Для інформаційно-аналітичної діяльності необхідність інформаційно-аналітичних досліджень обумовлена не тільки наявністю інформаційних бар’єрів, які перешкоджають одержанню потрібної інформації, а й дефіцитом часу в діяльності споживача інформації. Дефіцит часу суб’єктів управління як споживачів інформації потребує перекладання на спеціальну інформаційну службу завдань постійного слідкування за інформацією з визначених інформаційних потреб, витягу необхідних інформативних фрагментів з усього масиву інформації, аналітико-синтетичного перетворення вихідної інформації у відповідності до потреб споживача. Виконання цих завдань створює систему інформаційного забезпечення споживачів інформації.
Таким чином, визначальним фактором опрацювання інформації для інформаційно-аналітичних документів є споживач інформації.
Початковий етап дослідницької роботи співпадає з процесами інформаційної діяльності: виявлення, збирання інформації, згортання (переробка) виявленої інформації. Далі процеси науково-дослідницької та інформаційної діяльності розмежовуються, бо на подальше опрацювання вихідної інформації все більший вплив має мета діяльності, що згодом подається як результат роботи [23, с. 15].
Інформаційні документи допомагають зорієнтуватися не лише в потоці первинних документів, а й у змісті проблеми в цілому.
Цільове призначення інформаційного документа визначається рішенням, яке споживач має прийняти на його основі. У зв’язку з цим інформаційні потреби для вирішення конкретних завдань можуть бути різноманітними, зокрема:
· отримати уявлення про зміст первинних документів з певної проблеми з метою відбору цінних джерел для поглибленого вивчення;
· оцінити стан і шляхи розвитку відповідної галузі науки і техніки з метою визначення місця проблеми, яка вирішується, поміж інших проблем;
· використати новітні досягнення своєї й інших галузей науки і техніки з метою підвищення ефективності створюваної техніки і технології;
· звернути увагу на проблему, яку вивчають з метою показу позитивних і негативних сторін досліджень, що проводяться;
· оцінити інформаційну ситуацію в конкретній галузі науки з метою визначення найперспективніших рішень поставленого завдання;
· визначити досягнутий рівень розвитку конкретної галузі науки і техніки й порівняти з ним рівень виконаної роботи;
· встановити наукову значущість ідей, теорій, концепцій, гіпотез, практичних рішень з метою використання їх у вирішенні конкретного завдання;
· виявити тенденції розвитку основної і суміжних галузей науки і техніки та встановити оптимальні технічні й економічні показники нових об’єктів, які створюють.
Інформаційні документи неопубліковані і опубліковані видають бібліотеки, органи НТІ, центри інформаційного аналізу, видавництва та інші організації. Це значно полегшує орієнтування фахівців, учених, інформаційних фахівців у потоці первинних документів [18, с. 382].
Закономірні процеси переробки інформації лежать в основі і сучасних сервісних послуг посередницьких інформаційних структур, що займаються процесами аналізу, синтезу, оцінки наукової інформації. Частка інтелектуальної праці в інформаційних продуктах і послугах невпинно зростає: інформаційний пошук у спеціалізованих БД, складання досьє, дайжестів, аналітичних інформаційних досліджень і експертиз потребує кваліфікованої діяльності референтів, експертів, аналітиків.
Створення складноструктурованих, багатофункціональних інформаційних систем, що вміщують декілька рівнів інформаційних документів (смисли, фрагменти текстів, повні тексти документів, бібліографічні дані про них) – є провідним напрямом розвитку БД [10, с. 20].
Науково-аналітична діяльність відіграє важливу роль в інформаційному забезпеченні влади, народного господарства, науки. Науково-аналітичні огляди, дозволяють представити споживачам у найбільш концентрованому вигляді аналітичну проблемно-концептуальну інформацію , що синтезує дані, опубліковані в розрізнених джерелах. Обгрунтування та прийняття рішень неможливе без використання аналітичної інформації [28, с. 21].
Інформаційно-аналітичні дослідження потребують пошуку й опрацювання не окремих документів, а вихідної інформації, що відповідає інформаційним потребам споживача. Тому, визначальним фактором опрацювання інформації для інформаційно-аналітичних документів є споживач інформації. Інформаційно-аналітичнадіяльність використовує методику та результати роботи таких видів інформаційної діяльності, як бібліографічна діяльність і науково-інформаційна діяльність. Інформаційна діяльність впливає як на формування методики інформаційно-аналітичної діяльності, так і на науково-дослідницьку діяльність. Існує багато різновидів інформаційних документів, створених за методикою інформаційно-аналітичної діяльності, які мають можливість задовільнити запити споживачів різної інформації.
