указание на количество копий документов дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени, на который составлены документы, вид документа (план, отчет).
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру с индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.
3.2 Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:
- по номинальному признаку;
- по предметно-вопросному признаку;
- по корреспондентскому признаку и т.д.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (например, "Документы по вопросам повышения качества продукции").
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, "Переписка с предприятиями Гродненской области по вопросам поставки сельскохозяйственной продукции").
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, "Квартальные отчеты об основной деятельности хозяйства и квартальных вложениях").
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
подлинники отделять от копий;
годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
утвержденные документы - от их проектов;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело имеют подписи, дату, индекс, копии - заверительную подпись, отметку "В дело".
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.
Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Лицевые счета сотрудников хозяйства по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности хозяйства, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
3.3 Подготовка документов к хранению
Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.
Для ведения архива выделена штатная должность "архивист". В задачи архива входят:
прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. Экспертная комиссия является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Определение конкретных сроков хранения документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".
При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:
1. Организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в государственные архивы.
2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.
Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.
К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся, прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний и т.д.)
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:
дела по личному составу;
дела по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.