Бухгалтер материального отдела принимает от материально-ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов, документов в карточках складского учета (номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка принимает силу бухгалтерского регистра.
Работник бухгалтерии должен также проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатка материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально- ответственное лицо и по результатам выборочной проверки замечания выносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру организации.
По состоянию на первое число каждого месяца материально-ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомости учета остатков материалов (ф. №М-14). Эта ведомость открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а первого и второго числа следующего за отчетным месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально-ответственного лица входят контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу маркетинга.
Рассмотрим подробнее сальдовый метод учета материалов.
На складе на основании оформленных в установленном порядке первичных документов (требований, накладных, товарно-транспортных накладных поставщика) заведующий ежедневно формирует ведомость движения и остатков сырья посредством записей по операциям прихода и отпуска в натуральном выражении (в 2-х экземплярах: один экземпляр остается на складе, другой после сверки с первичными документами бухгалтер передает начальнику производственного подразделения).
Следует отметить, что при использовании подобных отчетов отпадает необходимость в составлении прочих документов. Таким образом, сформированные ведомости становятся регистрами аналитического учета, в соответствии с которыми осуществляется оперативное руководство и контроль за состоянием и движением сырья на складе.
На материальном складе хлебокомбината учет движения осуществляется сальдовым методом. Его основными принципами являются оперативность и бухгалтерская достоверность учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально-ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии за правильным и своевременным документированием операции по движению материалов; проверка соответствия фактических остатков материалов натуре данным текущего складского учета; осуществления бухгалтерией учета движения материалов в стоимостном выражении и взаимопроверка данных складского и бухгалтерского учета.
Образом, на складе АООТ Филиал«Конаковский хлобокомбинат» сортовой учет осуществляется на карточках складского учета материалов по типовой форме № М-17 (см. приложение). Сортовой количественный учет ведется непосредственно материально-ответственным лицом по мере поступления первичных документов и в соответствии с номенклатурой материалов. На каждый номенклатурный номер бухгалтерия открывает отдельную карточку. Представитель кондитерского цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточке складского учета. При этой системе карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции оправдательного документа.
Учет на складе предприятия частично автоматизирован. Все операции по движению материалов (помимо карточек складского учета) ежедневно отражаются в специальных отчетах по приходу и расходу в отдельности в натуральном выражении с последующим выведением остатков. Также следует отметить, что в ближайшем будущем в условиях все большей компьютеризации складского учета на «Конаковском хлебокомбинате» процесс ведения карточек складского учета постепенно автоматизируется полностью. Это в значительной мере облегчит работу кладовщика.
Таким образом утром следующего дня материально-ответственное лицо каждого склада представляет в бухгалтерию ведомости отдельно по приходу и расходу материалов за день по складу и ведомость о движении сырья и его остатках по данным сырьевого склада.
Из отчетов составляется в 2-х экземплярах с приложением первичных документов. В обязательном порядке указываются количество и номера сдаваемых первичных документов. Бухгалтер сверяет данные учетных регистров с данными первичных документов. Один экземпляр отчетов возвращается материально-ответственному лицу. На основании второго экземпляра бухгалтер заносит итоговые записи о движении материалов к себе в компьютер и передает отчеты начальникам производственных участков для составления дальнейших расчетов.
На основании проверенных отчетов кладовщикам составляют сводные отчеты по приходу и расходу на материальном складе и сводная ведомость о движении сырья и его остатках по данным сырьевого склада за месяц.
Независимо от получения первичных документов и текущего их контроля работник бухгалтерии в целях проверки организации складского учета посещает материальный склад во время, назначаемое в согласовании с главным бухгалтером. При проверках определяются правильность и своевременность записей в карточках складского учета, произведенных материально-ответственными лицами. Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки, происходит обязательная взаимосверка данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатка материалов по данным складского (количественного) учета с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.
По состоянию на первое число каждого месяца заведующий материального склада формирует ведомость остатков материалов на основании карточек складского учета. Ведомость составляется в количественном выражении только по тем материалам, которые имели движение в отчетном месяце.
Если в течение месяца происходил отпуск материалов на сторону, то работником склада составляется подробный отчет, к которому прикладывается приказ на отпуск продукции на сторону и накладная. данный отчет также предоставляется работнику в бухгалтерии.
Также ежедневно начальники цехов в которые отпускались сырье и материалы, представляют в бухгалтерию отчеты о списании сырья или материалов, здесь подробно указываются все материалы, которые были получены на складе и израсходованы на нужды производства. При необходимости прилагается расчет на основании которого списывались затребованные сырье и материалы.
Ежедневно к работнику бухгалтерии стекаются все данные со склада и цехов в виде отчетов и приложенных к ним первичных документов. Первичные документы подвергаются проверке учетных шифров, а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления и направления отпуска сырья и материалов. После проверки данные о движении материалов и сырья по предприятию заносятся бухгалтером материального стола в компьютер, где осуществляется формирование ведомости о движении материалов и сырья за месяц в натурально-стоимостном измерении.
Компьютер во многом позволяет упростить материальный учет и снизить его трудоемкость.
Для взаимосверки данных складского и бухгалтерского учета материалов сопоставляются сальдо по счетам материалов на начало и конец месяца, показанные в ведомости движения сырья и материалов в натурально-стоимостном выражении с аналогичными остатками из ведомости учета остатков материалов на складе. Их совпадение свидетельствует об отсутствии ошибок в таксировке первичных документов по учету движения материалов, о правильности и полноте разноски данных, об операциях в карточки складского учета.
Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операции и правильности их оформления. Далее все первичные документы подвергаются обработке: вторые экземпляры первичных документов раскладываются в разрезе складов, а первые экземпляры группируются по видам операции, источникам поступления отпуска материалов в соответствии с цифрами затрат. Картотека этих документов используется для справок.
Операции по каждому первичному документу, поступившему в бухгалтерию, заносятся бухгалтером материального стола в компьютер с указанием необходимых реквизитов и корреспондирующих счетов.
Синтетический учет движения материалов в условиях автоматизированной обработки информации осуществляется бухгалтерией в натурально-суммовом выражении на соответствующих синтетических счетах и субсчетах.
Суммы оборотов формируются автоматически в специальной накопительной ведомости синтетического учета в разрезе синтетических счетов и субсчетов. В конце отчетного месяца итоги этой ведомости переносят в соответствующий раздел журнала-ордера №10 по учету затрат на производство.
Для учета материалов и сырья и их движения используют счет №10.Предприятие само определяет, какие счета ему использовать, а от каких отказаться и фиксирует это в своей учетной политике.