие соответствующих кнопок и, соответственно, завершающих действий по отправке отчетов для конечных пользователей. Расчет всех необходимых данных для планирования на будущий временной период будет осуществляться посредством внутримашинной обработки, сервером. Даже при высоких объемах расчетных показателей, время на расчет и обработку данных будет составлять сотые/десятые доли секунды. Поэтому, время, затрачиваемое на внутримашинную обработку информации можно не учитывать.
В год составляется 52 плана продаж. 52 * 0,17 = 8,84 часов на составление планов продаж за один год. 8,84 * 227,27 = 2 009,07 рублей.
Итого, общая стоимостная выгода в варианте автоматизации, по сравнению с вариантом КАК ЕСТЬ, составит ориентировочно 92 535,25 рублей. На сегодняшний день, на рынке, ориентировочная стоимость информационных систем планирования с необходимым оборудованием и установкой, будет составлять 600 000 рублей. Исходя пятилетней амортизации информационной системы, годовая амортизация ИС составит, ориентировочно, 120 000 рублей. Минимум, в планируемой ИС, будет составляться четыре плана. Годовая экономия составления планов по варианту КАК ДОЛЖНО БЫТЬ, по сравнению с вариантом КАК ЕСТЬ, ориентировочно, составит 370 141 рубль в год. Итого, прямой экономический эффект может составить 250 141 рубль в год. При этом, пока, не учитывается возможность формирования дополнительных аналитических показателей для координации управленческой деятельности.
При планируемом внедрения информационной системы на предприятие ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия», можно будет устранить следующие недостатки в процессе работы отдела планирования:
o задержка необходимой информации;
o низкая оперативность, снижающая показатели областей планирования;
o простои производства, вследствие несвоевременности предоставления плановой информации;
o низкая производительность в различных сферах, связанных с областью планирования;
o невысокая достоверность результатов;
o несоответствие данных, используемых в различных отчетах;
o дублирование потоков информации;
o высокая трудоемкость обработки информации (на некоторые отчеты по планированию, в данный момент, затрачивается около 8 рабочих часов);
o несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.
o непрозрачность планирования (под непрозрачностью подразумевается невозможность проследить путь каждой цифры сводного документа от первичных данных, до итоговых);
o невозможность расчета статистических показателей, необходимых для управления, из-за сложности вычислений и большого объема информации.
В рамках будущей информационной системы будут структурированы все данные, используемые в процессе планирования, что позволит гораздо эффективнее осуществлять процессы планирования.
1.2.5 Описание свойств ИС, требуемых для решения выбранной задачи
Основные свойства, которыми должна обладать ИС:
Быстродействие – одно из важнейших качеств системы, которое отвечает за скорость передачи данных внутри системы. В системе копании Кока-Кола быстрое обновление информации – условие правильности принимаемых решений.
Точность результатов – использование человеческого фактора в интегрируемой системе должно быть сведено к минимуму, т.к. за счет этого повышается точность результатов (все расчеты будут производится системой, автоматически, по заложенным алгоритмам). Адаптивность – программные и технические платформы могут устаревать, но при этом, должна присутствовать возможность переноса ИС на новые программные и технические платформы. Простота эксплуатации – также немаловажное свойство, поскольку эта система нацелена на использование конечным пользователем предоставленных функций, но ведь даже высококвалифицированным специалистам намного удобнее использовать упрощенный интерфейс для исключения ошибок на стадии использования человеческого фактора. Вышеуказанные стратегические свойства являются необходимыми для создания эффективной ИС отдела планирования.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
При проведении анализа существующих разработок для автоматизации процесса планирования, были выбраны системы: System Automatic Planning Supply Chain Management (SAP SCM) [17]; Baan – EnterpriseRelationshipManagement (ERP) [18]; MFG/PRO [9].
Критерии анализа: функциональность, экономическая целесообразность. SAP Supply Chain Management (SAP SCM) – приложение для управления логистическими цепочками (от планирования цепочек до объединения их в сеть) - открытое, интегрированное решение, разработанное для совместного ведения электронного бизнеса. Решение SAP SCM преобразует управление логистическими цепочками из линейного последовательного процесса в коллективную работу персонала компании, партнеров и поставщиков на закрытой торговой площадке, что позволяет им координировать свои действия в сфере логистики. SAP SCM ориентирована в основном на управление товародвижением, включающим продажи, поставки, складирование, но она не включает процесс производства, поэтому по критерию функциональности она не подходит.