Є спеціальні інформаційні установи, які утворюють систему інформаційного забезпечення споживача документною інформацією універсального, галузевого, проблемно-тематичного змісту [24, с. 15].
У структурі інформаційної діяльності досить чітко окреслився такий напрям, як інформаційно-аналітична діяльність. Мета названого напряму діяльності – інформаційне забезпечення управлінських рішень і створення системи інформаційного забезпечення базової діяльності споживача інформації.
Результати інформаційно – аналітичної діяльності, засоби для їх створення та процеси підготовки інформаційних документів об’єднує поняття “інформаційно-аналітичного дослідження”. Такі дослідження обумовлюють необхідність систематичного виявлення проблемних ситуацій базової діяльності споживача ( чи проблемних питань галузі в цілому), що потребують розв’язання та підготовку інформаційних документів, які є підгрунтям для прийняття управлінських рішень [25, с. 14].
Розділ 3. Інформаційно-документне забезпечення органів влади (на прикладі міської ради м. Кузнецовська)
3.1 Документне забезпечення роботи міської ради
Питання організації управління районами у містах належать до компетенції міських рад. Міські ради та їх виконавчі органи відповідно до Конституції та Законів України здійснюють управління рухомим і нерухомим майном та іншими об’єктами, що належать до комунальної власності територіальних громад районів у містах, формують, затверджують, виконують відповідні бюджети та контролюють їх виконання, а також здійснюють інші повноваження, передбачені законодавством України, в обсягах і межах, що визначаються міськими радами [14, с. 174].
Кузнецовська міська рада є виборним представницьким органом місцевого самоврядування, що складається з депутатів і відповідно до закону представляє територіальну громаду міста та здійснює від її імені та в її інтересах функції та повноваження місцевого самоврядування.Порядок діяльності ради, її органів та посадових осіб визначається Конституцією України, законами України „Про місцеве самоврядування в Україні”, „Про статус депутатів місцевих рад”, іншими законодавчими актами України, регламентом та іншими рішеннями ради (Статутом та інструкціями, положеннями вищих органів влади).
Кузнецовська міська рада діє в такій структурі (Додаток 3):
1. Керівництво ради:
- міський голова;
- секретар міської ради;
- Заступники міського голови по виконавчій роботі:
- Перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів влади;
- Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів влади;
- Заступник міського голови начальник фінансового управління;
- Заступник міського голови начальник управління економіки;
- Заступник міського голови керуючий справами виконкому;
Чисельність апарату міської ради та її виконавчого комітету складає – 89 осіб:
Апаратне управління нараховує 13 осіб працюючих.
Відділ бухгалтерського обліку та звітності – 4 особи.
Відділ з гуманітарних питань та внутрішньої політики – 2 осби.
Відділ комунальної власності – 9 осіб.
Відділ у справах захисту населення від наслідків аварії на Чорнобильській АЕС – 4 особи.
Управління економікою- 4 особи.
Відділ архітектури та містобудування – 3 особи.
Відділ з питань торгівлі та сфери обслуговування – 2 особи.
Відділ з питань кадрової роботи – 3 особи.
Служба у справах неповнолітніх – 4 осби.
Відді культури – 6 осіб.
Комітет з фізичної культури та спорту – 1 особа.
Відділ реєстрації виборців – 4 особи.
Військово-облікове бюро – 8 осіб.
Господарська група – 14 осіб.
Юридичний відділ – 3 особи.
Відділ у справах сім’ї та молоді – 3 особи.
Архівний відділ - 2 особи.
Відділи займаються службовою документацією та бухгалтерським обліком бюджетних установ м. Кузнецовська. Структура міської ради м. Кузнецовська представлена широко, відділами з усіх питань соціально-економічного розвитку міста.
Міська рада веде свою роботу у таких напрямках: постійно спрямовує свою роботу згідно основних напрямків розвитку господарського комплексу міста:
- промисловість,
- інвестиційна діяльність;
- енергозбереження;
-житлова політика та реформування житлово-комунального господарства;
- торгівля, побутові послуги, розвиток малого підприємництва;
- благоустрій, санітарна очистка, ремонт і утримання доріг;
- газифікація;
- водопостачання, водовідведення, водопониження.
Ці напрями роботи передбачені у “Програмі соціально-економічного розвитку міста на 2008 рік.
В галузі "Органи виконавчої влади" діловодство міських рад є важливою ланкою.
В системі управління Кузнецовської міської ради діє організаційно-розпорядча документація (ОРД):
- організаційно-розпорядча документація представленанормативними актами, що регламентують порядок створення, оформлення й використання організаційно-розпорядчих документів, до яких належать вказівки (керівні настанови або рекомендації), інструкції, накази, положення, постанови, рішення (Додаток 5), розпорядження (Додаток 6), статути, укази, ухвали.