Важливим елементом забезпечення електронного документообігу в ІАС є корпоративна електронна пошта, яка здійснює прийом електронних документів, підтвердження доставки адресату, відправку електронних документів та можливості доступу до баз даних документів в ІАС.
Проблема взаємодії міської ради з мережею Інтернет вирішується в трьох напрямках:
· надання ресурсів загального користування (власні WEB-сервери);
· забезпечення доступу міської влади до Інтернету;
· забезпечення належного захисту інформації, охорона якої визначена законодавством[31].
Висновки
Оглядово-аналітичний документ (ОАД) — документ, що є результатом аналітико-синтетичної обробки сукупності документів з певної проблеми (теми, питання), містить зведену згорнуту та узагальнену характеристики взаємопов'язаних об'єктів, фактів, явищ, подій.
ОАДи — документи змішаного характеру на "перехресті" первинних і вторинних документів. Вони є результатом аналізу і синтезу інформації, запозиченої із "чужих" первинних документів (тому їх можна вважати вторинними документами) і, разом з тим, містять нову "свою" інформацію оціночного характеру, тобто можуть вважатися первинними документами.
Серед них: рейтинги, досьє, довідники, дайджести, тематичні підбірки, рецензії, критичні, аналітичні, прогнозні огляди і т. ін. Вони надають інтерпретовану інформацію, яка орієнтує споживачів у документному потоці або в певній проблемі.
За сукупністю перелічених ознак розрізняють два види ОАД: оглядові та аналітичні документи.
Оглядові та аналітичні документи, маючи загальний об'єкт аналізу - первинний документ, відрізняються предметом аналізу.
Найдосконалішим видом вторинних документів, які повно і кваліфіковано висвітлюють не окремі першоджерела, а конкретну тему в згорнутому й узагальненому вигляді, є аналітичні документи.
Основною ознакою класифікації аналітичних документіввважається глибина аналізу змісту першоджерела. На цій основі виділяють такі види аналітичних документів: огляд стану питання, критичні, аналітичні, прогнозні огляди, аналітичні довідки, довідники, рейтинги, інформаційні звіти про діяльність, тематичні підбірки, дайджести, прес-релізи, досьє і т. ін.
Аналітичні документи містять узагальнену інформацію, отриману в результаті всебічного, глибокого і критичного аналізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тенденцій розвитку проблеми, що розглядається, їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інформації, що в них міститься. Для аналітичного документа характерною є наявність “аналітичної частини”, яку становлять як ідеї, концепції, погляди, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа.
Серед вторинних документів особливе місце посідають оглядові документи.
Оглядовий документ — це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основних первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд.
За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.
У загальному вигляді методика створення аналітичних документів — це методика інформаційного аналізу і синтезу, тобто зосередження на основних положеннях, фактах, даних з відкиданням надлишкової інформації.
Інформаційне забезпечення управління – це організація цілеспрямованих масивів інформації й інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання і передавання інформації (в тому числі із використанням комп’ютерних інформаційних систем) з метою аналізу, одержаних результаті для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень органами управління.
Документне забезпечення управління (ДЗУ) охоплює питання документування організації роботи з документами в процесі здійснення управління і систематизації архівного збереження документів.
Для розв’язання проблеми спільного використання інформаційної системи створюється інформаційне забезпечення.
Інформаційне забезпечення є базою, на якій ґрунтується управлінська діяльність. Управління процесами опрацювання інформації є змістом документаційного забезпечення управління.
Діяльність у галузі інформаційного управління пов’язана з проведенням таких видів робіт:
1. Виявлення кола управлінських завдань, які розв’язуються як на рівні організації, так і в кожному з їх підрозділів.
2.Оцінка значущості окремих напрямів діяльності організації на певних етапах її розвитку.
3.Уточнення складу і структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.
Інформаційну складову управлінської праці становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації.
