Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющих территориально обособленные структурны подразделения или очень большой годовой отчетностью, для автоматизации и регистрации которых создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние и исполнения и контроль сроков исполнения документов.
Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка-это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.
Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.
К таким реквизитам относится:
- Входящий регистрационный номер и дата документа (дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;
- Номер и дата поступающего в регистрацию документа;
- Наименование вида документа;
- Адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);
- Количество листов и экземпляров;
- Срок исполнения документа;
- Шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);
- Содержание документа.
Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.
При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируются отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:
- Входящие;
- Исходящие (и внутренние);
- Письма и обращения граждан.
Некоторыми системами допускается разбиение каждой из групп по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбить на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирование регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов [19].
Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.
По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивной банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.
В целом, современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:
- Регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);
- Регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
- Ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
- Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатуры дел;
- Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
- Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.
Автоматизированные рабочие места
Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.
Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.
Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).
Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.
К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:
1) персональные компьютеры, объединенные в сети;
2) электронные пишущие машинки;
3) текстообрабатывающие системы;
4) копировальные машины;
5) коммуникационные средства, телефонная техника;
6) средства для автоматизации ввода архивных документов и
поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
7) средства для обмена информацией — электронная почта;
8) видеоинформационные системы;
9) локальные компьютерные сети;
10) интегрированные сети учреждений.
К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений [19].
Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.
Электронные офисные системы
Офисная система - это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.
Круг задач электронной офисной системы:
1)автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
2)организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
3)осуществление эффективного поиска информации;
4)обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.
Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:
- ввод, подготовка и редактирование документов;
- регистрация документов;
- совместная работа над документами;
- контроль исполнения документов;
- создание баз данных (хранение документов);
- прием и пересылка документов;
- систематизация документов, формирование дел;
- подготовка к хранению и архивное хранение дел.
Рассмотрим несколько характерных офисных систем.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело»
Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.
Система включает в себя 2 продукта:
- «ДЕЛО-Предприятие»- многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MSSQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).
- «ДЕЛО-Секретарь»- полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД MicrosoftDataEngine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающий обмен по электронной почте на уровне «исходящих-входящих документов».
Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).
Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»
Система включает в себя 3 продукта:
- «Делопроизводство»- комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия. Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.
- «Малый офис»- комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий. В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс-лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.