б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
В соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее Инструкция №69) записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, число и месяц записываются двузначными цифрами, а год - четырехзначными. Записи производятся аккуратно и без сокращений перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.
Требование о недопустимости сокращений касается оформления каждого раздела трудовой книжки.
В Инструкции №69 установлен порядок заполнения сведений о работнике, о работе, о награждении работника, об увольнении и приеме на работу (на различных основаниях), а также рассмотрены особенности заполнения дубликата трудовой книжки.
Заполнению "Сведений о работнике" при ведении трудовой книжки посвящен раздел 2 Инструкции №69 по заполнению трудовых книжек. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом: фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
Несмотря на видимую несложность заполнения данных сведений на практике очень часто встречаются ошибки. Неточно заполненные сведения о работнике в трудовой книжке могут привести к возникновению проблем при оформлении пенсий, в результате чего, работники будут вынуждены подтверждать свои права иными документами либо будут устанавливать факт принадлежности им трудовой книжки в судебном порядке. [8]
Чаще всего такие ошибки возникают при написании данных работника на слух, и, как правило, выражаются в не полном соответствии паспортных данных, данным в трудовой книжке. Дата рождения записывается арабскими цифрами, всего должно быть восемь цифр.
Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов:
- аттестата;
- удостоверения;
- диплома.
Присутствие записи об образовании в трудовой книжке нового образца обязательно. Возможно внесение записи о неоконченном образовании, соответствующая запись также вносится на основе надлежаще заверенных документов: зачетной книжки, студенческого билета, справки образовательного учреждения или документа о незаконченном высшем образовании.
Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
При отсутствии у новых работников профессий поле должно остаться незаполненным, так как запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации.
Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, так, как этого требует строка. [9]
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Таким образом, в титульном листе предусмотрено проставление двух подписей. Лица заполняющего книжку и работника.
Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек должна быть проставлена разборчиво. Каких либо законодательных объяснений, что означает разборчиво не предусмотрено. Поэтому лучше вместо собственноручной подписи писать фамилию полностью и разборчиво.
Титульный лист трудовой книжки должен быть заверен печатью организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Трудовая книжка без печати на титульном листе не действительна. Если работодатель выдает трудовую книжку работнику в случае отсутствия ее в связи с утратой, повреждением или по иной причине (по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку)) вновь оформленная трудовая книжка также должна быть заверена печатью. В Инструкции №69 сказано, что трудовая книжка может быть заверена также печатью кадровой службы организации. [10]
Заполнением раздела "Сведения о работе" начинается информативная часть трудовой книжки. В разделе указывается (в виде заголовка) полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Под этим заголовком производятся следующие записи:
- в графе 1 - ставится порядковый номер вносимой записи;
- в графе 2 - указывается дата приема на работу;
- в графу 3 вносится запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
В соответствии со статьей 57 ТК РФ, наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. В пункте 3.1 Инструкции №69 сказано, что в трудовой книжке запись о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производится, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Таким образом, работодатели не обязаны называть должности, руководствуясь Квалификационным справочником должностей, специалистов и других служащих, а также Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих. Исключение будут составлять случаи, указанные в статье 57 ТК РФ и пункте 3.1 Инструкции №69.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках.
Трудности при несоблюдении этих требований в первую очередь могут возникнуть при назначении пенсии. Чаще всего это касается вопросов зачета периода работы на должностях связанных с "вредностью" в качестве льготного периода. Когда работнику при оформлении пенсии отказывают в зачете определенного периода в качестве льготного на том основании, что в списках должностей, специальностей и профессий, дающих право на льготное начисление, данной специальности нет. [13]
Такая ситуация решается заменой первоначального приказа с неправильным наименованием должности необходимо на новый, сделанный задним числом. После этого необходимо переделать остальные документы, в которых фигурировало неправильное название должности работника.
В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому внесена запись.
Дата ставиться арабскими цифрами: число и месяц – два знака, год – четыре знака (например, 11 мая 2006 года). Не допускается сокращение слов. Пример формы раздела "Сведения о работе" представлен на рисунке 1.
Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовую книжку.
Отмечается в трудовой книжке и установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.
| № записи № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
| число | месяц | год | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 9 | 04 | 01 | 2007 | Принята на должность оператора ЭВМ | приказ № 6 от 11 января 2007 года |
Рисунок 1 - Сведения о работе
В случае изменения наименования организации за время работы работника, в графе 3 раздела "Сведения о работе" отдельной строкой делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Записи об изменениях наименования организации, структурного подразделения или должности могут быть внесены на основании свидетельств о регистрации, актов органов исполнительной власти, актов Президента Российской Федерации, приказов вышестоящих организаций или приказов данной организации. [14]
Аналогично нужно поступать и в том случае, когда меняется организационно-правовая форма предприятия или когда происходит его реорганизация (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), если при этом меняется наименование организации.
С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить сотрудника под расписку в его личной карточке, где эта запись дублируется. [19]
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится запись по месту работы о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел. В вышеупомянутом разделе трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж", а в графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.