2.2 Правова база кадрового діловодства
Правова основа кадрового діловодства формується низкою законодавчих і нормативних актів соціального спрямування, а здебільшого — Кодексом законів про працю. Наприклад, тільки питання навчання працівника без відриву від виробництва регламентують 20 статей Кодексу (ст. 201—220). Безпосередні стосунки до кадрового діловодства мають закони про оплату праці, про відпустки, про соціальний захист тощо. Але є багато законодавчих актів, які лише окремими аспектами дотичні до кадрового діловодства. У Законі України "Про інформацію" ст. 21—23 визначають правові норми інформації державних органів та органів місцевого самоврядування, норми правової інформації та інформації про особу. Ст. 200 Кодексу про адміністративну відповідальність встановлює санкції за прийняття на роботу без паспорта або з фальшивим паспортом. Колективним договором можуть бути встановлені додаткові умови оплати праці та соціальних пільг працівників. Правилами внутрішнього трудового розпорядку можуть бути передбачені також особливі вимоги щодо зарахування на роботу та внутрішнього режиму в організації.
Основним документом щоденного та щогодинного використання вважається положення про підрозділ — про кадрову службу чи про службу управління персоналом.
Основу цього документа становить Типове положення про кадрову службу, затверджене Постановою Кабінету Міністрів України. Типове положення про кадрову службу складається з п'яти розділів. Перший розділ визначає статус служби та її підпорядкування, встановлює, якими документами вона керується і який існує порядок прийняття на роботу та звільнення з роботи працівників кадрової служби, а також обумовлює наявність у службі круглої печатки і штампів. Другий розділ формулює основні завдання служби, третій — основні функції, четвертий — права, п'ятий — відповідальність.
Усі приписи та вимоги директивних документів реалізуються у посадових інструкціях працівників кадрової служби. Кожна така інструкція затверджується керівником організації і видається працівникам для ознайомлення. Тільки після того, як працівники прочитали посадові інструкції та поставили на них свої підписи і числа, можна вважати, що процедура формування правової бази для діяльності кадрової служби завершилась.
Провадження кадрової документації реалізується в багатоплановому і багаторівневому правовому полі. Правова база кадрової служби не обмежується законодавством про працю. Та й саме це законодавство зазнає динамічних змін у зв'язку із змінами у суспільстві. Це історичний процес, відомий із досвіду багатьох держав. Загальна характеристика така: чим більше впорядковується суспільне життя, чим чіткіше визначаються економічні особливості — тим необхіднішим стає правове регулювання трудових відносин між працедавцем і працівником. Яскравим прикладом цього є відповідні процеси в Україні останнього десятиліття. Часті зміни в законодавстві, що регулює перебіг різних соціальних перетворень, відображаються в кадровому діловодстві і формують різнорівневість правового поля кадрової служби: від Кодексу законів про працю до правил внутрішнього трудового розпорядку в кожній організації.
З огляду на це виникає потреба акцентувати увагу на ролі і значенні кадрового діловодства (діяльності служб управління персоналом) у правовому і соціологічному аспектах. Успішна взаємодія двох економічних та соціологічних об'єктів — працедавця і працівника — можлива лише за умови досконалого юридичного регулювання їх стосунків. Обидві ці сторони правового процесу однаково зацікавлені в чіткому і грамотному формулюванні їх взаємних вимог і сподівань, а також у їх закріпленні на основі чинного законодавства. Реалізується це шляхом провадження кадрової документації.
У зв'язку із специфікою кадрової служби і кадрового діловодства необхідно звернути увагу на такі терміни, як регламентація, конфіденційність, державна таємниця, правовий режим. На основі Закону України "Про інформацію" встановлено: майже вся кадрова документація є конфіденційною, тобто не підлягає розголошенню, і порядок доступу до неї визначається окремим дозволом. Нерідкісні випадки, коли в кадровій службі працюють з документами, які мають гриф різного рівня таємності, і регулюється така діяльність Законом України "Про державну таємницю". Отже, для успішного провадження документації та надійного її зберігання в кадровій службі регламентовано практично все. Особову справу, наприклад, не можна виносити з приміщення кадрової служби, а для ознайомлення з нею сторонньої особи необхідний персональний дозвіл керівника організації. Відповідні органи контролюють у кадровій службі всі аспекти збереження таємниці — від системи захищеності приміщення до правил провадження діловодства і дотримання вимог номенклатури справ. Перевіряється також наявність відображення відповідних прав і обов'язків у посадових інструкціях працівників кадрової служби. А для працівників, допущених до роботи з таємними документами, існують ще й окремі вимоги щодо оформлення трудових відносин. Постановою Кабінету Міністрів України
№ 414 від 15.06.1994 р. за роботу в умовах режимних обмежень встановлено надбавку в розмірі 15% від основного окладу.