Новим концептуальним підходом до побудови інформаційно-аналітичної системи управління є її багаторівнева структура, тобто, структура, при якій різні інформаційні потоки генеруються, обробляються, накопичуються та використовуються на різних рівнях системи: центральному (інформаційно-аналітичні служби вищих органів державної влади), крайовому (крайові інформаційно-аналітичні служби), обласному (інформаційно-аналітичні відділи в облдержадміністраціях) та районних (районні і міжрайонні інформаційно-аналітичні служби).
Кожний організаційний рівень інформаційно-аналітичної системи розрахований на оперування визначеним обсягом інформації, тобто він повинен займатися збором, аналізом та розповсюдженням інформації в межах району, області, краю, країни.
Отже, структура інформаційно-аналітичної системи є головним фактором систематизації, упорядкування, структурування різноманітних різнопланових інформаційних потоків, що надходять у систему ззовні, перетворення їх на аналітичні матеріали, прогнози, рекомендації, консультації та надання цих продуктів перетворення інформаційним органам державного управління.
Відповідно до інформаційного запиту (потреби) споживача визначають зміст, рівень згортання, характер вторинної інформації, форму її подання, види інформаційних документів, часткову методику створення їх. Тому для забезпечення споживачів інформацією достатньо створювати згорнуту інформаційну модель окремого документа (інформаційний реферат, анотація, бібліографічний опис, опис ключовими словами) або згорнуту інформаційну модель певного масиву документів (реферативний журнал, бібліографічний посібник).
Таким чином, визначальним фактором опрацювання інформації для інформаційно-аналітичних документів є споживач інформації.
Цінність оглядово-аналітичних документів пов’язана з можливістю швидкого "входження" з їхньою допомогою в певну проблематику, а також з тим, щоб скласти уявлення про перспективні напрями її розвитку. Між оглядовими та аналітичними документами багато спільного, тому їх часто розглядають як змішаний вид вторинних документів — оглядово-аналітичні документи.
Науково-аналітична діяльність відіграє важливу роль в інформаційному забезпеченні влади, народного господарства, науки.
Питання організації управління районами у містах належать до компетенції міських рад.
Кузнецовська міська рада є виборним представницьким органом місцевого самоврядування, що складається з депутатів і відповідно до закону представляє територіальну громаду міста та здійснює від її імені та в її інтересах функції та повноваження місцевого самоврядування.
Міська рада веде свою роботу у таких напрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвитку господарського комплексу міста.
Ці напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 2008р..
В галузі "Органи виконавчої влади" діловодство міських рад є важливою ланкою.
В системі управління Кузнецовської міської ради діє організаційно-розпорядча документація (ОРД):вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення розпорядження , статути, укази, ухвали.
Різноманітна за видами та за обсягом у Кузнецовській міській раді довідково-інформаційна документація: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, доповідні та пояснювальні записки, запрошення.
Діловодство здійснюється централізовано, всі операції з обробки документів (приймання і відправлення, реєстрація й облік, контроль виконання документів, формування справ, довідкова робота за документами), а також їх пошук і зберігання, передавання на архівне зберігання виконує секретар виконкому, тобто виконує діловодні функції.
Документаційне забезпечення документів в Кузнецовській міській раді здійснюється відповідно до “Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України”, а також відповідно до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.
Номенклатура справ Кузнецовської міської ради складається з номенклатурних справ окремих структурних підрозділів. Зведена номенклатура погоджена з архівом і затверджена міським головою.
Застосувавши комп’ютерну техніку Кузнецовська міська рада підключилася до інформаційної мережі Інтернет, створена своя WEB-сторінка (www.kuznetsovsk-rada.gov.ua.) з відображенням на ній всіх новин про роботу міськради, користуються послугами електронної пошти (e-mail:office-vkkmr@kuznetzovsk-rada.gov.ua.). Це поліпшило роботу влади з населенням міста, області, вищих органів влади. Мережа Інтернет дає можливість постійного доступу до електронної програми “Електронний уряд”, а це – новини про все,що відбувається у роботі уряду – вищого органу державної влади: закони, постанови, рішення, розпорядження. Нажаль Кузнецовській міській раді не застосовують в організації документного забезпечення комп’ютерні технології. Але саме комп’ютерізація дає можливість швидко отримати, обробити документи та потрібну інформацію, тому слід ввести електронний документообіг