Отже, різниця цих рефератів обумовлена цільовим призначенням інформації: або потреба у самій інформації з вихідного документа, або потреба у відомостях про джерела, де є необхідна споживачеві інформація.
За читацькою адресою реферату, тобто його призначення певним читацьким групам, виділяють загальні та спеціалізовані реферати.
Загальний реферат містить інформацію, яка може бути використана широкими колами споживачів. Він орієнтується не на конкретний інформаційний запит, а на потреби всієї галузі, для якої здійснюється реферування масиву первинної інформації.
Спеціалізований реферат складається для задоволення інформаційних запитів. Вони орієнтуються на конкретного споживача або на інформаційні запити конкретної групи споживачів. У зарубіжній літературі зустрічаємо поняття «критичний реферат». Реферування пов’язане з оцінкою інформації, але ця оцінка спрямована на виявлення нового, цінного у вихідному документі. Реферат не несе критичного характеру, властивого рецензіям. (11. с. 14–15).
Разом з тим реферат виконує кілька завдань: інколи заміняє первинний документ; слугує засобом сповіщення і поширення інформації про новітні досягнення культури, науки, техніки, освіти; допомагає перебороти мовні й термінологічні бар'єри, особливо в галузі прикладних наук. (7, с. 302).
Якість реферату залежить від того, наскільки глибоко вивчено первинний документ. Тому основними елементами його змісту є головні компоненти наукової праці, а саме: об’єкт дослідження; конкретні властивості, особливості об’єкта, що вивчається; просторові і часові ознаки об’єкта; використані джерела інформації; отримані результати. Визначають актуальність теми, оригінальність та рівень висвітлення матеріалу, коло конкретних споживачів, для яких призначено первинний документ.
Аналіз змісту першоджерела в реферуванні невіддільно пов’язаний із синтезом інформації, затим що її складові розглядають у логічній єдності і взаємодії. Синтез інформації – це поєднання корисної інформації, виявленої в результаті аналізу змісту первинного документа, в логічне ціле. У процесі синтезу утворюється новий документ, забезпечується взаємозв’язок і логічний виклад цінної інформації, що відповідаєцільовому призначенню реферату. Отже, у створенні реферату аналіз і синтез як дві взаємопов'язані сторони інтелектуальної діяльності невіддільні одна від одної.
Реферат має специфічну структуру, яку становлять такі складові: бібліографічний опис, текст і додаткові відомості.
Бібліографічний опис є невід’ємною частиною реферату. Назва праці, що підлягає реферуванню, у бібліографічному описі може бути в трьох варіантах:
1) без змін у бібліографічному описі, якщо первинний документ опубліковано українською мовою;
2) по можливості, в точному перекладі українською мовою, якщо первинний документ опубліковано іноземною мовою;
3) повністю або частково зміненою порівняно з назвою оригіналу, тоді її наново формулюють на основі вивчення текстової частини документа для адекватного вираження головної теми або предмета документа. Нову назву або її змінену частину беруть у квадратні дужки. Цей метод застосовують здебільшого для підготовки реферативних журналів.
Текст реферату – скорочений виклад змісту первинного документа – подають у певній послідовності розкриття перелічених далі аспектів. Об’єкт дослідження є однією з найважливіших складових реферату. Тут виявляються закономірності, властивості й ознаки, наводяться часові та просторові ознаки, наводяться характеристики пристроїв, засобів, речовин і т. ін. Методи дослідження наводять тоді, коли вони мають особливе значення для дослідження. Широко відомі методи лише вказують без відповідних пояснень. Результати проведеної роботи, отримані в процесі спостережень, вимірювань, узагальнень тощо, відображають у рефераті в формі описових формулювань, цифрових даних, таблиць, графічних матеріалів і формул.
Текст реферату має бути зрозумілим, конкретним, чітким, лаконічним, тобто не містити другорядної інформації: доказів, роздумів, опонування, прикладів. У ньому не слід вдаватися до громіздких речень і складних граматичних зворотів, які утруднюють розуміння змісту. У реферат не включають відомостей, відображених у бібліографічному описі документа. Не допускаються (крім виключних випадків за наявності очевидних неточностей) критичні зауваження референта або довільна інтерпретація тексту первинного документа. (7, с. 306–307).
Реферати існують як складова первинного документа або як самостійний реферативний документ. Прикладом першого варіанта реферату є обов’язкова наявність його у звітах про науково-дослідну роботу. Реферат призначений для ознайомлення зі змістом звіту. Він має бути стислим, інформаційним і містити відомості, які дають змогу прийняти рішення про доцільність читання всього звіту. Реферат слід розміщувати безпосередньо за списком авторів, починаючи з нової сторінки. Якщо список авторів не складають, реферат розміщують за титульним аркушем.
