История и применение трудовых книжек (стр. 9 из 11)

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. [20]

Таким образом, трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, проработавших свыше 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Трудовая книжка по-прежнему является наиважнейшим документом, пожалуй, вторым по значимости после паспорта.

3. Перспективы применения трудовых книжек

Трудовая книжка до недавнего времени являлась основным документом о качестве трудовой деятельности и стаже работника. Сегодня необходимость этого документа, имеющего давнюю историю, ведущую свое начало от европейского трудового законодательства, многие российские законодатели ставят под сомнение.

Говоря о перспективах применения трудовых книжек, необходимо в первую очередь уделить внимание основным ошибкам, встречающимся при заполнении трудовых книжек и их исправлению.

На сегодняшний день действует несколько документов, затрагивающих ведение, заполнение и хранение трудовых книжек. Это Трудовой кодекс РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках", и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда России от 10.10.2003 № 69. Несмотря на детальное регламентирование вопросов по заполнению трудовых книжек, на практике при внесении в них записей допускается множество нарушений.

Трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Обязанность ведения трудовой книжки возложена на работодателя (за исключением работодателей – физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями и не имеют права оформлять трудовые книжки). Так, работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) должен заводить трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа является для работника основной (ст. 66 ТК РФ и п. 3 Правил). Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

Согласно п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Однако в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 48 Правил). Следует отметить, что решением Верховного Суда РФ от 19.05.2007 № ГКПИ07-564 подтверждено право работодателя на взимание платы с работника при выдаче ему трудовой книжки или вкладыша в нее, поскольку это не противоречит ТК РФ, в котором не содержится норм, возлагающих на работодателя обязанность за счет собственных средств обеспечивать трудовыми книжками работников.

Распространенной ошибкой при оформлении трудовых книжек является использование сокращений. Такая практика противоречит п. 11 Правил. Не допускается писать "ст." вместо "статья", "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен", "РФ" вместо "Российская Федерация". [21]

Иногда в трудовых книжках можно встретить разногласия в написании дат: некоторые при обозначении месяцев используют цифры, некоторые пропись. Поэтому в соответствии с пунктом 1.1 Инструкции даты во всех разделах трудовых книжек должны указываться арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 6 мая 2008 года, в трудовой книжке делается запись: "06.05.2008". При этом в Инструкции уточняется, что записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Наиболее часто сотрудники кадровых служб допускают ошибки при внесении в трудовые книжки данных об увольнении (неверно формулируют основание увольнения, ссылаются на другие статьи ТК РФ). [22]

Причины прекращения трудового договора должны указываться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ч. 1 указанной статьи. На рисунке 5 представлен пример записи об увольнении ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с реорганизацией организации, п. 6 части первой статьи 77 ТК РФ (4.9.9.)

Рисунок 5 - Пример записи об увольнении ввиду отказа работника от продолжения работы в связи с реорганизацией организации

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ, а при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, – со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ (соответственно п. 15, 16 и 17 Правил).

Различные дополнительные вклейки на внутренней стороне обложки трудовой книжки, часто используемые кадровыми службами, для фиксации информации о стаже работника, фактах ознакомления с записями в книжке, выдачи книжки в период работы и для других целей не соответствуют Правилам ведения и хранения трудовых книжек: никакие дополнительные страницы или сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в том числе и для внутреннего использования в организации.

При приеме на работу в 3-й графе сначала в виде заголовка, без номера и даты пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором). Наименование организации может быть проставлено специальным штампом.

Невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации – работодателя приводит к возникновению разночтения в записях о приеме на работу и увольнении с нее. Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справками с прежних мест работы или архивных учреждений.

Записи о переименовании организации, структурного подразделения, представленная на рисунке 6, без указания порядкового номера и даты вносится в раздел "Сведения о работе". При этом в графе 4 приводится обоснование - приказ о переименовании без расшифровки причин изменения наименования и данных о государственной регистрации нового наименования организации.

Рисунок 6 – Пример записи о переименовании организации

В графе 3 указываются "Сведения о работе" в данной организации, они нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу. Номера и даты приказов вносятся в 4-ю графу трудовой книжки. Запись о приеме на работу, представленная на рисунке 7, должна содержать следующее: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда". Наименования профессий и должностей должны соответствовать штатному расписанию, иным локальным нормативным актам организации, трудовому договору.

При внесении сведений о приеме на работу неверным является буквальное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Например, не следует дословно воспроизводить текст приказа, а также условие о сроке договора, об испытательном сроке, факт работы на условиях неполного рабочего времени – все это обязательно должно быть указано в трудовом договоре и приказе о приеме на работу, но не в трудовой книжке. [22]

Рисунок 7 – Пример записи о приеме на работу

Согласно пункту 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы с указанием соответствующих документов вносится запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений такая запись исправляется тем работодателем, которым она была внесена, либо работодателем по новому месту работы.