применение информационных технологий;
обеспечение защиты информации»[2].
Положения настоящего Федерального закона не распространяются на отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.
В данном законе содержатся определения важнейших терминов в области информационного и документационного обеспечения управления. При рассмотрении автоматизированных информационных систем (АИС) представляют интерес дефиниции понятий «документированная информация » (это «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель»), «информация» (это «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»), «информационная система» («совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»), «доступ к информации» («возможность получения информации и возможность ее использовать»), «электронное сообщение» («информация переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети») и ряда других. Отметим, что термин «информация» определяется в законе как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления»[3] .
Законом установлен правовой режим документирования информации:
1) документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы, а порядок документирования информации нормативно устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ;
2) документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, определяемом законодательством России. Закон также допускает использование электронной цифровой подписи для подтверждения юридической силы документов при работе с информацией в электронном виде ;
3) за правонарушения при работе с документированной информацией организации их должностные лица должны нести ответственность в соответствии с законодательством России и ее субъектов.
Таким образом, данный закон допускает и регулирует использование юридически значимых документов в электронном виде. Кроме того, законом установлены категории информации по уровню доступа, определено понятие «информация о гражданах (персональные данные)» (это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность»), регламентирован правовой режим персональных данных. Эти положения закона также необходимо учитывать при создании систем электронного документооборота.
ВЫВОД
Проанализировав главу №1 можно сделать вывод: серийное производство ЭВМ в СССР началось в 1952г, с тех пор оно крепко зафиксировалось в стране и начало развиваться большими темпами. Уж с 1960-х годов в Советском Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов. С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование персональных компьютеров, а уже с 1990-х г в употребление вошел термин «электронный документ».
Так же узнали что, правовую основу электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Основным законом является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Глава 2. АНАЛИЗ БЕЗБУМАЖНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
2.1 Преимущество безбумажных технологий
В этом параграфе хочется отметить преимущества безбумажных технологий на примере делопроизводства в налоговой инспекции.
Отчетность, поступившая в налоговую инспекцию по безбумажной технологии, имеет юридическую силу, а налогоплательщик, представивший документы в электронном виде, считается сдавшим отчетность.
Новая система представляет налогоплательщику ряд преимуществ:
1. Экономия рабочего времени. Нет необходимости посещения налогоплательщиками налоговой инспекции. Вся информация практически в любое время суток отправляется из офиса налогоплательщика.
2. Отсутствие дублирования. Предоставление бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи не требует дублирования этих документов на бумажных носителях.
3. Избежание ошибок. При формировании информации с использованием средств выходного контроля налогоплательщику представляется возможность ее подготовки и формирования в стандартном формате, с контролем правильности заполнения полей форм отчетности. При этом осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы.
4. Гарантия оперативного обновления форматов представления информации в электронном виде. В случае изменения форм налоговых декларации, бухгалтерской отчетности, иных документов или введения новых форм отчетности, налогоплательщик до установленного срока предоставления информации автоматически получает возможность обновления новых версий форматов ее предоставления в электронном виде.
5. Возможность получения информационной выписки. Отправив информацию в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, налогоплательщик имеет возможность получить информационную выписку о выполнении обязательств перед бюджетом разных уровней (распечатка по налогам), которая также передается по каналам связи в зашифрованном виде налоговой инспекцией через оператора связи.
6. Оперативное информирование. Налогоплательщик имеет возможность получения по электронной почте общедоступной информации от налоговых органов: сведения об изменении налогового законодательства, изменение бюджетных счетов, нормативных актов и т.п.
7. Подтверждение доставки отчетности. После отправки информации в налоговый орган налогоплательщику гарантировано получение подтверждения ее получения, имеющего в спорных ситуациях юридическую силу.
8. Конфиденциальность. Система предоставления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи предполагает защиту информации, содержащейся в направленных документах, от просмотра и корректировки.
9. Повышение оперативности обработки информации, исключение технических ошибок. Отчетность, направленная в инспекцию в электронном виде по ТКС, проходит входной контроль и разносится по лицевым счетам.
Схема предоставления бухгалтерской отчетности в электронном виде предельно проста: с помощью любой программы, способной загружать информацию автоматически, подготавливается отчетность, которая выгружается в формате, утвержденном ФНС.
Затем подготовленная отчетность проверяется на соответствие формату - проверяется наличие необходимых реквизитов, «математика», соответствия. Далее формируется письмо, которое автоматически подписывается и шифруется, а затем отправляется из почтовой программы Dipost.
После отправки налогоплательщик получает три письма, формируемых автоматически: первое письмо- подтверждение регионального оператора связи о времени и дате сдачи отчетности (момент отправки письма). Так как почтовый сервер регионального оператора связи работает непрерывно, налогоплательщик не привязан к графи ку работы МИ ФНС, а руководствуется только сроками предоставления отчетности. Второе и третье письма - протокол об ошибках, и подтверждение о поступлении отчетности в налоговую инспекцию.
Если ошибок нет, то налогоплательщик считается сдавшим отчетность, и полученное письмо является юридически значимым документом, приравненным к бумажной форме с печатью и подписью налоговой инспекции. Затягивать сдачу не рекомендуется, так как если будут обнаружены ошибки, отчетность не будет считаться принятой. Следует исправить указанные ошибки и отправить отчетность заново.
2.2 Финансисты выбрали безбумажный офис
Почти четверть финансовых консультантов назвали системы управления документооборотом в роли технологического приоритета на 2010 год. Такие результаты показал опрос, проведенный порталом InvestmentNews.com.
Аналитический портал InvestmentNews.com, предоставляющий сведения об финансовых новостях крупных городов США, провел исследование среди 1000 финансовых консультантов и независимых брокеров о приоритетности расходов на те или иные средства автоматизации. В результате 23,8% респондентов планируют в 2010 году потратить средства на решения в области управления документацией и технологии "безбумажного офиса". Еще 50,9% опрошенных участников упомянули о CRM-системах (система управления взаимодействием с клиентами), а перед СЭД (системы электронного документооборота) по популярности поместились средства для управления портфолио проектов (35,3%) и технологии по обеспечению соответствия всех ключевых действий в компании принятым нормам (стандартам, лицензионным соглашениям, законодательству, регламентам отрасли и пр.) (30,6%). В целом, в 2010 году финансисты потратят больше денег на ИТ ( Информационные технологии), чем в 2009 (об этом заявили 63,1% респондентов).
Опрошенные CNews участники рынка СЭД в целом согласны с результатами InvestmentNews.com и высказывают мнения, что данный расклад характерен не только для американского, но и для глобального рынка. "Перечень "болевых точек" - CRM, соответствие нормативному регулированию и управление портфелем, - однозначно связан с финансовым кризисом и проблемой "плохих кредитов". И в этом смысле профиль приоритетов является, безусловно, глобальным, как и мировой финансовый кризис. Кроме финансового сектора как такового, аналогичные приоритеты характерны и для финансовых подразделениях крупных компаний, в том числе и в России", - заявляет Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision. Похожего мнения придерживается и Юрий Корюкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Russia, говоря о том, что все большее и большее число организаций финансового сектора уделяют больше внимание безбумажным технологиям. "Это прослеживается как на уровне работы банков с клиентами, так и на уровне нормативной базы регулирующей эту часть деятельности. Не исключаю, что уже в 2010 году, например, большинство банков создадут свои электронные архивы, а уж в планы данную работу внедрят уже все банки", - замечает специалист.