Тексту реферату в разі видання звіту передує повний бібліографічний опис звіту, який роблять відповідно до вимог чинних стандартів з бібліотечної та видавничої справи.
Реферат має містити:
– відомості про обсяг звіту, кількість частин звіту, кількість ілюстрацій, таблиць, додатків, кількість джерел відповідно до переліку посилань (усі відомості наводять включно з даними додатків);
– текст реферату;
– перелік ключових слів.
Реферат може містити інформацію про умови розповсюдження звіту (якщо такі висувають).
Текст реферату має відображати подану у звіті інформацію і, як правило, у такій послідовності:
– об’єкт дослідження або розробки;
– мета роботи;
– методи дослідження та апаратура;
– результати і їхня новизна;
– основні конструктивні, технологічні й техніко-експлуатаційні характеристики та показники;
– ступінь впровадження;
– зв’язок з іншими роботами;
– рекомендації щодо використання результатів роботи;
– галузь застосування;
– економічна ефективність;
– значущість роботи та висновки;
– прогнозні припущення про розвиток об’єкта дослідження або розробки.
Реферат належить виконувати обсягом не більш як 500 слів, і, бажано, щоб він уміщувався на одній сторінці формату А4. (9. с. 308–309).
Отже, інформаційний реферат – дуже зручний для використання споживачами інформаційний документ. Тому, що у рефераті зміст первинного документа згорнутий, що дає змогу користувачу швидко ознайомитись із потрібною для нього інформацією. На даний час, реферати є дуже різноманітними, вони також були створені на запити та потреби споживачів, для більшої зручності і легкості опрацювання інформації.
Довідка – це відповідь на разовий запит споживача, яка містить інформацію. Довідка є найпростішим інформаційним документом за методикою підготовки та викладу інформації. (11, с. 34).
Її мета – виявити та передати інформацію замовнику. На відмінну від інформаційного реферату довідка не має завдання ознайомлення споживача інформації зі змістом первинних документів. (9, с. 27).
Від довідки вимагається лише інформація, що релевантна запиту споживача. Підготовка довідки не потребує аналітичної оцінки інформації, яка надається. Але оціночний підхід застосовується при пошуку достовірних джерел інформації.
Основні вимоги до довідки:
- повнота надання інформації споживачеві;
- релевантність поданої інформації запитам споживача;
- достовірність наданої інформації;
- об’єктивність передачі інформації.
Методика виконання довідки:
- Одержання запиту – уточнення теми запиту, його мети, меж пошуку (хронологічних, мовних, територіальних тощо).
- Визначення кола джерел пошуку – виявлення та відбір джерел, в яких може бути потрібна інформація.
- Пошук інформації – повнота, релевантність виявленої інформації.
- Оформлення довідки – вказати на джерело виявлення інформації. (11. с. 34–35).
Якщо довідка містить лише бібліографічну інформацію, вона називається бібліографічною.
Якщо довідка повідомляє конкретні дані, відомості, факти, виклад якоїсь концепції без аналізу викладеної інформації, вона називається фактографічною.
З іншими інформаційними документами інформаційну довідку об’єднують такі спільні риси: призначення, належність до вторинного рівня документальної інформації, методи підготовки. З масиву інформаційних документів довідку вирізняє її специфіка. Мета інформаційної довідки – виявити та передати споживачеві потрібну інформацію, а не ознайомити його із змістом первинних документів. При підготовці довідки, як правило, відсутній оціночний підхід до інформації, при наявності такого підходу до джерел виявленої інформації. Референт (інформаційний посередник), який готує довідку, не аналізує викладену інформацію у довідці. (11. с. 17–18).
У фаховій літературі та у виданнях інформаційних центрів можемо зустріти такі види довідок: оглядова довідка та інформаційна довідка.
Оглядова довідка є різновидом огляду, тому що містить оцінку документів та вивідне знання у вигляді висновків чи рекомендацій референта. (11, с. 35).
Оглядова довідка може бути за змістом загально галузевою або проблемно-тематичною. За призначенням може бути ознайомлюючою або підсумковою для окремих етапів емпіричного дослідження чи проблемного моніторингу. (9, с. 27).
Інформаційна довідка – це інформаційний документ, відповідний постійно діючим запитам споживача. Це може бути добірка витягів з газет, первинних документів, систематизованих відповідно до потреб споживача. (11. с. 35).
Методи викладу інформації у тексті можуть бути різноманітні – від перефразування до інтерпретації. Сам текст будується за принципом – попередній синтез-аналіз – завершальний синтез. (9, с. 28).