2.9. Должностные инструкции персонала службы ДОУ
«Должностная инструкция — нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников — руководящего состава, специалистов, исполнителей и пр.) предприятия (организации, учреждения) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений иных нормативно-правовых актов. Общий порядок и правила оформления должностной инструкции регламентируются параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству». [23,С.141]
Должностная инструкция должна подписываться ответственным за ее разработку и утверждаться руководителем предприятия — в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении. Заголовок к текстудолжностной инструкции формулируется в дательном падеже, например: «Инструкция главному метрологу».
Текст инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются соответствующими ведомственными нормативно-правовыми актами и организационно-распорядительными документами. Так, в соответствии с приложением 2 к приложению 12 ГСДОУ в разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:
• задачи работника (например, для делопроизводителя — прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов);
• порядок замещения должности, то есть, кем назначается и освобождается от должности данный работник;
• профессиональные требования и работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
• основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе должностной инструкции «Функции работника» определяются:
• предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;
• перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может включать заполнение карточек, ведение картотеки, выдачу справок и т. д.).
В разделе должностной инструкции «Обязанности работника» указываются особенности деятельности:
• связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
• предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);
• требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
• касающиеся порядка исполнения поручений;
• затрагивающие этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе должностной инструкции «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей. В разделе должностной инструкции «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.
В разделе должностной инструкции «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т. д.
Заключение
Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:
В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.
Основными задачами службы ДОУ являются:
• внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;
• осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
Список использованной литературы:
Нормативные акты
1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.
4. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.
5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.
6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.
7. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.
Учебная литература
8. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002
9. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007
10. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004
11. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004
12. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000
13. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005
14. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004
15. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003
16. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА- М, 2003
17. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996
18. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004
19. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003
20. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000
21. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002
22. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004
23. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006
24. Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003
25. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005
26. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005
Приложение
Таблица 1
Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)
по виду работ по ДОУ
| №п/п | Наименование вида работы | № нормы | Ед. изм. | Объем за год | Значение нормы, ч | Затраты, чел.-ч |
| 1 | Обработка входящих документов | 3.1.2.1 | 10 док. | 10000 | 0,65 | 650 |
| 2 | Обработка исходящих документов | 3.1.2.5 | 10 док. | 10000 | 0,80 | 800 |
| 3 | Контроль исполнения документов | 3.1.3.1 | 10 док. | 8000 | 0,80 | 640 |
| 4 | Разработка норм.-мет. пособий | 3.2.1.1 | 1 авт. л | 10 | 72,5 | 725 |
| 5 | Исполнение тематич. запросов | 3.2.4.1 | 1 запр. | 400 | 24,1 | 9640 |
| 6 | Проведение проверки организации работы в подразделениях | 3.2.6.1 | 1 пров. | 10 | 19,6 | 196 |
| ИТОГО чел.-ч: | 12651 | |||||
Примечания.
СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку — учетный коэффициент со значением 1,1.
Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп : Фпв =13916: 2006 = 7 ед.
Таблица 2.
Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью работников до 1000 человек
| №п/п | Наименование профессии (специальности) | Штатная категория | Кол-во штатных ед. | Примечание |
| I | Административная группа — управление службы ДОУ | |||
| 1 | Начальник службы | Руководитель | 1 | |
| 2 | Заместитель начальника службы | Руководитель | 1 | Может не вводиться |
| 3 | Инспектор по контролю исполнения поручений | Специалист | 1 | |
| 4 | Документовед | Специалист | 1 | |
| 5 | Секретарь-машинистка | Техн. исполн. | 1 | Может не вводиться |
| №п/п | Наименование профессии (специальности) | Штатная категория | Кол-во штатных ед. | Примечание |
| II | Группа технической подготовки и тиражирования документов | |||
| 1 | Начальник группы | Руководитель | 1 | Может не вводиться |
| 2 | Старшая машинистка — оператор ПК | Техн. исполн. | 1 | |
| 3 | Машинистка — оператор ПК | Техн. исполн. | 2-5 и более | Зависит от объема работы |
| III | Группа делопроизводства | |||
| 1 , | Начальник группы | Руководитель | 1 | Может не вводиться |
| 2 | Ст. делопроизводитель | Техн. исполн. | 1 | |
| 3 | Делопроизводитель | Техн. исполн. | 2-5 и более | Зависит от объема работы |
| IV | Группа хранения документов | |||
| 1 | Начальник группы | Руководитель | 1 | Может не вводиться |
| 2 | Старший архивариус | Техн. исполн. | 1 | |
| 3 | Архивариус | Техн. исполн. | 2-5 и более | Зависит от объема работы |
| V | Группа обеспечения | |||
| 1 | Начальник группы | Руководитель | 1 | Может не вводиться |
| 2 | Секретарь-стенографист | Техн. исполн. | 1-2 | |
| 3 | Экспедитор-курьер | Техн. исполн. | 1-2 | |
| ИТОГО: | В целом по службе ДОУ | По категориям | ||
| Руководитель | Специалист | Техн. исполн. | ||
| 15-26 | 1-6 | 2 | 12-20 и более |