Особо хочется подчеркнуть, что нецелесообразно размещать заказ в непрофильном агентстве — скорее всего в нем нет базы данных специалистов нужного профиля, а консультанты не имеют опыта работы над такими заказами. Информацию о ведущих агентствах соответствующего профиля легко можно найти в специальных СМИ, профильных газетах и журналах, на профессиональных сайтах. К примеру, нецелесообразно обращаться с заказом на подбор линейных специалистов в агентство, занимающееся подбором топ-менеджеров и специалистов среднего звена, а проще и дешевле заказать подбор таких специалистов агентству, осуществляющему подбор на массовые проекты и применяющему соответствующие технологии. Также неразумно заказывать подбор руководителей высшего звена агентству, консультанты которого имеют недостаточную квалификацию для этого.
Если компания нуждается в подборе специалистов на вакансии разного уровня и по разным профессиям, целесообразно выбрать несколько агентств, которые специализируются на подборе тех или иных специалистов.
При выборе кадрового агентства имеет значение и то, какую информацию и как предоставят потенциальному клиенту по телефону при первичном обращении в агентство. Например, не следует ориентироваться на агентства, предлагающие услуги по низким ценам. Скорее всего, такие агентства проводят лишь поверхностный отбор по формальным признакам (скрининговые агентства или агентства, работающие поточным методом) или вообще не встречаются с кандидатами, занимаясь только пересылкой резюме. Вряд ли в них вы встретите квалифицированного консультанта, поскольку такое агентство не сможет предложить ему достойное вознаграждение. Да и достойные кандидаты предпочитают обращаться в агентства с хорошей репутацией, где работают компетентные специалисты и размещают вакансии известные компании. Работодателю нужно понимать, что поиск действительно успешных кандидатов на вакансию и проведение глубинного интервью требует значительных временных затрат и высокого профессионализма рекрутеров, а содержание и обновление структурированной базы данных, аналитическая работа по исследованию рынка и привлечение к сотрудничеству высокопрофессиональных консультантов, постоянное обучение и повышение квалификации сотрудников агентства требуют немалых средств. Поэтому качественная услуга по подбору персонала не может быть дешевой (за весьма редким исключением).
Для того чтобы сделать окончательный выбор, обязательно нужно встретиться с консультантом, который будет вести заказ. Консультант расскажет о применяемой технологии поиска и о том, из каких этапов складывается работа. На основании этого заказчик может сделать вывод, что войдет в стоимость работы по подбору специалистов на данную вакансию.
Важно помнить, что только тесное сотрудничество компании-заказчика и консультанта по подбору персонала рекрутингового агентства может привести к успешному закрытию вакансии. При этом важнейшим этапом являются первые переговоры на стадии подписания договора, когда представитель компании-заказчика может оценить уровень компетентности консультанта, его знание сегмента рынка, способности понять особенности бизнеса и потребности клиента, дать квалифицированную консультацию при обсуждении вакансии. Успешно проведенные переговоры помогают возникновению доверия к кадровому агентству. Представитель кадрового агентства должен тщательно подготовиться к встрече с заказчиком, собрать как можно более полную информацию о потенциальном клиенте из СМИ, Интернета и других источников, наметить основные вопросы, которые планирует задать клиенту. Консультант продумывает ответы на вопросы, которые может задать работодатель после презентации услуг по подбору персонала. Ведь именно по первой встрече, по тому, как консультант будет обсуждать с работодателем особенности вакансии, а также по уровню информированности и профессионализма консультанта заказчик будет судить о том, насколько агентство сможет помочь ему в решении проблем подбора необходимых специалистов. Это и служит фундаментом, на котором строится все «здание» взаимовыгодного сотрудничества.
Очень многое зависит от личности консультанта, от того, достигнуто или нет взаимопонимание между ним и представителями компании-заказчика.
Отдельно хотелось бы сказать о работодателях, которые размещают вакансию сразу в нескольких рекрутинговых агентствах или устраивают так называемые «тараканьи бега» кадровых агентств. Как правило, в них участвуют агентства, работающие наименее профессионально и вынужденные браться за любой заказ. Фирмы, способные предоставить наиболее качественные услуги по подбору персонала, на таких условиях работать не станут. Разумеется, заказчик вправе выбирать, с каким агентством ему работать. Однако важно помнить, что соискатели вакансий рассылают резюме по многим кадровым агентствам, и в случае тендера речь идет уже не о качестве подбора, а о том, кто быстрее успеет отправить резюме кандидата работодателю. Гораздо эффективнее выбрать одно агентство, которое работает наиболее профессионально на вашем сегменте рынка, и заключить с ним договор на эксклюзивное обслуживание, получив дополнительные скидки.