У кадровому діловодстві відображається як рівень правового регулювання у сфері трудових відносин, так і рівень правової культури в суспільстві. У зв'язку з цим доцільно звернути увагу на проблему нормативної та реально функціонуючої правової та загальної культури працівника кадрової служби. Такий показник є одним з визначальних у справі побудови та функціонування правової держави.
3. Звітність по кадрам за формою №6-ПВ
Підготовка державної статистичної звітності здійснюється відповідно до наказу Мінстату України №124 від 28.06.1993 р. Усі установи, підприємства й організації, незалежно від форми власності, подають органам державної статистики за місцем знаходження, а також своєму вищому управлінському органу звіти про чисельність окремих категорій працівників та про підготовку кадрів за формою №6-ПВ "Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання" (далі — форма №6-ПВ). Звіт готується кадровою службою організації і подається щороку 5 січня.
При складанні статистичного звіту важливо правильно врахувати пенсіонерів-пільговиків.
Міністерства і відомства мають право збирати відомчу інформацію, за погодженням із органами держстатистики.
Заповнення показників у формі №6-ПВ (річна) здійснюється відповідно до положень:
· Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату України від 28.09.2005 №286, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 30.11.2005 за №1442/11722;
· Інструкція щодо заповнення форми державного статистичного спостереження №6-ПВ (річна) "Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання" затверджена наказом №508 Держкомстату України від 06.11.2006 р.
Підставою для складання звіту є форми первинної облікової документації: накази (розпорядження) про приймання на роботу та звільнення; направлення на навчання; особові картки, записи в трудовій книжці працівника, копії документів, що підтверджують рівень освіти, наукове звання, тощо.
Періоди спостереження при заповненні показників форми такі:
· у I розділі — 31 грудня або останній робочий день звітного року,
· у розділах II та III — за січень-грудень звітного року.
У формі №6-ПВ відображаються наступні дані:
Розділ І (форма №6-ПВ).
· облікова кількість штатних працівників;
· кількість працівників, які згідно з трудовим договором прийняті на роботу на умовах неповного робочого дня (тижня) або яким надалі було встановлено неповний робочий день (тиждень) за згодою працівника;
· здійснюється розподіл працівників за віковими групами залежно від числа повних років, що виповнилося їм за станом на кінець року;
· кількість працівників з неповною, базовою та повною вищою освітою;
· кількість працівників, які отримують пенсії за вислугу років. До них, зокрема, відносяться окремі категорії працівників авіації та льотно-випробного складу, робітники локомотивних бригад, водії вантажних автомобілів на шахтах, у рудниках, розрізах і рудних кар’єрах, плавсклад морського, річкового флоту, робітники і майстри, безпосередньо зайняті на лісозаготівлях і лісосплаві, деякі категорії артистів театрів, працівники освіти, охорони здоров’я та соціального забезпечення та ін.;
· кількість працівників, які при досягненні пенсійного віку отримують пенсію за віком згідно зі статтями 26–29 Закону України "Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування" ". Крім того, до зазначеної кількості враховуються: працівники, які отримують пенсії за віком на пільгових умовах, зокрема, які працювали або працюють на підземних роботах, на роботах з особливо шкідливими і особливо важкими умовами праці за списком №1 та на інших роботах із шкідливими і важкими умовами праці за списком №2 виробництв, робіт, професій, посад і показників, затверджених Кабінетом Міністрів України, пенсії громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, та інші.;
· кількість працівників, які відповідно до статті 30 Закону України "Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування" отримують пенсії в разі настання інвалідності, що спричинила повну або часткову втрату працездатності внаслідок загального захворювання (у тому числі каліцтва, не пов’язаного з роботою, інвалідності з дитинства), або пенсії по інвалідності від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання;
· кількість жінок, які відповідно до статті 17 Закону України "Про відпустки" на кінець звітного періоду перебувають в оплачуваних відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами;