В небольших фирмах номенклатура дел утверждается руководителем, в крупных фирмах – руководителями подразделений.
Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах:
первый – хранится в делопроизводственной службе учреждения, фирмы;
второй – в государственном архиве;
третий – в ведомственном архиве;
четвертый – рабочий экземпляр.
Сводная номенклатура дел составляется для крупных фирм и представляет собой свод всех номенклатур дел подразделений.
Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреждения.
Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.
Вопрос № 3. Составление «докладной записки»
Докладная записка
28.09.2008
Кострома
О назначении документальной
ревизии в магазине № 20.
При инвентаризации товарных фондов магазина № 20 27.09.2008 обнаружена недостача различных товаров на сумму 13210 рублей.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 20 с 01.01.2008 по 27.09.2008.
Заместитель
начальника отдела М.Е. Зимарина
Список используемой литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации
2. Л.В. Павлюк, Т.И. Киселёва, Н.И. Воробьёв «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере». Изд. 7-е перераб. и доп. -М-Спб.: «Издательский дом Герда», 2002.