4. Тщательно проработать заявку. По оценкам специалистов, примерно 80 % успеха в поиске необходимого кандидата зависит от правильного «снятия» заказа.
На практике часто бывает, что работодатель не вполне представляет, какой именно специалист ему нужен, какими должны быть круг его обязанностей, необходимый уровень компетенций и образования, далеко не всегда отдает отчет в том, соответствует ли степень нагрузки будущего сотрудника степени предлагаемого вознаграждения. Поэтому задача консультанта по подбору персонала состоит прежде всего в том, чтобы понять потребности клиента. Опытный консультант кадрового агентства может дать квалифицированную консультацию заказчику в случае несбалансированности вакансии по требованиям и уровню заработной платы, чтобы не возникла ситуация, когда условия заявки меняются в процессе работы (это будет затягивать сроки подбора нужного специалиста) [4].
Для успешной работы консультанту необходимо получить основную информацию о компании-заказчике (название, форма собственности, история и динамика развития, размеры компании, профиль деятельности, продукция, место на рынке, финансовое положение и стабильность, корпоративная культура и стиль управления), а также подробную информацию о подразделении, в которое подбирается работник (о руководителе, его стиле управления и групповых нормах поведения в коллективе, о том, как новый сотрудник будет вписан в эту структуру, о взаимодействии со смежными подразделениями и т.п.).
Важно знать причину возникновения вакансии. В случае замены ушедшего или уходящего работника получить информацию о нем и его работе, а также о причинах увольнения.
Консультант должен быть проинформирован о предлагаемом работнику компенсационном пакете (основная заработная плата и порядок ее выплаты, возможные премии, бонусы, страхование жизни, медицинское страхование, предоставление автомобиля или компенсация за использование личного транспорта, оплата питания, мобильной связи и т.п.), о планируемом повышении квалификации, корпоративном обучении, возможностях профессионального и карьерного роста сотрудника в компании.
Консультант рекрутингового агентства должен выявить положительные моменты работы в данной компании и оценить, насколько компания и предлагаемые ею условия хороши для привлечения сильных кандидатов, чтобы найти мотивирующие факторы, которыми он мог бы их заинтересовать.
Если заказчик не готов предоставить необходимую информацию, консультанту будет проблематично «закрыть» вакансию. Поэтому важнейшим моментом является возможность общения консультанта кадрового агентства с лицами, принимающими решения. Если консультант контактирует только со специалистами, осуществляющими первичный отбор, зачастую возникает эффект «испорченного телефона»: потребности клиента, а также причины отказа кандидатам на вакансии не всегда бывают понятны, поскольку HR-менеджер компании, с которым общается консультант, не всегда владеет необходимой информацией.
5. Провести мониторинг работы, выполняемой кадровым агентством, и обеспечить обратную связь. Представитель компании-заказчика и консультант рекрутингового агентства должны договориться о порядке и сроках предоставления агентством отчетов о проделанной работе по поиску специалистов. Консультант должен информировать заказчика о проделанной работе на каждом этапе работы над вакансией. Даже в том случае, когда результат не достигнут и нужный кандидат не найден в обговоренные сроки, консультант предоставляет заказчику отчет и обговаривает новые сроки поиска или обсуждает целесообразность дальнейшей работы над вакансией, а при необходимости корректирует заявку.
В свою очередь, заказчик также не должен надолго пропадать. В ситуации, когда агентство уже представило клиенту информацию на кандидатов (Ознакомительную анкету, Сопроводительное письмо), консультант вправе рассчитывать на быстрый и оперативный ответ, а в случае невозможности проведения интервью (например, болезни или командировки должностного лица) знать причину отсрочки и примерную дату возможного собеседования, чтобы не держать кандидатов в неведении. То же самое касается и ситуации, когда вакансия уже закрылась, в этом случае работодатель должен поставить в известность об этом факте кадровое агентство.
В договоре между заказчиком и исполнителем должны быть четко обозначены все эти моменты и оговорены сроки принятия решения по кандидатам и предоставления информации.
6. Организовать собеседования с кандидатами на вакансии. Консультант должен выяснить порядок, конкретные процедуры и сроки рассмотрения представленных им кандидатов и принятия решения о найме (сколько этапов собеседования будет проходить кандидат на вакансию, кто будет проводить собеседование на каждом этапе, как оно будет проходить), а также получить информацию о личностных особенностях людей, которые будут рассматривать кандидатов и принимать решения.